Структура и взаимосвязь элементов системы управления производством

Деятельность современного менеджера немыслима без использования современных организационно-технических средств и информационной технологии при подготовке, принятии и исполнении решений. Информация используется менеджерами для принятия решений, планирования деятельности и контроля над их выполнением. Основные требования к информации: качество (адекватность, достаточность, достоверность), своевременность; полнота, релевантность. Если качество - это степень, в которой информация реально отражает действительность, то своевременность — степень, с которой информация получается непосредственно после соответствующего события.

Полнота — это степень, в которой информация содержит соответствующий объем данных, а релевантность - степень, в которой информация относится к проблемам, решениям и задачам, входящим в сферу ответственности данного менеджера. Под полнотой информации понимается наличие необходимого количества данных, при этом слишком большое количество данных ведет к перегруженности информацией, а малое количество к недостатку данных для принятия решений. Релевантная информация - это уместная, относящаяся к делу информация.

Информацию получают из внутренних и внешних источников информации, имеющих как официальный, так и неофициальный характер, причем внешние источники могут быть как непосредственным окружением, так и глобальными — Интернет, пресса, народная мудрость телевидение и т.д.

Информация имеет обезличенный характер, что является полной противоположностью требованиям, которые предъявляются к эффективной коммуникации. Компьютеры выдают массу данных, но кто-то должен проверить их не только на предмет полезности как информации, но и осмыслить, продумать, в какой системе они будут представлены различным пользователям. Одной из основных и, возможно, самой сложной (наряду с генетическим механизмом) задачей, которую общество выдвинуло для наиболее перспективных научных направлений, является создание искусственного интеллекта.

Большинство информационных систем управляется компьютерами с помощью программного обеспечения, в котором содержатся инструкции по организации данных, их обработке и выводу пользователю. Так например, использование автоматизированной информационной системы при проектировании самолета позволяет уместить документацию на фюзеляж (400 тыс, листов чертежей) на одном лазерном диске. В связи с этим появилась возможность (без выезда на завод) получать инструкции и вносить необходимые изменения непосредственно на рабочем месте, избегая неудобств, связанных с внесением изменений на бумаге.

Компьютеризация информации позволяет, таким образом, резко повысить производительность организации. Еще П. Дракер отмечал, что данные представляют собой сумму числовых илицифровых систем, которые требуется еще закодировать, обработать, интерпретировать в соответствующем порядке, чтобы они стали количественным выражением и основой формирования информации. Необходимость управления информацией определяется потребностью в ней и отбором с оценкой ее надежности. Информационная система представляет собой механизм сбора, организации и распределения данных для работников организации, автоматизированная система информации есть информационная система, применяющая информационные технологии для создания информационной системы.

Система информации для менеджмента (MIS) — вид автоматизированной системы информации, предназначенной для сбора, организации и распределения данных, применяемых менеджерами при выполнении ими своих функций. Если качество (точность) и своевременность (время поступления) информации как ее признаки имеют достаточную четкость в определении, то полнота и релевантность требуют пояснений.

Большинство информационных систем управляется компьютерами с помощью программного обеспечения, в котором содержатся инструкции по организации данных, их обработке и выводу пользователю. Так например, использование автоматизированной информационной системы при проектировании самолета позволяет уместить документацию на фюзеляж (400 тыс, листов чертежей) на одном лазерном диске. В связи с этим появилась возможность (без выезда на завод) получать инструкции и вносить необходимые изменения непосредственно на рабочем месте, избегая неудобств, связанных с внесением изменений на бумаге.

Компьютеризация информации позволяет, таким образом, резко повысить производительность организации. Еще П. Дракер отмечал, что данные представляют собой сумму числовых илицифровых систем, которые требуется еще закодировать, обработать, интерпретировать в соответствующем порядке, чтобы они стали количественным выражением и основой формирования информации. Информация имеет обезличенный характер, что является полной противоположностью требованиям, которые предъявляются к эффективной коммуникации. Компьютеры выдают массу данных, но кто-то должен проверить их не только на предмет полезности как информации, но и осмыслить, продумать, в какой системе они будут представлены различным пользователям. Одной из основных и, возможно, самой сложной (наряду с генетическим механизмом) задачей, которую общество выдвинуло для наиболее перспективных научных направлений, является создание искусственного интеллекта.

Дело в том, что в качестве социального заказа автоматизация всех видов физического труда человека действительно целесообразна. Но физический труд неотделим от умственного. Более того, общество заинтересовано автоматизировать не только физический, но и умственный труд - рутинную работу человека-конструктора, разработчика документов, производственника и даже ученого. Для решения подобных задач недостаточно знать, как функционирует объект, необходимо уметь моделировать его деятельность. Итак, создавая искусственный интеллект, мы одновременно способствуем автоматизации интеллектуального труда, созданию интеллектуальных машин и роботов, которые должны уметь перерабатывать поступающую информацию. Существуют такие факторы, как отклонения в восприятии, искажения в сообщении, отсутствие меткости, расстояние и статус, которые блокируют коммуникацию. По мнению специалистов, в связи с существованием этих факторов «вероятно, следует восхититься тем, что вообще происходит какая-то осмысленная связь».

Совершенно очевидно, что в настоящем и в перспективе проблема информатизации связана с проблемой создания ииспользования искусственного интеллекта. Но существует масса ситуаций, когда вполне достаточно, положившись на собственный опыт и, поняв решаемую задачу, удобно воспользоваться практичным и простым инструментом для решения отнюдь не простых задач. Именно к таким средствам относится сеть Интернет (Intranets), которая позволяет улучшить коммуникации, повысить производительность работников умственного труда (knowledge worker), причем главное достоинство заключается в том, что она не требует изменения организации и переподготовки огромной массы сотрудников. Она позволяет делегировать активные действия, принятие решений и ответственности тем, кто обладает пониманием существующих возможностей и способностей реагировать быстро и эффективно.

Применение ИС — это один из путей решения таких проблем, так как технология радикально меняет и технологический процесс, и окружающую среду. Однако не всегда можно предсказать последствия применения ИС. Ввиду того, tin все части организации взаимосвязаны, изменение в одной части неизбежно ведет к изменению в другой,поэтому факторы, влияющие на взаимодействие организации и ИС, включают в себя и политические, и структурные, и культурные, и природные ресурсы и т.д. Менеджеры решают вопросы роли ИС в организации, кто и как будет управлять ИС, прямо или косвенно она будет воздействовать на решения. Управленческие решения по поводу роли ИС в организации обычно принимаются на основе экономической и стратегической необходимости ИС. Часто очень сложно подсчитать пользу от введения ИС в стоимостном выражении, поэтому такое решение особенно важно; кроме того, не всегда система работает так, как планировалось, причина чему — опять же влияние организации

ИС является стратегической, если она дает возможность для сохранения или поддерживает изменения в организации или сервисе или способе соревнования в отрасли. ИТ должна быть использована как часть общего бизнес-плана, обычно для соответствия потребностям покупателей. Обычно конкурентное преимущество касается конкретного рынка и конкретного продукта.

Информационная интенсивность для некоторых фирм огромный объем информации - неотъемлемая часть бизнеса. Информационная интенсивность - это степень зависимости продукта или фирмы от информации и ИТ. Страховые, банковские и другие организации являются фирмами с высокой интенсивностью информации, и ИС всегда в них будут играть главную роль при применении стратегий. Философия информационного деления является центральной для получения конкурентного преимущества через информационную технологию. СИС поддерживает коммуникации между работниками, клиентами, поставщиками и т.д. Для того чтобы быть эффективной, такая информация должна быть полезной, ценной и охраняемой. Покупатели не будут вводить заказы непосредственно в компьютер Вашей системы, пока это не будет означать, что цена ниже, доставка быстрее или имеется ряд преимуществ. Далее клиенты полагают, что данные об их операциях с Вашей организацией не будут доступны для манипулирования и анализа другим организациям.

В современной ситуации все стремятся использовать стандартные технологии, чтобы иметь связь {быть совместимыми) со всеми остальными. Это означает, что ключ к успеху в том, чтобы быть более смышленым, используя ИТ методами, которые ведут от силы и мощи к уникальным возможностям в организации. Такая философия позволяет организациям найти не только новые пути для соревнований, но и новые возможности сотрудничества. Таким образом, от уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления производством. Независимо от рода деятельности современного руководителя или специалиста в области менеджмента существует общая канва их построения и использования, законы и закономерности, функции и методы, организационные формы.