В органах прокуратури система первинного обліку є джерелом одержання даних для складання звітності “Про роботу прокурора” форми П.
Первинний облік покликаний забезпечувати повноту та достовірність звіту і враховувати фактично виконану роботу за звітний період.
Дані, що містяться в документах первинного обліку, можуть використовуватися для аналізу результатів роботи, а також для здійснення контролю за прокурорською діяльністю. Ведення передбачених наказом Генерального прокурора України форм первинного обліку роботи у відповідних органах прокуратури є обов'язковим.
Інструкція регламентує порядок ведення первинного обліку роботи прокурора і збирання даних для складання звіту форми П.
Документами первинного обліку роботи прокурорів є книги, довідки, картки. Джерелом відомостей про роботу прокурора можуть бути також наглядові провадження, наряди, справи, матеріали перевірок, процесуальні та інші документи.
У книгах, довідках, картках первинний облік ведеться шляхом заповнення відповідних реквізитів за кінцевими результатами виконаних дій, передбачених звітністю. Записи в книгах, довідках і картках дають змогу зробити в кінці звітного періоду підрахунок по кожній позиції окремо, а в разі необхідності – розшукати і самі матеріали.
Система первинного обліку роботи прокурора побудована таким чином, що може бути переведена на комп’ютерну обробку передбачених даних. Як правило, у прокуратурі ведеться одна книга кожної форми первинного обліку роботи. У разі необхідності форми первинного обліку роботи прокурора з одного напрямку діяльності, наприклад, нагляду за додержанням законів органами, що ведуть боротьбу із злочинністю, можуть бути розміщені в одній книзі. Книги заповнюють працівники прокуратури, які виконали обліковану роботу. Якщо працівник виконує функції за різними напрямками прокурорської діяльності, то він повинен відображати дані про результати виконаної роботи у відповідних облікових документах.
Відповідальність за своєчасне і повне відображення в книзі обліку всіх даних покладається на одного з працівників прокуратури згідно з розподілом обов'язків. Цей працівник підбиває підсумок даних про виконану роботу за звітний період, підписує форму первинного обліку і подає прокурору або начальнику структурного підрозділу для внесення показників до звіту.
Міські, районні, міжрайонні та прирівняні до них прокурори перед включенням даних до звіту зобов'язані перевірити достовірність їх відображення у формах первинного обліку. Відповідальність за організацію ведення первинного обліку покладається на керівників, які підписують звіт.
Керівники структурних підрозділів вищого рівня контролюють за напрямками діяльності ведення форм первинного обліку роботи у підпорядкованих прокуратурах.
Показники, пов'язані з роботою про охорону прав неповнолітніх у формах первинного обліку відмічаються шляхом додатку до основних записів у рядках індексу "Н".
Показники первинного обліку роботи повинні формуватися в точній відповідності з вимогами Інструкції.
Форми первинного обліку.
Книга обліку роботи прокурора з нагляду за додержанням законів при здійсненні оперативно-розшукової діяльності (додаток 12).
У Книзі відображається робота прокурорів щодо перевірки оперативно-розшукових матеріалів та справ у порядку нагляду за законністю оперативно-розшукової діяльності органів, які здійснюють її в ході вирішення завдань щодо виявлення, попередження, запобігання та розкриття злочинів, викриття винних, розшуку осіб, які ухиляються від слідства та суду, а також безвісно зниклих громадян та невпізнаних трупів.
У графі 2 вказується загальна кількість перевірених оперативно-розшукових справ та матеріалів.
У графі 4 відображається кількість працівників органів, які за постановами та поданнями притягнуті до дисциплінарної відповідальності за порушення Закону. До звіту включаються особи, щодо яких видано накази про притягнення їх до дисциплінарної відповідальності.
У графі 5 позначається кількість працівників органів, які за направленими до суду справами притягнуті до кримінальної відповідальності за злочини по службі.
У графі 6 відображається кількість скасованих прокурором незаконних постанов в оперативно-розшукових справах відповідно до ч. 8 ст. 14 Закону України “Про оперативно-розшукову діяльність”. У графі 7 відображають відповідно кількість скасованих постанов про заведення ОРС, у графі 8 – про закриття ОРС, у графі 9 – про зупинення провадження в ОРС, у графі 10 – про поновлення провадження в ОРС.
У графі 11 відображається кількість наданих письмових вказівок про проведення оперативно-розшукових заходів відповідно до п. 4 ст. 14 Закону України “Про оперативно-розшукову діяльність”.
У графі 12 вказується кількість опротестованих незаконних постанов суду про дозвіл або відмову на проведення оперативно-розшукових заходів відповідно до п. 10 ст. 14 Закону України “Про оперативно-розшукову діяльність”. У графі 13 відображається кількість задоволених судом протестів.
Для позначення в книзі обліку органу, в діяльності якого виявлено порушення законів, необхідно вказати індекс цього органу.
Книга обліку роботи прокурора з нагляду за додержанням законів при виконанні судових рішень у кримінальних справах, а також при застосуванні інших заходів примусового характеру, пов’язаних з обмеженням особистої свободи громадян (додаток 20) ведеться у міжрайонних, міських, районних та військових прокуратурах, де є перелічені в розділі 5 звіту форми П установи, і вони здійснюють нагляд за їх діяльністю.
Книга первинного обліку роботи прокурора заповнюється також начальниками відділів, старшими помічниками прокурорів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя, військовими прокурорами регіонів з нагляду за додержанням законів при виконанні судових рішень у кримінальних справах, а також при застосуванні інших заходів примусового характеру, пов’язаних з обмеженням особистої свободи громадян; відповідними структурними підрозділами управлінь захисту прав і свобод громадян та інтересів держави, а також нагляду за додержанням законів органами, які проводять оперативно-розшукову діяльність, дізнання та досудове слідство, прокуратур обласного рівня і відповідними відділами та управліннями Генеральної прокуратури України.
Форма обліку "Статистична картка на звернення" забезпечує формування таблиць 23, 24 розділу 6 звіту про роботу прокурора (додаток 21).
Картка є первинним обліковим документом роботи прокурора з розгляду і вирішення звернень. У картках, які застосовуються в міських, районних, міжрайонних, а також інших прирівняних до них прокуратурах, у розділі “Характер звернень” повинен міститись, як мінімум, перелік показників, передбачених у таблиці 24 розділу 6 звіту про роботу прокурора.
В апаратах прокуратур Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя та прирівняних до них прокуратурах перелік характеру звернень визначено Генеральною прокуратурою України відповідно до додатку 21.1.
У розділі статистичної картки "Місце оскаржених дій" вказуються адміністративно-територіальні одиниці, на територію яких поширюється компетенція прокуратури.
При вирішенні звернення з порушенням строку повинні бути відображені відповідні пункти розділу Х статистичної картки.
Строк розгляду і вирішення звернення позначається у картці відповідно до вимог розділу 6 Інструкції зі складання звітності про роботу прокурора, картки заповнюються шляхом округлення відповідних цифр – номерів рядків.
До кожного зареєстрованого звернення додається бланк статистичної картки. У картці позначається дата надходження звернення до прокурора, дата передачі його до структурного підрозділу, індекс відділу, номер наглядового провадження, індекс регіону, звідки надійшло звернення. У міських, районних, міжрайонних та в інших прирівняних до них прокуратурах ці показники (крім індексів відділів і прокурора) наводить канцелярія, а решту відмічає прокурор.
До звернень, отриманих на особистому прийомі, бланки карток додаються прокурором, який заповнює всі необхідні реквізити.
Працівнику секретаріату забороняється приймати від прокурора розглянуті і вирішені звернення без статистичних карток до них. Заповнені статистичні картки зберігаються в канцелярії окремо за кожний місяць і знищуються після відображення відомостей, які в них містяться, у звіті за підсумками року.
При заповненні карток на звернення необхідно дотримуватись вимог Інструкції зі складання статистичного звіту про роботу прокурора.
Якщо при розгляді звернення буде з’ясовано, що воно по суті є заявою про злочин, то прокурор вживає заходів до реєстрації його в установленому порядку.
Робота з розгляду заяв і повідомлень про злочин враховується в книзі № 1, порядок ведення якої визначається відповідною Інструкцією.
Для обліку кількості громадян, прийнятих на особистому прийомі, ведеться Книга обліку скарг, заяв і звернень, прийнятих на особистому прийомі (додаток 22).
У Книзі обліку роботи прокурора з висвітлення діяльності органів прокуратури (додаток 23) вказуються всі виступи прокурорів, їх заступників і помічників, слідчих прокуратури в пресі, на радіо і телебаченні.
Інформація про стан законності відображається в книгах обліку роботи за галузями діяльності прокурора.
Інструкція зі складання звітності про роботу прокурора затверджена наказом Генерального прокурора України від 14 березня 2005 р. № 17 із змінами і доповненнями затвердженими наказами Генерального прокурора України від 3 березня 2006 року, № 9, від 26 грудня 2006 року № 67, від 26 лютого 2008 року № 13, від 2 березня 2009 року № 17
Звітність за формою П передбачає відображення статистичних даних про результати роботи органів прокуратури.
Звіт побудовано відповідно до Закону України “Про прокуратуру” та наказів Генерального прокурора України за напрямами діяльності прокуратури і орієнтована на відображення кінцевих результатів роботи прокурора.
Структура звітів про роботу прокурора сформована за галузями прокурорського нагляду.
Звіт за формою П складається із семи розділів, в яких містяться показники роботи прокурора про здійснення:
1) прокурорського нагляду за додержанням законів щодо захисту прав і свобод громадян та інтересів держави;
2) представництва інтересів громадян та держави в судах;
3) нагляду за додержанням законів органами, які ведуть боротьбу із злочинністю;
4) підтримання державного обвинувачення в судах та участь прокурорів у розгляді судами кримінальних справ;
5) нагляду за додержанням законів при виконанні судових рішень у кримінальних справах, а також при застосуванні інших заходів примусового характеру, пов’язаних з обмеженням особистої свободи громадян;
6) розгляду звернень громадян;
7) висвітлення діяльності органів прокуратури.
Органам прокуратури на місцях забороняється вводити додаткову звітність про роботу прокурора і змінювати передбачений цією Інструкцією порядок обліку даних та представлення звітів.
