При створенні медичних документів найчастіше використовують текстові редактори та процесори. Підготовка документа включає створення нового або редагування існуючого документа.
Документ, створений у текстовому редакторі, може містити зовсім різні об’єкти, наприклад текст, таблиці, малюнки, діаграми. Створення і редагування цих об’єктів може здійснюватись без виходу із середовища текстового редактора за місцем розташування об’єкта в документі. При цьому можуть використовуватись не тільки власні засоби текстового редактора, а й засоби інших програм-додатків.
Одночасне функціонування різноманітних програм із можливістю доступу до функцій одне одного без виходу зі своїх середовищ передбачено одним із найпоширеніших стандартів інтеграції OLE (Object Linking and Embedding — зв’язування і вставка об’єкта), покладеним в основу розроблення сучасних програмних систем. Об’єктами можуть бути малюнки, діаграми, таблиці, а також інші елементи документа. Сучасний варіант технологій OLE дає змогу при створенні документів у середовищі текстового редактора (OLE-клієнта) використовувати дані і функціональні можливості інших програм.
У більшості документів можна виділити стандартні складові: заголовки, основний текст, підписи тощо, які мають свої різні параметри форматування. Стиль — це набір параметрів форматування, який пов’язаний із конкретним ім’ям і повністю описує зовнішній вигляд абзацу (для стилів абзацу) або символу (для стилів символу). Усі стилі документа складають його таблицю стилів, яку користувач може модифікувати: додавати і вилучати стилі, редагувати їх, копіювати стилі в шаблони документів.
Одним із можливих варіантів безпаперової технології документообігу є застосування електронних бланків. Розглянемо технологію створення електронних форм і бланків медичної документації засобами текстового процесора MS Word.
Проектування форм
Оскільки передбачається неодноразове використання електронної форми, потрібно створити шаблон. Шаблон визначає основну структуру документа, зокрема його макет, і містить параметри форматування (символів, абзаців, сторінок) та параметри інших настройок користувача (параметри захисту, збереження, редагування тощо). Форма, додатково до шаблону та певного тексту, містить порожні поля для заповнення їх визначеними значеннями з деякого списку. Інакше кажучи, форма — це тип документа, в якому користувачеві дозволено вводити інформацію тільки до спеціально відведених областей документа, що називаються полями. Поле є набором спеціально вбудованих кодів, що забезпечує вставення до документу деякого значення (тексту, номерів сторінок тощо). Полями форм у процесорі Word можуть бути такі елементи, як поля для введення текстових фрагментів, прапорці ввімкнення режимів, списки можливих значень деякого параметра. Створеною формою можна користуватися як у надрукованому вигляді, так і в діалоговому інтерактивному режимі.
При розробці власної форми прокресліть її на папері або використайте вже існуючу форму як модель. Це допоможе створити кращу електронну форму, збереже час і позбавить від необхідності переробляти структуру форми під час роботи. Для початку активуйте панель інструментів Формы.
Поля форми
Панель інструментів Форми містить кнопки, призначені для вставлення полів, створення таблиць і рамок, а також засоби захисту форми, які дають змогу користувачам вводити дані тільки у відведені для цього поля. Призначення інструментів панелі інструментів Форми відображено в табл. 1
Таблиця 1. Призначення інструментів панелі інструментів Формы
| Інстру мент | Назва | Призначення |
| Текстове поле | Вставлення текстового поля |
| Прапорець | Вставлення поля типу Прапорець |
| Поле зі списком | Вставлення поля зі списком |
| Параметри поля форми | Викликання діалогового вікна, яке відповідає типу виділеного поля форми та дає змогу задати його параметри |
| Намалювати таблицю | Малювання таблиці довільної структури |
| Вставити таблицю | Добавлення таблиці до форми |
| Додати рамку | Добавлення рамки |
| Затемнення полів форми | Відображення або приховування сірої заливки полів форми для спрощення їх пошуку в документі |
| Очистити поле форми | Видалення введених користувачем даних у поле форми |
| Захист форми | Встановлення захисту форми для від зміни її формату, зовнішнього вигляду та інших параметрів |
Для вставлення поля до форми слід розташувати текстовий курсор у потрібному місці документа, а потім клацнути курсором миші на відповідній кнопці панелі інструментів. Кожне з полів має низку параметрів, які можна встановити у відповідному діалоговому вікні Параметри поля.
— обычный текст — у поле можна ввести будь-який символ (у сусіднє поле Текст по умолчанию можна ввести значення, що відразу пропонуватиметься користувачеві у полі форми);
— число — у поле можна ввести лише цифри;
— дата — вводять лише дати;
— текущая дата; текущее время — при створенні документа з шаблону до поля вставляють поточну дату або поточний час. Ці поля не можуть бути змінені;
— вычисления — обчислюють деяке значення за формулою, яку потрібно ввести у сусіднє поле, що для цього типу матиме назву Выражение замість Текст по умолчанию.
Поле Максимальная длина призначене для обмеження кількості символів, що можна ввести.
У полі Формат текста (або Формат числа, Формат даты тощо) встановлюють параметри форматування даних, уведених користувачем. Вибраний формат застосовують після переміщення текстового курсора з поля в інше місце.
За потреби можна призначити виконання макросів при активації поля і виході з нього, встановити закладки чи обрахувати значення при виході. Для обмеження доступу користувачів до поля слід зняти прапорець Разрешить изменение.
Параметр Текст справки надасть допомогу більшості користувачів. При використанні цього параметра можна додати текст у рядок стану, а при натисненні клавіші F1 користувачу надаються де тальні інструкції. Встановіть перемикач Текст, справки і введіть довідковий текст, який з’явиться при активізації цього поля.
Для елементів керування типу «Прапорець» можна встановити такі параметри:
— размер флажка: авто (встановлює такі самі розміри прапорця, як і текстового поля) або точно (встановлює виставлений користувачем розмір прапорця);
— состояние по умолчанию — визначає, чи буде встановлений прапорець при відкритті форми;
— выполнить макрос — поле для призначення макросів, що будуть виконуватися при активізації прапорця та при виході з нього.
Елемент Поле со списком дає змогу вибрати потрібний елемент із заздалегідь складеного списку. Максимальна кількість елементів списку не може перевищувати 25. Перший елемент у списку є варіантом за замовчуванням.
Список створюється за допомогою діалогового вікна Параметры поля со списком/
Уведіть текст у поле Элемент списка і натисніть на Добавить. Для впорядкування елементів використайте кнопку Порядок. Виділіть елемент і натисніть на Удалить для його видалення зі списку.
