Критерії класифікації документів.

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої у ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього вирізняють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

№ п/п	Ознаки класифікації	Групи документів
1.	За найменуванням (Деякі документи мають однакову назву (акт, протокол та ін.), але різне призначення і зміст не дозволяють віднести їх до однієї групи.)	Заява, лист, довідка, інструкція, протокол, доручення, службова записка та ін.
2.	За змістом і спеціалізацією	Загальні: з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, з питань підготовки та розподілу кадрів, Спеціалізовані: з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально-збутові, зовнішньоторгівельної та кредитної діяльності та ін.
3.	За призначенням	Організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, з кадрово-контрактних питань, обліково-фінансові, зовнішньоекономічні, господарсько-договірні.
4.	За походженням	Службові (укладаються організаціями, підприємствами або службовими особами, які їх представляють) та особисті (створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності або виконання суспільних, громадських обов’язків, тобто для вирішення індивідуальних питань).
5.	За місцем виникнення	Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено, та зовнішні, що є результатом спілкування установи з іншими підприємствами, організаціями, особами.
6.	За напрямом	Вхідні – це документи, що надійшли ззовні для розгляду та виконання; вихідні – ті, що адресовані за межі установи.
7.	За формою	Стандартні (типові) – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, інструкції, положення). На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми, тексту зразка. Трафаретні – частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні. Індивідуальні документи створюються в кожному окремому випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
8.	За ступенем стандартизації та регламентації	З високим ступенем – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо). З середнім – лише частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, типовий лист, положення, інструкція). З низьким – укладаються за загальними принципами й формою, але автор-укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення).
9.	За складністю (кількістю відображених питань)	Прості – відображають одне питання, факт. Складні – відображають два і більше питань, фактів.
10.	За стадіями створення	Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він містить підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. У юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
11.	За терміном виконання	Звичайні безстрокові – ті, що виконуються у порядку загальної черги. Термінові – укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми. Дуже термінові – зі спеціальною позначкою.
12.	За ступенем гласності	Для загального користування, для службового користування (ДСК), таємні (Т). Документи двох останніх різновидів у правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега містять гриф “для службового користування” або “таємно” і користування ними попередньо обумовлюється угодою, розпискою тощо про міру відповідальності в разі розголошення їхнього змісту. За втрату або розголошення таких документів відповідальні особи несуть карну відповідальність. Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є властивістю держави, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893. на основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів.
13.	За юридичною силою	Справжні – чинні, які на даний момент маю юридичну силу, та нечинні, що з якихось причин втратили юридичну силу; підробні – фальсифікати. Виникають унаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка – коли до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка – складання і видача документів свідомо неправдивого змісту, хоча і правильного з формального боку.
14.	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом.
15.	За терміном зберігання	Тимчасового (до 10 р.), тривалого (понад 10 р.) та постійного зберігання.
16.	За способом фіксації інформації	Письмові (рукописні і машинописні), графічні (креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани), фонодокументи (дають можливість зробити звукозапис інформації), фото- і кінодокументи
17.	За носієм інформації	Паперові, перфоровані ( наперфокартах, перфострічках, апертурних картах ), магнітні ( на магнітних стрічках, магнітних картах, магнітних дисках гнучких і твердих, на відеодисках ), оптичні ( мікрофільми, мікродиски, мікрокарти і оптичні диски ), голографічні ( голограми )

Сьогодні дедалі активніше в обіг входять електронні документи. Вони теж мають певну класифікацію

№ п/п	Ознаки класифікації	Групи документів
1.	За характером взаємодії з користувачем	Детерміновані – параметри, зміст і спосіб взаємодії з ними визначені творцем і не можуть змінюватися користувачем. Недетерміновані (інтерактивні) – параметри, зміст і спосіб взаємодії з ними прямо або опосередковано встановлює користувач відповідно до його мети, інтересів, рівня підготовки тощо
2.	За правовим статусом	Електронні оригінали, електронні копії друкованих документів, електронні версії ( аналог друкованого, який має рівний з оригіналом правовий статус і який створювався практично одночасно з самостійним друкованим документом у відповідному форматі з метою надання в мережевому доступі або на окремому носієві. )
3.	За наявністю друкованого еквіваленту	Самостійне електронне видання, тобто таке, що не має друкованого аналогу. Електронний аналог друкованого документа, який в основному відтворює відповідний друкований документ (зберігаючи розташування тексту на сторінці, ілюстрації, посилання, примітки).

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.