В сношениях с иностранными представительствами, с МИД соответствующей страны используются обычно документы которые характерны вообще для дипломатической переписки. Речь идет прежде всего о нотах — вербальных и личных, памятных записках, меморандумах и др.
Вербальные ноты не имеют личной подписи, они исходят от посольства или МИД непосредственно и составляются в третьем лице. При оформлении вербальных нот на них проставляется порядковый номер, дата, отправитель и город отсылки. Нота скрепляется печатью учреждения, посылающего ее (посольства или МИД). Личные ноты имеют форму листа, составленного в первом лице, и подписываются послом Памятные записки обычно вручаются при посещении послом министерства. Памятная записка не имеет номера и не снабжается печатью, но имеет дату и город отсылки; на чистом листе бумаги излагается содержание того заявления, которое было сделано устно в безличных выражениях («сообщается», «возбуждается просьба»). Иногда бывает, что посол сделает министру то или другое заявление в устном порядке, но министр просит его- прислать об этом памятную записку. Тогда это заявление оформляется в виде письменного документа и посылается в МИД, но, как правило, памятные записки не посылаются, а вручаются лично. Меморандум — это обычно более обширный документ, охватывающий целую проблему или даже несколько проблем. Он не имеет также номера и является в большинстве случаев документом для обсуждения, для дальнейших переговоров. Меморандум является либо приложением к личной или вербальной ноте, либо самостоятельным документом, пересылаемым с курьером или вручаемым лично.
Содержание и формы этих дипломатических документов тщательно отрабатываются, ибо они представляют собой изложение взглядов правительства на проведение определенной политической линии, которое оказывает влияние на развитие отношений между государствами, а нередко и на развитие международной обстановки вообще.
Дипломатические документы — ноты, меморандумы, памятные записки, заявления, коммюнике и др. — всегда рассчитаны на возможную публикацию и должны быть скрупулезно обработаны, чтобы успешно служить этой большой цели.
Помимо указанных выше документов дипломатического общения дипломатическая практика последних десятилетий знает и такой вид дипломатических документов, как ли чные послания глав государств и правительств, руководителей политических партий, стоящих у власти, в которых ставятся коренные вопросы политики данного государства и обсуждаются проблемы, имеющие важное значение для всего мирового развития.
Кроме перечисленных выше дипломатических документов в ходе переговоров оформляются такие важные дипломатические документы, как договоры, соглашения, конвенции, протоколы.
Необходимо также сказать несколько слов о документах внутренних, которые готовят обычно само посольство или другие дипломатические представительства
Документами обобщающего характера являются отчеты посольства.
Следующим документом, который составляется в посольствах, являются политические письма посла, направляемые в центр.
Другой вид документов — это справки по различным вопросам, например о политических партиях, о съездах партий, справки, Важным документом являются записи бесед работников посольства или МИД с политическими деятелями и дипломатами.
Следует упомянуть еще обзоры прессы как за определенный промежуток времени, так и по определенным вопросам, месячные, квартальные, годовые, где перечисляются основные статьи, основные важные сообщения, которые появились в печати страны пребывания за определенное время. Из этих обзоров обычно делаются выводы, характеризующие политику правительства или важные события, происшедшие за истекший период в данной стране.
