63. Контроль за рассмотрением обращений осуществляется отделом делопроизводства и специальной работы с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля.
Все поступившие в Министерство юстиции обращения берутся на контроль. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, за исключением обращений, в которых отсутствуют какие-либо рекомендации, требования, ходатайства, сообщения о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций либо при наличии в них только благодарности.
Решения о снятии с контроля обращений принимаются Министром, его заместителями или уполномоченными Министром руководителями структурных подразделений Министерства юстиции путем подписания на них ответа (уведомления).
Отдел делопроизводства и специальной работы ежеквартально информирует Министра о соблюдении в структурных подразделениях Министерства юстиции сроков рассмотрения обращений, выполнении необходимых операций по обращениям, предусмотренных СЭД "ДЕЛО".
64. Содержащиеся в обращениях вопросы, а также данные о характере обращений и принятых по ним решений ежеквартально систематизируются в структурных подразделениях Министерства юстиции. Обобщенные сведения передаются в отдел делопроизводства и специальной работы для подготовки информации во исполнение соответствующего поручения Правительства Республики Беларусь.
В целях совершенствования организации работы с обращениями, своевременного выявления причин, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан, изучения общественного мнения вопросы работы с обращениями граждан периодически рассматриваются на заседаниях коллегии Министерства юстиции.
На веб-портале Министерства юстиции размещаются ответы на наиболее часто поднимаемые в обращениях вопросы.
65. Отделом делопроизводства и специальной работы ежеквартально до 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, в Совет Министров Республики Беларусь предоставляется информация о работе с обращениями, поступившими в Министерство юстиции, органы, организации системы Министерства юстиции, и ведомственная отчетность по этим обращениям.
Приложение 1
к Инструкции об организации
работы с обращениями
граждан и юридических
лиц и порядке ведения
по ним делопроизводства
в Министерстве юстиции
Республики Беларусь
ФОРМА
Регистрационно-контрольной карточки обращений
Регистрационный индекс N ____________
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы
гражданина (раздел "Корреспонденты") ______________________________________
Адрес места жительства (места пребывания) гражданина, адрес электронной
почты, контактный телефон _________________________________________________
Наименование и место нахождения юридического лица, адрес электронной почты,
контактный телефон ________________________________________________________
Форма подачи обращения ____________________________________________________
Дата поступления обращения ________________________________________________
Количество листов обращения и количество листов приложения (раздел
"Состав") _________________________________________________________________
Даты идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие
(дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до
направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение (раздел
"Связки") _________________________________________________________________
Даты, индексы <*> повторных обращений _____________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
Содержание идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие
(дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до
направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение __________
___________
Резолюция (раздел "Поручения") ____________________________________________
Исполнитель (указываются исполнители обращений, определенные Министром, его
заместителями и руководителями структурных подразделений) _________________
___________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления ________ Срок исполнения _________ Дата исполнения _______
Ход рассмотрения __________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения __________________________________________
Дата ответа (уведомления) заявителю ____________________ N ________________
Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема ______________
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело (раздел "Журнал передачи документа") _______________
--------------------------------
<*> Проставляются при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса.
Приложение 2
к Инструкции об организации
работы с обращениями
граждан и юридических
лиц и порядке ведения
по ним делопроизводства
в Министерстве юстиции
Республики Беларусь
КНИГА УЧЕТА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН, В ТОМ ЧИСЛЕ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, ИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ, ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
| Порядковый номер личного приема/ Регистрационный индекс устного обращения | Дата проведения личного приема | Фамилия, собственное имя, отчество заявителя | Адрес места жительства (места пребывания) заявителя, места нахождения юридического лица | Краткое содержание устного обращения | Результаты рассмотрения устного обращения <*> |
--------------------------------
<*> Рассмотрено по существу, объявлен ответ заявителю
Дано разъяснение, в какую организацию следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении
Оставлено без рассмотрения по существу на основании пункта 2 статьи 15 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц"
Для решения вопроса, изложенного в устном обращении, требуется дополнительное изучение и проверка. Принято письменное обращение (указать регистрационный индекс письменного обращения)
Приложение 3
к Инструкции об организации
работы с обращениями
граждан и юридических
лиц и порядке ведения
по ним делопроизводства
в Министерстве юстиции
Республики Беларусь
Примерная форма ответа
(уведомления) на обращение в случае
