Алгоритм 4.2.2. Сортировка данных.

 

Рис. 11 Диалоговое окно Сортировка

1. Открыть Обобщенный документ (рис. 10) 2. Поместить курсор в любую заполненную ячейку 3. Выбрать в меню Данные, Сортировка. 4. В диалоговом окне Сортировка диапазона (рис.11) выбрать сначала Дата, затем Отдел, в последнюю очередь – Исполнитель. (Переключатель “По возрастанию” должен быть установлен) 5. Нажать ОК. 6. Выделить столбец А 7. Выполнить команду Вставка, Столбец. 8. В ячейку А2 ввести название вводимого столбца (№п\п). 9. В ячейку А3 ввести 1. 10. Нажать кнопку По центру. 11. Выделить ячейки столбца А для заполненных строк (А3:А18) 12. Выполнить команду Правка, Заполнить, Прогрессия 13. Нажать ОК. 14. Снять выделение 15. В строке 1 название документа Обобщенный документ заменить на Календарный план 16. Выполнить команду Файл, Сохранить как. 17. Присвоить имя файла Календарный план (рис. 12)

Диапазона

 

Рис 12. Календарный план

 

Формирование рабочих планов

Документы, необходимые для практической работы, будем называть рабочими планами. Необходимые рабочие планы формируются на основании полученного календарного плана по правилам работы с базами данных. Наиболее часто рабочие планы формируются для:

· Заданных периодов времени;

· Подразделений организации;

· Конкретных исполнителей.

Формирование рабочих планов производится в два этапа:

· Поиск нужной информации в календарном плане;

· Оформление рабочих планов.

При работе с Календарным планом его столбцы будем называть полями, строки - записями, а под поиском будем понимать такие записи, которые удовлетворяют требованиям, вводимым для полей. Требования, назначаемые при поиске полей, называются критериями поиска. В общем случае, критерий поиска может включать несколько условий, соединяемых И или ИЛИ. При выборе И должны быть выполнены все введенные условия. При выборе ИЛИдолжно быть выполнено хотя бы одно введенное условие.

Условия могут относиться как к одному, так и к нескольким полям. Примеры ввода таких условий для одного поля рассматриваются в алгоритме 4.3.1., а для нескольких полей – в алг. 4.3.3

 

Алгоритм 4.3.1. Формирование рабочих планов с помощью Автофильтра.

1. Вызвать на экран Календарный план (рис. 12)
2. Выделить таблицу (с заголовками граф, но без названия).
3. Выполнить команду Данные, Фильтр. На экране – в каждом имени поля появилась стрелочка.
4. При выполнении поиска установить курсор на стрелку того поля, по которому нужно произвести поиск. В нашем случае выбираем поле Дата-план.

5. На экране в списке Дата-план помещается перечень значений всех записей, находящихся в этом поле. Для ввода не одной, конкретной даты, а периода времени, необходимо: · Выбрать опцию Условие. Появляется диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис.13). · Ввести начальную и конечную даты временного периода (рис. 13). 6. Нажать кнопку ОК. На экране – результат поиска (рис.14) – искомый рабочий план. Скопировать результат в новый файл с именем «План на сентябрь». Сохранить его в папке Рабочие планы.

Рис. 13.

 

Рис. 14. Результат поиска работ для заданного периода времени.

 

Для восстановления исходного Календарного плана необходимо выполнить действия, описанные в алгоритме 4.3.2.