Вимоги до укладання та оформлення документів.

ЛЕКЦІЯ № 4

ПИСЕМНЕ МОВЛЕННЯ.

ДОКУМЕНТ – ОСНОВНИЙ ВИД ОФІЦІЙНО-ДІЛОВОГО СТИЛЮ”

План

1. Особливості писемного мовлення.

2. Документ та його функції.

3. Вимоги до укладання та оформлення документів.

4. Критерії класифікації документів.

5. Реквізит – елемент документа. Основні правила оформлення реквізитів.

6. Вимоги до тексту документа.Стандартизація тексту документів.

7. Оформлення сторінки. Титульна сторінка.

8. Членування тексту: рубрикація, абзац.

9. Написання цифр та символів. Таблиці.

10. Скорочення в текстах документів.

11. Правила набору текстів. Оформлення заголовків, підзаголовків. Прийоми виділення окремих частин тексту.

12. Оформлення приміток, додатків, підстав до тексту.

13. Покликання до тексту та правила їх оформлення.

14. Розпізнавання істинних та підроблених документів.

15. Мовний етикет у писемному професійному спілкуванні.

Особливості писемного мовлення.

· Писемне мовлення є вторинним стосовно усного мовлення (писемна мова – написаний текст – є посередником між людьми, коли між ними неможливе живе спілкування).

· Писемне мовлення фіксується графічними, матеріальними знаками й сприймається зором.

· Писемне мовлення дає можливість фіксувати кимось висловлене, а це забезпечує збереження й відтворення чийогось мовлення у просторі і часі.

· Писемна мова, як правило, монологічна.

· Відсутність співрозмовника у момент висловлювання.

· Писемне мовлення, як правило, обслуговує невизначену кількісно аудиторію.

· Одиницею писемного мовлення є текст. Текст виразно членується на абзаци – чітко об’єднані змістом і будовою відрізки тексту. Речення всередині абзацу перебувають у тісних смислових і граматичних зв’язках між собою.

· Писемне мовлення відзначається більшою регламентацією мовних засобів (людина має можливість перечитати написане, виправити текст).

· У ділових паперах особливо чітко і послідовно проявляється традиційність і певний писемний “консерватизм”. Загальнообов’язкові норми графіки, орфографії, пунктуації підсилюються суворими правилами побудови документів, вимогами до способу викладу, правилами вживання стійких словосполучень, вибору лексичних одиниць. У ділових паперах більше зусиль витрачається на спеціальну обробку тексту.

· У писемному мовленні відсутні такі супровідні елементи усного мовлення, як інтонація, жести, міміка, безпосередня ситуація мовлення. Односторонній, опосередкований контакт із невизначеною аудиторією.

· Диференціація текстів за сферами спілкування. Деякі тексти існують лише в писемній формі (накладні, квитанції, розписки).

· Потенційно необмежена кількість відтворення й дублювання.

· Здатність бути відтвореними у живій звуковій мові.

Документ та його функції.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ (лат. Documentum в перекладі означає взірець, посвідчення, доказ). Документи постають об’єктом вивчення різних наукових дисциплін, що й зумовлює багатозначність поняття “документ”, оскільки його тлумачення і сувора дефініція значною мірою залежать від того, у якій галузі й для чого він використовується.

На міжнародному рівні загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене та затверджене Міжнародною організацією зі стандартизації (ТЯО) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності.

Згідно із стандартом ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука і т. п. Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94: "Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності",

ДСТУ 3017-95: "Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі".

ДСТУ 2732:2004: "Документ - матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі".

У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «Документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві».

В енциклопедичному словнику документ трактується як:

1) письмовий акт, що засвідчує певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи права конкретної особи (заповіт, доручення, протокол та ін.);

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело (грамоти, укази тощо);

4) матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація (дискета, перфораційна картка, магнітна стрічка, кінопліва тощо).

Таким чином, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному носієві за визначеним стандартом чи відповідною формою і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу (Державний стандарт України ДСТУ 2732-94).

Носій – це матеріальний об’єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числі в перетвореному вигляді.

Поряд із папером нині широко використовуються й нові носії – магнітні стрічки, дискети, диски, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматизовані засоби.

Документування – регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.

Юридична сила – здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів – обов’язкових елементів укладання документа. Держстандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але й зони, і послідовність їх розташування на документі.

Наукова дисципліна, що вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку і використання їх, називається документознавством.

Під діловодством (справочинством) мають на увазі діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Н.М. Кушнаренко визначила такі основні ознаки документа:

1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;

2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;

3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей:

4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.

У соціальному плані будь-який документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління. Ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві. Ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

Система документації – це сукупність певних документів, взаєпов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх засто­сування та функціонуванняподіляються на управлінські, нау­кові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.

Основними комплексами всієї документації є:

— організаційно-правова документація;

— планова документація;

— інформаційно-довідкова й довідково-аналітична докумен­тація;

— звітна документація;

— документація щодо особового складу (кадрова);

— фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);

— документація з матеріально-технічного забезпечення;

— договірна документація;

— документація з документаційного та інформаційного за­безпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) докумен­тація, яка відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.).

Вимоги до укладання та оформлення документів.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки. Кожен із документів несе велике правове (юридичне) навантаження.

Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони повинні відповідати таким вимогам:

· не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

· видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

· відповідати своєму призначенню, назві і укладатися за встановленою формою;

· бути достовірними, переконливими і відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

· бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.