Алгоритм 2.1. Создание формы исходного документа

Алгоритм 1.1. Формирование структуры папок

Уровень	Папки
	СИСТЕМА
	Рабочие планы

Рис.1.

Алгоритм 1.2. Создание структуры папок

1. Выполнить команду Пуск, Программы, Проводник. На экран выводится окно Проводник.
2. В своей папке на сервере выполнить команду Файл, Создать, Папка.
3. Ввести имя головной папки Система. На экране видно, что в Вашей папке на сервере создана папка Система. После создания головной папки можно приступать к созданию структуры папок.
4. Выделить папку Система на левой панели окна Проводник.
5. Выполнить команду Файл, Создать, Папка.
6. Ввести имя папки 2- го уровня – документы системы. Аналогично создается вся структура папок.

На этом создание структуры заканчивается и можно перейти к работе с документами и определить содержание папок. Созданные папки должны содержать следующие файлы:

· Документы системы:

Входящий журнал;

Опись внутренних документов;

Поручения руководителя.

· Планирование работ:

Обобщенный документ;

Календарный план.

· Рабочие планы:

Сводный план;

Планы работ по времени для отдела, для сотрудников;

Планы с учетом трудоемкости работ;

Определение статистических характеристик времени выполнения работ.

· Контроль исполнения:

Определение отклонений от сроков выполнения работ;

Фактическое состояние работ;

Учет рабочих дней;

Определение нормативов на выполнение работ.

Создание форм исходных документов

Создание исходных документов начнем с Журнала входящей документации, форма которого приведена на рис.2. В этой форме в графе Носитель для бумажных документов следует указывать «бум», а в графу Папка вводить номер дела, в котором находится данный документ.

Для файлов в графе Носитель указывается файл, в графе Папка – имя папки, в которой находится файл, а в графе Место хранения – имя файла.

В графе Закладка при создании закладки указывается Есть.

В форме Поручения руководителя (рис.4) записываются те задания, которые не оформлены как внутренние документы и поэтому не включены в опись внутренних документов (рис.3).

Следует иметь в виду, что как перечень форм, так и их содержание не являются чем-то незыблемым. Естественно, что исходя из потребностей организации, которая занимается управлением работами, они могут изменяться.

Рассмотрим создание формы исходного документа на примере Журнала входящей документации (рис.2.).

Алгоритм 2.1. Создание формы исходного документа

1. Запустить EXCEL.
2. Создать форму (рис.2.)
3. В столбцы, содержащие даты, ввести формат дат:

· Выделить столбцы B и F

· Выполнить команду Формат, Ячейки

· На вкладке число выбрать числовой формат Дата и его тип.

1. Заполнить созданную форму данными, приведенными на рисунке 2.
2. Выполнить команду Сохранить как.
3. В поле Папка ввести имя папки в соответствии со структурой, приведенной на рис. 1. Документы системы
4. В поле Имя файла ввести присваиваемое имя. (Входящий журнал)

Рис. 2 Журнал входящей документации

 

 

 

Рис. 3. Опись внутренних документов

 

 

Рис. 4. Поручения руководителя.

 

Защита файлов

Для защиты документов от несанкционированного доступа могут быть использованы два независимых друг от друга вида защиты:

Защита файла от доступа.

Защита файла от внесения изменений

Работы, связанные с защитой файла от доступа включают три задачи:

Назначение защиты от доступа к файлу

Снятие защиты

Эти задачи решаются с помощью алгоритмов 3.1. – 3.2.