В случае трудового конфликта особенно важно для работодателя доказать факт ознакомления сотрудника с тем или иным документом. Во всех случаях вместе с подписью работника под документом должны быть проставлена его собственноручная дата ознакомления.
Для этого работодателю необходимо организовать в компании следующие процессы:
a. Ознакомление при приеме на работу сотрудников под подпись со всеми внутренними локальными актами до подписания трудового договора (ст. 68 Трудового кодекса).
b. Ознакомление сотрудников под подпись при внесении изменений, дополнений в действующие внутренние локальные нормативные акты (ст. 22 Трудового кодекса)..
c. Создать систему регистрации документов, которая бы подтверждала факт создания того или иного внутреннего документа в установленные сроки.
d. Создать систему документирования конфликтных ситуаций с соблюдением всех требований установленных в трудовом законодательстве (ст. 193 Трудового кодекса).
Оформить факт ознакомления сотрудника с внутренними локальными нормативными актами можно несколькими способами:
1. Прямое ознакомление.
Оформив реквизит «Подпись сотрудника, ФИО, собственноручная дата» непосредственно под документом, как это отражено на примерах внутренних локальных нормативных актов выше.
В данном случае очень важно, чтобы подпись с ознакомлением или, если сотрудников с данным документом будет знакомиться большое количество, лист ознакомления были сделаны непосредственно на документе, а не отдельно от него. Для соблюдения этого принципа необходимо листы ознакомления нумеровать и прошивать вместе с самим документом. Данный способ является наиболее доказательным в судебном споре.
Пример:
Положение об оплате труда и премировании состоит из _____ листов включая пронумерованные листы ознакомления.
Лист ознакомления:
| № п/п | ФИО | Подпись (подтверждающая, что работник был ознакомлен с текстом данного внутреннего локального нормативного акта и согласен его выполнять и руководствоваться им в трудовой деятельности). | Дата ознакомления (проставляется собственноручно работником) |
2. Косвенное ознакомление.
Оформив ознакомление с внутренними локальными нормативными актами отдельно от самого документа, опосредованно через другой документ.
Самыми распространенными вариантами такого ознакомления являются следующие:
2.1. Оформление отдельно листа ознакомления со всеми внутренними локальными нормативными актами:
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
От «__»_______ 200_ г. №____
Сотрудника___________________
С внутренними локальными нормативными актами
| Документ | Подпись работника, подтверждающая факт ознакомления сотрудника | Дата ознакомления (проставляется собственноручно работником) |
| Правила внутреннего трудового распорядка | ||
| Коллективный договор | ||
| Положение по защите персональных данных | ||
| Инструкция по охране труда | ||
| Должностная инструкция | ||
| Положение по оплате труда и премировании сотрудников | ||
| Положение о структурном подразделении | ||
| Положение об аттестации | ||
| И др. |
Работник кадровой службы Подпись Расшифровка подписи
2.2. Оформление реквизита «подпись ознакомления с внутренними локальными нормативными актами» в других документах, например, трудовом договоре. Пример:
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
«___»_____________200___г №_______
Москва
ТЕКСТ трудового договора….
7. Реквизиты сторон
Работник Работодатель
Второй вариант трудового договора на руки получил:
Подпись работника Собственноручно проставленная дата
С правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлен до подписания трудового договора:
Подпись работника Собственноручно проставленная дата
С должностной инструкцией ознакомлен до подписания трудового договора:
Подпись работника Собственноручно проставленная дата
2.3. Оформив ознакомление сотрудников через журнал регистрации ознакомлений сотрудников с данным внутренним локальным нормативным актом.
Пример журнала:
| Дата | ФИО и должность | С должностной инструкцией ознакомлен: | С правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлен: | С положением об оплате труда и премировании ознакомлен: | И др. | |||
| Подпись сотрудника | Собственноручно проставленная дата ознакомления | Подпись сотрудника | Собственноручно проставленная дата ознакомления | Подпись сотрудника | Собственноручно проставленная дата ознакомления | |||
