Ознакомление работников с локальными нормативными актами. Документирование конфликтных ситуаций. Судебная практика.

 

В случае трудового конфликта особенно важно для работодателя доказать факт ознакомления сотрудника с тем или иным документом. Во всех случаях вместе с подписью работника под документом должны быть проставлена его собственноручная дата ознакомления.

Для этого работодателю необходимо организовать в компании следующие процессы:

a. Ознакомление при приеме на работу сотрудников под подпись со всеми внутренними локальными актами до подписания трудового договора (ст. 68 Трудового кодекса).

b. Ознакомление сотрудников под подпись при внесении изменений, дополнений в действующие внутренние локальные нормативные акты (ст. 22 Трудового кодекса)..

c. Создать систему регистрации документов, которая бы подтверждала факт создания того или иного внутреннего документа в установленные сроки.

d. Создать систему документирования конфликтных ситуаций с соблюдением всех требований установленных в трудовом законодательстве (ст. 193 Трудового кодекса).

Оформить факт ознакомления сотрудника с внутренними локальными нормативными актами можно несколькими способами:

1. Прямое ознакомление.

Оформив реквизит «Подпись сотрудника, ФИО, собственноручная дата» непосредственно под документом, как это отражено на примерах внутренних локальных нормативных актов выше.

В данном случае очень важно, чтобы подпись с ознакомлением или, если сотрудников с данным документом будет знакомиться большое количество, лист ознакомления были сделаны непосредственно на документе, а не отдельно от него. Для соблюдения этого принципа необходимо листы ознакомления нумеровать и прошивать вместе с самим документом. Данный способ является наиболее доказательным в судебном споре.

Пример:

Положение об оплате труда и премировании состоит из _____ листов включая пронумерованные листы ознакомления.

 

Лист ознакомления:

 

№ п/п	ФИО	Подпись (подтверждающая, что работник был ознакомлен с текстом данного внутреннего локального нормативного акта и согласен его выполнять и руководствоваться им в трудовой деятельности).	Дата ознакомления (проставляется собственноручно работником)

2. Косвенное ознакомление.

Оформив ознакомление с внутренними локальными нормативными актами отдельно от самого документа, опосредованно через другой документ.

Самыми распространенными вариантами такого ознакомления являются следующие:

2.1. Оформление отдельно листа ознакомления со всеми внутренними локальными нормативными актами:

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

От «__»_______ 200_ г. №____

Сотрудника___________________

С внутренними локальными нормативными актами

Документ	Подпись работника, подтверждающая факт ознакомления сотрудника	Дата ознакомления (проставляется собственноручно работником)
Правила внутреннего трудового распорядка
Коллективный договор
Положение по защите персональных данных
Инструкция по охране труда
Должностная инструкция
Положение по оплате труда и премировании сотрудников
Положение о структурном подразделении
Положение об аттестации
И др.

Работник кадровой службы Подпись Расшифровка подписи

2.2. Оформление реквизита «подпись ознакомления с внутренними локальными нормативными актами» в других документах, например, трудовом договоре. Пример:

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

«___»_____________200___г №_______

Москва

ТЕКСТ трудового договора….

7. Реквизиты сторон

Работник Работодатель

Второй вариант трудового договора на руки получил:

Подпись работника Собственноручно проставленная дата

С правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлен до подписания трудового договора:

Подпись работника Собственноручно проставленная дата

С должностной инструкцией ознакомлен до подписания трудового договора:

Подпись работника Собственноручно проставленная дата

2.3. Оформив ознакомление сотрудников через журнал регистрации ознакомлений сотрудников с данным внутренним локальным нормативным актом.

Пример журнала:

Дата	ФИО и должность	С должностной инструкцией ознакомлен:	С правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлен:	С положением об оплате труда и премировании ознакомлен:	И др.
Подпись сотрудника	Собственноручно проставленная дата ознакомления	Подпись сотрудника	Собственноручно проставленная дата ознакомления	Подпись сотрудника	Собственноручно проставленная дата ознакомления