Психология делового совещания

Одной из основных форм профессионального общения является деловое совещание. Именно на совещаниях обсуждаются виды и способы выполнения предстоящих работ, согласуются действия исполнителей.

Во времена СССР на предприятиях и в организациях активно использовались совещания под названием «пятиминутки». Они могли вместо пяти минут длиться более часа, что показывало низкую деловую квалификацию.

В ходе изучения психологии делового совещания будут рассмотрены следующие четыре вопроса:

1. Психологическая сущность делового совещания;

2. Виды деловых совещаний и их психологические особенности;

3. Подготовка делового совещания;

4. Методико-психологические аспекты делового совещания.

Деловое совещание – это личная встреча группы сотрудников с целью обмена профессиональной информацией.

Психология делового совещания заключается в согласовании работы, оценке сделанного, постановке задач и создании психологического климата.

Исходя из сущности делового совещания, можно сформировать его психологические задачи:

1. Оценка итогов выполненного за некоторый промежуток времени;

2. Выдача заданий на новый промежуток времени, уточнение путей их выполнения;

3. Согласование профессиональных действий, информирование друг друга о своей работе;

4. Стимулирование и мотивация исполнителей;

5. Поддержание положительного психологического климата в коллективе, создание деловой производственной атмосферы.

Деловые совещания позволяют не только синхронизировать работу отдельных участков, но и организовать общую динамику профессиональной деятельности. На совещаниях показывается общее состояние работы коллектива, успехи и отставания его отдельных подразделений.

Виды деловых совещаний зависят от их цели и личности (квалификации и психологии) руководителя. Различают четыре основных вида совещаний: сегрегативные, свободные, авторитарные, дискуссионные.

Сегрегативные совещания проводятся по заранее намеченному плану. Обычно руководитель (председательствующий) делает сообщение (доклад), после этого выступают заранее назначенные участники. Какие-либо отклонения от плана, инициативы сотрудников воспринимаются руководителем, как правило, отрицательно. Решение такого совещания готовится заранее, хотя и называется оно «проектом».

Психологической особенностью сегрегативных совещаний является желание руководства дать подчиненным соответствующие профессиональные ориентиры. Обратная связь здесь является второ-степенной. Проект решения хотя и обсуждается, но существенных изменений не претерпевает.

Примером сегрегативных совещаний во времена СССР являлись так называемые «партхозактивы». Они проходили по следующему ритуалу: доклад руководителя (успехи плюс немного критики и проблем); выступления заранее подготовленных участников (самоотчет плюс самокритика и поднятие заранее согласованных вопросов); принятие решения (заранее подготовленного, допускались лишь мелкие поправки). Это был психологический ритуал, а не действительно деловая работа.

Свободные совещания проводятся без заранее намеченного плана, без предварительного распределения ролей, а только с использованием самой общей схемы.

Так, в качестве схемы совещания часто применяется следующая: информация руководителя об итогах и оценках основных дел прошедшего периода (обычно недели); постановка задач на новый период; выступления участников (по их инициативе) с сообщением о важных делах (предстоящих и прошедших), о которых следует знать всем участникам. Краткий итог совещания проводит руководитель.

Психологической особенностью свободного совещания является его демократическая сущность. Участникам не указывают, что гово-рить и как. Происходит своего рода совместная выработка позиций и согласование действий. Хотя производственные задачи, плановые задания руководством до исполнителей доводятся.

Авторитарные совещания представляют собой фактически монолог руководителя. Он подводит итоги, раздает оценки, поощряет и наказывает («распекает») подчиненных. Участникам может быть предоставлено слово только по решению руководителя. Прием слово, чаще всего, дается для объяснений, это своего рода «вызов двоечника к доске».

Авторитарное совещание фактически даже и совещанием назвать сложно. Ему больше подходит такое название – «инструктаж». А у наиболее жестких руководителей – «разборка».

Психологической особенностью такого совещания является прямой перенос авторитарного стиля руководства на проведение деловой встречи. Все и за всех говорит и решает руководитель, все остальные – молчаливые слушатели.

Все недостатки (и достоинства) авторитарного стиля руководства в полной мере можно отнести и к оценке эффективности авторитарных совещаний. Они уместны в неквалифицированных, проблемных или военизированных коллективах.

Дискуссионные совещания проводятся для выработки совместных (коллективных) решений. Они предполагают свободный обмен мнениями, вплоть до достижения консенсуса. Решение обычно принимается голосованием.

Психологической особенностью дискуссионных совещаний является использование коллективного разума для выработки решений по сложным производственным вопросам. Кроме того, такие совещания являются для руководителя хорошей формой обратной связи с коллективом.

Подготовка делового совещания зависит от его вида. Предлагая методику подготовки, будем ориентироваться, в основном, на свободное совещание, как соответствующее самому распространенному деловому стилю – демократическому.

Рассмотрим алгоритм подготовки делового совещания.

1. Постановка цели совещания. Совещание является эффективной формой делового общения. Однако оно «съедает» значительную часть рабочего времени. Поэтому, собирая совещание, надо быть уверенным в том, что оно действительно необходимо.

В практике хорошо зарекомендовали себя традиционные еженедельные производственные совещания. Они проводятся в начале недели, всегда в одно время, в одном составе, что облегчает участникам планирование своей работы. На совещаниях подводят деловые итоги прошедшей недели, ставят задачи на новую неделю, согласуют действия, информируют друг друга о наиболее важных прошедших и будущих делах.

2. Определение круга вопросов для обсуждения. Демократичная форма совещания вовсе не предполагает разговора «ни о чем». Основные вопросы для обсуждения должны быть определены заранее. А свобода состоит в том, что участники вправе поднять дополнительно любые другие вопросы для совместного обсуждения.

3. Назначение докладчиков по основным вопросам. Доклады или сообщения должны быть заранее подготовленными, продуманными, это повысит общую эффективность совещания. Подготовка сообщений поручается наиболее компетентным специалистам, или руководителям, ответственным за данный участок работы.

4. Определение состава участников, мета и времени проведения совещания. Это неактуально для традиционных плановых совещаний, где круг участников установлен на длительный период. Для внеплановых же совещаний надо определить круг лиц, имеющих отношение к намеченным к рассмотрению вопросам. Время и место совещания выбираются так, чтобы было удобно всем участникам. Предупредить всех надо заранее, чтобы они скорректировали свои планы.

5. Ознакомление с вопросами участников совещания. Это также следует сделать заранее, чтобы у участников было время подумать над проблемами и предложениями. Это повысит эффективность совещания.

6. Предварительная проработка вопросов. По сложным вопросам, выносимым на совещание, мало назначить докладчиков. Обсуждение может быть эффективным, если будет что обсуждать. Поэтому не следует надеяться на экспромт. Возможно, к совещанию следует провести определенную проверку, подготовить предложения. По наиболее сложным вопросам уместно даже создать комиссию (рабочую группу) из нескольких человек.

Методико-психологические аспекты проведения совещания охватывают ряд организационных вопросов и атмосферу встречи: установление и соблюдение регламента, влияниена ход обсуждения, принятие решений, выделение этапов совещания.

Установление регламента. Это надо сделать в начале совещания. Прохождение совещания в установленных временных рамках позволит настроить участников на рабочий лад, по-деловому использовать время, планировать свои последующие дела.

В психологическом плане отсутствие регламента вызывает серьезное внутреннее недовольство участников совещания. Ведь каждый из них спланировал свой рабочий день, с учетом выделения конкретного времени на участие в совещании.

Влияние на ход обсуждения. Содержание разговора не должно пускаться на самотек. Председательствующий должен постоянно удерживать нить разговора, не позволяя отвлекаться на мелочи, уходить в сторону. От выступающих надо добиваться краткости, высказываний по-существу, внесения конкретных конструктивных предложений.

Психологическая атмосфера обсуждения вопросов в определяющей степени зависит от председательствующего. Он может и должен задавать тон разговора. Результат зависит от его компетентности и воли. Неумение направить и удерживать содержание совещания в деловом русле сильно роняет авторитет руководителя в глазах участников.

Соблюдение регламента. В ходе обсуждения должен контролироваться установленный регламент. Это придает совещанию деловую форму, не позволяет «увязать» в пустых дебатах, тратить время. При нарушении регламента руководитель должен вмешиваться, вплоть до лишения слова.

Психологического ощущения нарушения демократии при лишении слова «разговорчивых» участников быть не должно. Напротив, нарушает права участников оратор, который не укладывается в регламент. Тем более, что в случае необходимости дополнительно сооб-щить что-то важное, можно попросить сделать это сверх регламента. А вот попустительство в нарушениях регламента показывает низкую деловую квалификацию руководителя.

Принятие решений. По некоторым из обсуждаемых вопросов может понадобиться принятие решения. Оно должно базироваться на проекте, предложенном докладчиком или проверяющим. Но при этом должны быть обсуждены все предложения выступающих. Принять ли предложение, и в каком виде, решается в ходе самого совещания.

Психология принятия решений на совещаниях весьма специфична. Руководитель должен чувствовать и направлять ход принятия решения. Если у него появились сомнения, либо предлагается спорное решение, его следует отложить. Надо предложить дополнительное изучение, проработку вопроса. Возможно создание комиссии. В любом случае, председательствующий должен не допустить принятия неудачного решения.

Два этапа совещания. Часто на совещание выносятся вопросы, касающиеся разного круга заинтересованных лиц. В таком случае надо сначала обсудить те вопросы, которые необходимо довести до сведения всех участников. Затем, отпустив часть участников совещания, рассмотреть вопросы, предназначенные для узкого круга.

Психологически два этапа совещания обосновываются заботой об экономии рабочего времени сотрудников. Зачем участникам присутствовать на рассмотрении вопросов, которые их не касаются? В реальности же можно на втором этапе рассмотреть и конфиденциальные вопросы. У участников второго этапа совещания такая «секретность» поднимает их значимость в собственных глазах.

Итак, психология делового совещания заключается в согласовании работы, оценке сделанного и постановке новых задач. В зависимости от целей и способов проведения существуют различные виды совещаний.

Подготовка делового совещания имеет свой алгоритм, состоящий из последовательных мер: постановка цели; определение круга вопросов; назначение докладчиков; определение состава участников; ознакомление их с вопросами; предварительная проработка вопросов.

Методико-психологические аспекты проведения совещания заключается в следующих мерах: установление регламента и контроль его соблюдения; влияние на ход обсуждения; принятие решений; проведение совещания в два этапа.

Выводы по главе 1

1. Общение является специальным контактом с целью обмена информацией и взаимного влияния людей. Содержание общения заключается в передаваемой при этом информации: предметной, когнитивной, деятельностной, кондиционной, мотивационной.

2. Социальное общение по структуре состоит из следующих составляющих: коммуникативной, интерактивной и перцептивной. Общение, как процесс, складывается из следующих действий: обмен информацией, коммуникативное влияние, обратная связь, барьеры общения.

3. Социальное общение имеет два уровня коммуникации: вербальный (речевой) и невербальный (выразительные движения). Механизмами эмоционального воздействия при общении являются: аттракция (привлекательность); эмпатия (сопереживание); нейро-лингвистическое программирование.

4. Нейро-лингвистическое программирование заключается в формировании программы поведения человека путем речевого воздействия на его психику. Влияние производится с учетом законов работы мозга и психической деятельности человека.

5. Психология манипулирования состоит в воздействии на психику человека со скрытой целью, используя некорректные приемы: селекцию, искажение и конструирование информации.

Не допустить манипулирования собой позволяют следующие качества: проницательность, осмотрительность, критичность.

Существуют также специальные правила поведения для защиты от манипулирования.

6. В ходе социального общения выделяются два аспекта, один из которых помогает взаимопониманию – этика, а другой мешает – барьеры. Этические нормы общения составляет система ценностей и правил этики, соблюдение которых требуется от участников общения. Барьерами общения являются психологические причины, препятствующие конструктивному взаимодействию партнеров.

7. Деловое общение является профессиональным взаимодействием для обмена информацией и совместной деятельности. Основными формами делового общения являются: беседа; публичное выступление; совещание; переговоры.

8. Психология деловой беседы состоит во внутреннем контакте, понимании собеседника, его устремлений и мотивов. Беседа имеет свою структуру: начало, информирование, обсуждение, завершение. Каждый этап имеет свои психологические особенности.

9. Психология публичного выступления состоит в решении производственных вопросов и демонстрации своей заинтересованности и компетентности. Искусство речи не является врожденным, оно приобретается в практике. Однако к каждому устному выступлению необходимо основательно готовиться.

10. Психология делового совещания заключается в согласовании работы, оценке сделанного, постановке задач и поддержании психо-логического климата. Совещание имеет свой алгоритм подготовки, а также методико-психологические аспекты проведения.

 

Контрольные вопросы

1. В чем заключается социальный смысл общения?

2. В чем состоят функции социального общения?

3. Из каких элементов складывается структура социального общения?

4. Каков механизм эмоционального воздействия при общении?

5. Каковы задачи нейро-лингвистического программирования?

6. Назовите основные приемы манипулирования.

7. На что направлены этические нормы общения?

8. Назовите основные психологические барьеры общения.

9. В чем заключается сущность делового общения?

10. Назовите виды делового общения.

11. Укажите элементы деловой беседы, и их психологическую сущность.

12. Из каких пунктов состоит алгоритм подготовки устного выступления?

13. Назовите приемы образности языка.

14. Укажите виды деловых совещаний, и их психологические особенности.

15. В чем состоят методико-психологические аспекты проведения делового совещания?

 

 

Литература

1. Аверченко, Л.К. Психология управления: курс лекций / Л.К. Аверченко [и др.]. – Новосибирск: М., 1997.

2. Баева, О.А. Ораторское искусство и деловое общение / О.А. Баева. –
3-е изд. – Минск, 2002.

3. Ванштейн, Л.А. Психология управления: курс лекций / Л.А. Ванштейн. – Минск, 2007.

4. Володько, В.Ф. Основы менеджмента: учебное пособие / В.Ф. Володько. –
3-е изд. – Минск, 2008.

5. Володько, В.Ф. Психология управления: курс лекций / В.Ф. Володько. – Минск, 2003.

6. Горнаков, Э.И. Психология и этика деловых отношений / Э.И. Горнаков. – М., 2001.

7. Зубра, А.С. Ораторское искусство / А.С. Зубра. – 2-е изд. – Минск, 2008.

8. Кабаченко, Т.С. Психология управления: учебное пособие / Т.С. Кабаченко. – М., 2003.

9. Котлер, Ф. Основы маркетинга: пер. с англ. / Ф. Котлер, Г. Армстронг. –
9-е изд. – М., 2003.

10. Психология и этика делового общения: учебник для вузов / под ред. В.Н. Лавриненко. – 4-е изд. – М., 2003.

11. Психология менеджмента: учебник / под ред. Г.С. Никифорова. – СПб., 2000.