Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной.
Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами.
По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.
В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.
По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.
Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа.
Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:
· организационно–правовая документация;
· плановая документация;
· распорядительная документация;
· информационно–справочная и справочно-аналитическая документация;
· отчетная документация;
· документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
· финансовая документация;
· документация по материально–техническому обучению;
· договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования:
· однозначность используемых слов и терминов;
· нейтральный тон изложения;
· соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм,
· обеспечивающих точность и ясность изложения;
· смысловая достаточность и лаконичность текста.
Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.
Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.
При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:
· дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;
· уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
· убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.
Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:
· паблисити вместо реклама;
· эксклюзивный вместо исключительный.
В документах не должны употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).
Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и так далее. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительно. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняемые сведения:
Направляем подробное описание автоматических систем управления. Получение просим подтвердить.
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой.
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:
1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по–разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений.
Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7. 2–77 (СТСЭВ2012–79).
Деловой этикет
Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит:
· вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру;
· соблюдение определенной дистанции между работниками;
· умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия;
· терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;
· умение признать свои ошибки, быть самокритичным;
· умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее.
В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.
Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересованность. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.
Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм, Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.
Литература
1. Введенская Л. А., Семёнова М. Ю. Русский язык. Практикум: учеб. Пособие. – М.: КНОРУС, 2006*.
2. Ивакина Н.Н. Юристу о нормах правописания: практ. пособие / Н.Н. Ивакина. – М.: Норма, 2009*.
3. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М.: Флинта: Наука, 2006.
1. Розенталь Д. Э, Голуб И. Б., Теленкова М. А. Современный русский язык. – М.: Айрис-пресс, 2005*.
2. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие для вузов / Л А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – Ростов н / Д: Феникс, 2003*.
