Словник використання WBS (каталог CTR «Витрати - час - ресурси»).

Організаційна структура проекту (ОBS) стосується тільки внутрішньої організаційної структури проекту і не зачіпає відносин проектних груп чи учасників з батьківськими організаціями. Будується ОBS аналогічно робочій структурі, а саме [1]:

- на першому рівні відображається організаційна структура як єдиний елемент;

- на другому і нижчих рівнях триває поділ структури на основні організаційні елементи.

Цей процес повторюється до найнижчого рівня — базових робочих груп (змішаних цільових або функціональних), а при реалізації малих проектів — до окремих виконавців.

Обсяг робіт для цих найнижчих організаційних рівнів являє собою найнижчі елементи WBS, кожний з яких можна планувати і контролювати як окремі одиниці.

Таке саме правило чинне для створення OBS. Кількість рівнів залежить від розміру проекту (табл. 3.2).

Поєднання робочої та організаційної структур дає змогу інтегрувати, планувати і контролювати роботу і порівнювати її виконання по підрозділах і організації загалом. Кожний менеджер у цій ієрархії має свій набір планів і звітів по своїх сферах відповідальності.

 

Таблиця 3.2. Види структурних одиниць проекту залежно від розмірів

Рівень	Мала організація	Середня організація	Велика організація	Комплексна організація
	Загальна організація	Загальна організація	Загальна організація	Комплексна організація
	Відділи	Дивізіони	Компанії	Організація індивідуальних проектів
	Групи	Відділи	Дивізіони	Компанії
	—	Групи	Відділи	Дивізіони
	—	—	Групи	Відділи
	—	—	—	Групи

Роботи найнижчого рівня WBS притаманні як WBS, так і OBS, тобто це - фундаментальні блоки обох структур.

Облік витрат кожної роботи полягає у її визначенні, плануванні ресурсів і бюджету; ці набори планів є фундаментальними блоками, або найнижчим рівнем у ієрархічній системі двоспрямованої системи планування і контролю.

Облік витрат будується на таких принципах:

1. Одна особа відповідає за витрати.

2. Провадиться ретельне визначення робіт, які виконуються й оцінюються.

3. По кожному робочому пакету існують плани, як-то: календарний графік; ресурси; бюджет витрат.

4. Виконується аналіз і складаються звіти.

Ключем до інтеграції окремих елементів проекту є систематизована система кодування, яка допомагає структурувати проект, визначити елементи обліку витрат, WBS i OBS і встановити їхні взаємовідносини. Вона використовується, щоб відокремити і водночас поєднати все: роботи, їх планування і контроль, ресурси і кошти, облік, оцінку тощо.

Кодування WBS.

1. Код першого рівня. Проект, як правило, кодується одно- чи двозначним числом (наприклад - «8», тому усі дані, закодовані з початковою цифрою «8», належать до цього проекту).

2. Код другого рівня. Наступні одна чи дві цифри WBS-коду представляють елементи WBS другого рівня. Якщо використовуємо цифрову нумерацію — можна нумерувати дев’ять елементів, літерову — відповідно до літери абетки.

Усі плани, бюджети, витрати, звіти, оцінки, матеріали і т. ін. для цих елементів WBS даються під цим кодом, наприклад, під кодом 82 можна буде знайти будь-які характеристики робіт з поставок і монтажу устаткування:

3. Код третього рівня. Для наступного рівня додається ще одна цифра.

Наприклад, для поставок і монтажу устаткування:

Кодування ОBS аналогічно WBS. Тобто, при кодуванні організаційної структури перша цифра представляє організацію в цілому; друга — відділи; третя — групи.

Облік витрат. Коли комбінуються два коди, визначаються витрати стосовно WBS і ОBS. WBS-словник або CTR-каталог. У зв’язку зі створенням WBS/ОBS-структур та кодуванням їх потрібно створити словник, який би визначав елементи й облік витрат (табл. 3.3). Це гарантує розуміння кожним залученим до проекту значення і змісту кожного з елементів WBS або ОBS. Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат, ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу «Витрати –– час — ресурси» (Cost — Time –– Resources, або CTR).

Таблиця 3.3 CTR-словник

Номер	Код роботи	Зміст роботи	Витрати, грн	Тривалість, дні	Необхідні ресурси
… 3.	813-42	Навчання системних аналітиків			Тренери - 2 особи Аудиторія - 5 днів

 

Роботу зі систематизації і поєднання робіт треба обов’язково виконати на певній стадії планування проекту. Для кожного виду діяльності потрібно визначити час, ресурси і витрати, щоб у подальшому формувати систему планів і здійснювати їх контроль, причому сума витрат і ресурсів за видами діяльності має відповідати витратам і ресурсам, виділеним для цього підрозділу, і навпаки.