Для выборки необходимых данных в Excel применяется фильтрация. Для фильтрации (выборки) данных необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделите ячейку в фильтруемой таблице.
2. Выберите в меню Данные команду Фильтр, а затем команду Автофильтр. Рядом с каждой меткой столбца появятся раскрывающиеся списки (со стрелкой).
3. Щелкните по стрелке в том столбце, по которому нужно фильтровать данные. Раскроется список Автофильтра.
4. Выделите элемент, соответствующий строкам, которые нужно вывести на экран.
5. Повторите шаги с 3 по 4, чтобы отфильтровать список по другим столбцам.
Для фильтрации по сложному условию щелкните по стрелке в том столбце, по которому нужно фильтровать данные. Раскроется список Автофильтра,и в нем выберите элемент Условие. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр. В нем введите нужное условие (возможно сочетание нескольких условий с использованием И, ИЛИ) и нажмите кнопку ОК.
Чтобы отменить фильтрацию по столбцу, щелкните по стрелке в столбце, затем выберите строку Все из раскрывающегося списка.
Чтобы вывести на экран все строки отфильтрованного списка в меню Данные выберите команду Фильтр, затем команду Отобразить все.
Чтобы убрать стрелки команды Автофильтр из списка в меню Данные выберите команду Фильтр, затем щелкните Автофильтр.
Сортировка данных
Для сортировки данных в одном столбце выполните следующие действия:
1. 
Выделите ячейку в сортируемом списке.
2. 
Щелкните на панели "Стандартная" на кнопку для сортировки данных по возрастанию, на кнопку для сортировки данных по убыванию.
Для выполнения сортировки по нескольким столбцам (или строкам) в меню Данные выберите команду Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона, в котором вы можете указать несколько столбцов (строк) и условия сортировки (по возрастанию или убыванию).
Упражнение №7. Фильтрация и сортировка данных.
Заполните таблицу данными по успеваемости и выберите из таблицы (применив фильтр) учеников, успевающих на "хорошо" и "отлично" (со средним баллом >=4).
Отсортируйте по успеваемости лучших учеников (по отфильтрованным данным).
| Успеваемость учеников 11а класса | ||
| №пп | Ученик (ца) | Средний балл |
| Андреев Александр | ||
| Басова Ирина | 4,8 | |
| Жуков Станислав | 4,2 | |
| Иванова Светлана | ||
| Морозова Елена | 3,8 | |
| Петров Николай | 3,1 | |
| Попова Мария | ||
| Сидоров Николай | 2,9 | |
| Фомин Илья | 4,2 | |
| Яшин Сергей | 3,7 |
Сохраните данный документ в файле с именем Успеваемость.xls в своей папке.
Тема 6. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ
С помощью разнообразных средств Excel можно по своему вкусу оформить таблицу, – так, чтобы при распечатке она выглядела красиво. Со многими из этих средств вы уже познакомились при изучении процессора MS Word.
Размеры ячеек
Вы можете отрегулировать ширину избранных столбцов и высоту избранных строк (см. тему 1). Это позволит вам по своему усмотрению разместить в ячейках (или поверх ячеек) длинные тексты, рисунки, рисованные объекты, диаграммы, числа с большим числом знаков и т. п.
Форматирование текста
Как уже говорилось (см. тему 1), вся информация, вводимая в таблицу, воспроизводится либо стандартным шрифтом, установленным на вкладке Общие диалогового окна [Сервис-Параметры...], либо текущим шрифтом, установленным с помощью команды [Формат-Стиль...]. Однако вам предоставляется возможность изменить шрифт, размер шрифта и начертание текста (или чисел) в любом участке таблицы (от части ячейки до всей таблицы) с помощью вкладки [Формат–Ячейки –/Шрифт] или кнопок панели «Форматирование», — точно так же, как вы это делали с участками текста в процессоре MS Word.
Выравнивание текста
Расположение текста в группе выделенных ячеек можно изменить с помощью таких же кнопок выравнивания (влево, вправо, по центру), как и в процессоре Word (см. тему 1).
Если вы хотите выровнять текст, набранный в какой-то ячейке, по центру выделенной группы столбцов, нажмите на панели «Форматирование» кнопку.
Очень часто возникает необходимость по особенному расположить текст в ячейке (например, развернуть надпись по вертикали). Для этого выполните следующие действия:
1. Выделите эту ячейку (или группу ячеек) и сделайте щелчок правой кнопкой мыши.
2. В появившемся меню выберите элемент Формат ячеек.
3. В диалоговом окне Формат ячеек окне щелкните на вкладке Выравнивание.
 |
С помощью этой вкладки (рис. 12) можно как угодно расположить текст в пределах ячейки.
Рис.12. Вид диалогового окна вкладки Выравнивание
С помощью окон группы Выравнивание текст можно выровнять по горизонтали и вертикали различными способами (по центру, по значению, по краям и т.д.).
С помощью окон группы Отображение текст можно переносить по словам, осуществлять автоподбор ширины и объединение ячеек.
Если установить флажок Переносить по словам, текст будет автоматически «сворачиваться», а именно: если очередное вводимое слово не уместится в ячейке, оно будет перенесено на следующую строку (в той же ячейке).
С помощью окон группы Ориентация направление текста можно изменять под различными углами. Для этого вам достаточно ввести нужный показатель в градусах (например, для вертикального текста – 900).
После всех изменений, произведенных с помощью вкладки Выравнивание необходимо нажать кнопку ОК.
Обрамление
Для прорисовки линий таблицы выделите всю таблицу (или нужный диапазон ячеек) и на панели инструментов нажмите раскрывающийся список и выберите нужный тип границы обрамления. Однако, это стандартный тип оформления.
Excel же позволяет вам «вручную» оформлять различные участки таблицы с помощью множества комбинаций линий и рамок различной формы (двойная линия, пунктир и т. п.). Как обычно, для этого можно использовать либо панель инструментов, либо команду меню.
1. Выделите эту ячейку (или группу ячеек) и сделайте щелчок правой кнопкой мыши.
2. В появившемся меню выберите элемент Формат ячеек.
3. В диалоговом окне Формат ячеек окне щелкните на вкладке Границы.
С помощью этой вкладки (рис. 13) можно изменить обрамление таблицы нужным для вас образом.
Рис.13. Вид диалогового окна вкладки Границы
 |
Цвет фона и символов
Если у вас цветной принтер, вы можете «раскрасить» выделенные участки таблицы различными цветами (на черно-белой распечатке цветные области будут иметь какие-либо оттенки серого). Для этого на панели инструментов «Форматирование» предусмотрены два раскрывающихся списка: в центре список с цветами фона, а справа список с цветами символов. Для изменения цвета фона или символов обязательно выделите ячейку (или группу ячеек) и выбирайте нужный цвет из раскрывающегося списка.
Печать таблицы
В текстовых документах Word используется принцип – что вы видите, то и получаете (на бумаге). Однако специфика электронных таблиц заключается в том, что при большом числе столбцов (или строк) таблица может быть напечатана «как попало», — т. е. на нескольких страницах, с недопустимыми разрывами между столбцами (или строками).
Поэтому перед печатью электронной таблицы рекомендуется выполнить следующие операции.
1. Выберите команду [Файл-Предварительный просмотр] (или нажмите кнопку на панели инструментов «Стандартная»), и в окне просмотра вы увидите, как в действительности будет выглядеть ваша таблица на бумаге. Если какие-то фрагменты таблицы плохо видны, можно щелкнуть на переключателе Масштаб и рассмотреть таблицу поближе (на печати увеличение масштаба отображения не скажется).
2. Если вид печатаемой таблицы вас не устраивает, выберите команду [Файл – Параметры страницы...]. В диалоговом окне этой команды имеются четыре вкладки, которые позволяют:
изменить ориентацию печати (книжная или альбомная);
явно указать масштаб печати (в процентах от натуральной величины) или поручить Excel самостоятельно разместить таблицу на заданном вами числе страниц;
установить поля на странице;
ввести колонтитулы (при необходимости);
что печатать и последовательность печати страниц.
После установки необходимых параметров для вывода на печать выберите команду [Файл-Печать]. В открывшемся диалоговом окне Печать проконтролируйте (при необходимости измените) состояние принтера, диапазон вывода на печать, количество копий и нажмите кнопку ОК.
