19. После регистрации письменные обращения, в том числе бумажные копии электронных обращений, передаются на рассмотрение Министру или его заместителям по вопросам, касающимся курируемого ими направления деятельности Министерства юстиции.
Поручения Министра или его заместителей о рассмотрении таких обращений оформляются в форме резолюции. Резолюция, как правило, оформляется на отдельном листе, прилагается к обращению и является его составной частью.
Текст резолюции вводится в регистрационно-контрольную карточку обращения работником отдела делопроизводства и специальной работы и отражается в СЭД "ДЕЛО".
При поступлении обращений, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции Министерства юстиции, начальник главного управления делами, начальник отдела делопроизводства и специальной работы или их заместители в течение пяти рабочих дней направляют такие обращения для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией в подлиннике и (или) в электронном виде с уведомлением об этом заявителей в тот же срок. Копии обращений в электронном виде остаются в Министерстве юстиции.
20. Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения Министром или его заместителями возвращаются в отдел делопроизводства и специальной работы и передаются работникам, ответственным за ведение делопроизводства соответствующих структурных подразделений.
Обращения, по которым Министром или его заместителями даны поручения об их направлении на рассмотрение в соответствии с компетенцией, направляются в организации в порядке, предусмотренном частью четвертой пункта 19 настоящей Инструкции. Копии таких обращений в электронном виде остаются в Министерстве юстиции.
21. Текст резолюции руководителя структурного подразделения о рассмотрении письменного или электронного обращения вводится в регистрационно-контрольную карточку обращения работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.
22. Рассмотрение обращений в Министерстве юстиции осуществляется в порядке и сроки, установленные статьей 17 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц", Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" и иными актами законодательства.
23. Обращения рассматриваются по существу исключительно в пределах компетенции Министерства юстиции, определенной законодательством, с разъяснением действующего законодательства о порядке применения его норм на практике только в сфере юстиции и с соблюдением принципа первоочередного рассмотрения обращений на местах.
24. Электронные обращения, соответствующие требованиям, установленным пунктом 1, абзацами вторым - четвертым пункта 2 либо абзацами вторым - пятым пункта 3 статьи 12 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц", а также содержащие адрес электронной почты заявителя, рассматриваются в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений.
25. Письменные обращения рассматриваются по существу не позднее пятнадцати дней со дня, следующего за днем их регистрации, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.
В случае если для решения изложенных в обращениях вопросов необходимы совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, заявителям в срок не позднее одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращений, направляется письменное уведомление о причинах превышения месячного срока и срока совершения таких действий (выполнение работ, оказание услуг) или сроках рассмотрения обращений по существу.
При необходимости рассмотрения письменного обращения с учетом его дополнительного изучения и проверки структурное подразделение, ответственное за его рассмотрение, информирует об этом отдел делопроизводства и специальной работы для внесения соответствующих изменений в контрольные сроки исполнения обращения.
Контрольные сроки исполнения таких обращений, а также обращений, сроки рассмотрения которых превышают один месяц, вносятся в отделе делопроизводства и специальной работы в их регистрационно-контрольные карточки согласно информации исполнителей обращений.
26. При поступлении письменного обращения, в котором одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции Министерства юстиции и других государственных органов, иных организаций:
в течение пяти рабочих дней копия обращения направляется в государственный орган, иную организацию в соответствии с их компетенцией, с одновременным информированием об этом заявителя <1>;
--------------------------------
<1> При наличии в обращении вопросов, относящихся к соответствующим сферам жизнедеятельности населения, закрепленным перечнем, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498, указывается конкретный пункт этого перечня. При определении компетенции государственного органа в ответе возможна также ссылка на соответствующее положение о государственном органе, организации.
в установленные Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц" сроки заявителю направляется ответ на вопросы, которые относятся к компетенции Министерства юстиции.
27. При поступлении письменных обращений, содержащих вопросы, отнесение которых к исключительной компетенции какого-либо государственного органа, иной организации не представляется возможным, либо запросов о толковании отдельных положений нормативных правовых актов, которые не могут быть перенаправлены в другие государственные органы, иные организации в соответствии с требованиями Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498, заявителям разъясняются пределы компетенции Министерства юстиции, порядок официального толкования нормативных правовых актов, а также их право на обращение в юридическую консультацию и к лицам, обладающим специальными разрешениями (лицензиями) на осуществление деятельности по оказанию юридических услуг с указанием составляющей лицензируемый вид деятельности услуги - юридические услуги, юридическую службу государственной организации для получения юридической помощи с учетом положений постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 декабря 2008 г. N 2070 "О некоторых мерах, направленных на повышение роли и качества работы юридических служб" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 19, 5/29149). Ответ (уведомление) на такие обращения направляется заявителю в течение пяти рабочих дней.
28. В случае если в коллективном обращении, поступившем в Министерство юстиции, указан заявитель, которому необходимо направить ответ, ответ на такое обращение направляется этому заявителю с просьбой проинформировать других заявителей. В ином случае ответ на коллективное обращение направляется первому в списке заявителю, указавшему адрес своего места жительства (места пребывания), с просьбой проинформировать других заявителей.
29. В случае поступления в Министерство юстиции от разных заявителей более десяти электронных обращений аналогичного содержания по решению Министра, его заместителей ответы на такие обращения могут размещаться на официальном сайте Министерства юстиции в глобальной компьютерной сети Интернет без направления ответов (уведомлений) заявителям.
30. Оставление обращений без рассмотрения по существу в случаях, предусмотренных статьей 15 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц", осуществляется по решению Министра, его заместителей.
31. При отсутствии в обращениях каких-либо рекомендаций, требований, ходатайств, сообщений о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций либо при наличии в них только благодарности такие обращения по решению Министра или его заместителей принимаются к сведению и ответы на них не направляются.
32. В случае если в письменных ответах на письменные обращения содержатся решения о полном или частичном отказе в удовлетворении обращений, в таких ответах указывается порядок их обжалования.
33. Замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений Министерства юстиции и не относящиеся к его деятельности, оставляются без рассмотрения по существу без уведомления об этом заявителя.
34. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы по находящимся у них на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
35. В ответах на письменные обращения о предоставлении информации, опубликованной в официальных периодических изданиях, других средствах массовой информации либо размещенной в открытом доступе на официальных сайтах государственных органов и иных государственных организаций в глобальной компьютерной сети Интернет или на других государственных информационных ресурсах глобальной компьютерной сети Интернет, сайтах иных организаций, вместо такой информации могут содержаться название, дата выхода и номер официального периодического печатного издания, другого средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, либо адрес сайта в глобальной компьютерной сети Интернет, на котором размещена запрашиваемая информация.
36. При подготовке ответов (уведомлений) на обращения необходимо руководствоваться примерными формами согласно приложению 3 к настоящей Инструкции с учетом особенностей каждой конкретной ситуации.
37. Руководителям структурных подразделений Министерства юстиции и их заместителям предоставляется право подписывать:
ответы (уведомления) на обращения, впервые поступившие в Министерство юстиции, за исключением поступивших из вышестоящих государственных органов и обращений по вопросам определения статуса государственных организаций для целей исчисления стажа государственной службы;
ответы (уведомления) на обращения по вопросу записи на личный прием к Министру, иным должностным лицам Министерства юстиции, уполномоченным проводить личный прием;
сопроводительные письма о возвращении заявителю оригиналов документов, приложенных к письменному обращению, до рассмотрения его по существу, в случае отзыва заявителем своего обращения;
сопроводительные письма о направлении обращений на рассмотрение в государственный орган, иную организацию, к исключительной компетенции которых относится рассмотрение данных обращений по существу, и уведомления об этом заявителей;
сопроводительные письма о направлении анонимного обращения, содержащего информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы;
направляемые в органы, организации, входящие в систему Министерства юстиции, запросы о предоставлении документов и (или) сведений, необходимых для решения вопросов, изложенных в обращениях;
в иных случаях согласно резолюции Министра или его заместителей.
38. Ответы (уведомления) заявителям на обращения, полученные в ходе личного приема Министром или его заместителями, изложенные в письменной форме, направляются за подписью Министра или его заместителя, осуществлявшего личный прием, если им не установлен иной порядок подписания ответа.
39. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителям с сопроводительным письмом.
40. Ответы на рассмотренные по существу устные обращения объявляются заявителям в ходе личного приема.
41. Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, своевременно вносятся в нее работником отдела делопроизводства и специальной работы, ответственным за ведение книги замечаний и предложений.
42. Индекс ответа (уведомления) на обращения граждан состоит из индекса дела по номенклатуре дел Министерства юстиции, в которое после исполнения группируются обращения, и регистрационного индекса обращения, присвоенного ему при регистрации.
Индекс ответа (уведомления) на обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей состоит из индекса дела по номенклатуре дел Министерства юстиции, в которое после исполнения группируются обращения, и регистрационного индекса обращения, присвоенного ему при регистрации.
Индекс ответа (уведомления) на письменное обращение гражданина, внесенное в книгу замечаний и предложений, состоит из индекса дела по номенклатуре дел Министерства юстиции, порядкового номера записи и первой буквы фамилии автора обращения (например, 01-11/30-В, где 01-11 - индекс дела по номенклатуре дел Министерства юстиции с заголовком "Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информация, переписка и др.)", 30 - порядковый номер записи в книге замечаний и предложений, В - первая буква фамилии автора обращения).
43. Министр или его заместители по результатам рассмотрения обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения в органе, организации системы Министерства юстиции, при наличии оснований для положительного решения вопросов, изложенных в обращении, в пределах компетенции выдает данному органу, организации обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов (далее - предписание).
Предписание готовится структурным подразделением, в котором рассматривалось обращение, и подписывается Министром или заместителем Министра по вопросам, касающимся направлений курируемой им деятельности. В случае, когда поручение на подготовку предписания структурному подразделению дано Министром, оно подписывается Министром.
Предписание может быть также подписано руководителем структурного подразделения Министерства юстиции в случае, если это ему поручено Министром или его заместителями.
Предписание оформляется на бланке письма. В предписании отражаются обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный в обращении вопрос может быть решен надлежащим образом, определяется срок устранения нарушений. Данный срок определяется конкретной датой исполнения.
Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки обращения.
Предписание регистрируется за регистрационным номером обращения и направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.
Обращение, по которому выдано предписание, считается исполненным, может быть снято с контроля и направлено в дело только после получения информации из органа, организации системы Министерства юстиции о его исполнении.
44. Министерство юстиции по каждому случаю ненадлежащего рассмотрения органами, организациями системы Министерства юстиции обращений направляет их руководителю представление о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности, а при выявлении в течение года повторного нарушения этими должностными лицами порядка рассмотрения обращений - представление о применении к данным лицам более строгой меры дисциплинарного взыскания вплоть до освобождения от занимаемой должности.
В случаях выявления в органах, организациях системы Министерства юстиции нарушений законодательства об обращениях граждан и юридических лиц Министерство юстиции принимает решение о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей этих органов, организаций либо сообщает о таких нарушениях органам, ведущим административный процесс, для рассмотрения вопроса о привлечении виновных лиц к административной ответственности.
Представление готовится структурным подразделением, в котором рассматривалось обращение, и подписывается заместителем Министра по вопросам, касающимся направлений курируемой им деятельности. В случае, когда поручение на подготовку представления структурному подразделению дано Министром, оно подписывается Министром.
Представление может быть также подписано руководителем структурного подразделения Министерства юстиции в случае, если это ему поручено Министром или его заместителями.
Представление оформляется на бланке письма. В представлении отражаются выявленное нарушение и требование о рассмотрении вопроса привлечения должностного лица, виновного в допущенном нарушении, к дисциплинарной ответственности.
Отметка о направлении представления и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки обращения.
Обращение, по которому выдавалось представление, считается исполненным, может быть снято с контроля и направлено в дело только после получения информации из органа, организации системы Министерства юстиции о его исполнении.
45. Ход рассмотрения обращений отражается в СЭД "ДЕЛО". В нее вносится информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителем своего обращения, уведомлении заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрении коллективного обращения тридцати и более заявителей с выездом на место.
Кроме того, в СЭД "ДЕЛО" точно и своевременно отражаются изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), а также отметка о выдаче предписания и (или) представления и его исполнении.
46. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело.
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме.
После рассмотрения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений, на копии ответа (уведомления) заявителю, остающейся в делопроизводстве Министерства юстиции, работником отдела делопроизводства и специальной работы, ответственным за ведение книги замечаний и предложений, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в дело.
47. В целях формирования в СЭД "ДЕЛО" архива электронных документов по обращениям необходимо:
работникам структурных подразделений Министерства юстиции, пользователям СЭД "ДЕЛО" в день регистрации ответа на обращение вводить отчеты о его исполнении и прикреплять электронные копии ответов на письменные обращения к их регистрационно-контрольным карточкам;
лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства юстиции, оформлять отметку в СЭД "ДЕЛО" о списании письменных обращений в электронные дела согласно номенклатуре дел.
ГЛАВА 4
