| Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558).
|
| Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации": п. 1 ст. 17.
|
| Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте»: ст. 29.
|
| Налоговый кодекс РФ: пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24.
|
Рисунок 5.23 – Нормативные акты, регулирующие хранение документов
| ТРЕБОВАНИЯ К ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА
|
| Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерская (финансовая) отчётность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, не менее пяти лет после отчёта года.
|
| Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учёта и их защиту от изменений.
|
| Документы учётной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учёта, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в последний раз.
|
Рисунок 5.24 – Требования закона о бухгалтерском учёте к хранению
документов [4, ст. 29].
| ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА
|
| Организуется с целью обеспечения полной сохранности документов и при необходимости использования.
|
| В течение отчётного года документы хранятся в текущем архиве в бухгалтерии.
|
| Документы должны храниться бухгалтерии в специальном помещениях или закрывающихся шкафах.
|
| По окончании отчётного года документы передаются в общий архив.
|
| Сохранность документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает лицо, на которое возложение ведение бухгалтерского учёта.
|
Рисунок 5.25 – Общие сведения о хранении документов
Таблица 5.3 – Сроки хранения документов (извлечение) [5]
| Наименование документа
| Срок хранения документа
| Примечание
|
| Бухгалтерская (финансовая) отчётность:
а) сводная годовая (консолидированная)
б) годовая
в) квартальная
г) месячная
|
Постоянно
Постоянно
5 л. (1)
1 г. (2)
| При отсутствии годовых – постоянно (1).
При отсутствии годовых квартальных – постоянно.
|
| Документы учётной политики (рабочий план счетов, формы первичных учётных документов и др.)
| 5 л.
|
|
| Регистры бухгалтерского учёта
| 5 л. (1)
| При условии проведения проверки (ревизии) (1)
|
| Первичные учётные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей
| 5 л. (1)
| При условии проведения проверки (ревизии) (1)
|
| Счета-фактуры
| 4 г.
|
|
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов
| 5 л.
| После замены новыми (1)
|
| Свидетельства о постановке на учёт в налоговых органах
| Постоянно
|
|
| Налоговые декларации (расчёты) юридических лиц по всем видам налогов
| 5 л.
|
|
| Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчётности
| 5 л. (1)
| При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности – постоянно.
|
| Лицевые карточки, счета работников
| 75 л.
|
|
| Образцы подписей материально-ответственных лиц
| До минования надобности (1)
| Не менее 5 л.
|
| Трудовые договоры (служебные контракты)
| 75 л.
| После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности,-75 л.
|
| Личные карточки работников, в том числе временных работников
| 75 л.
|
|
| Командировочные удостоверения
| 5 л. (1)
|
|
| Приказ об отпуске
| 75 л.
|
|
| Расчётно-платёжная ведомость
| 5 л.
|
|
| И т. д. согласно перечню типовых управленческих архивных документов
|
|
|
| НОРМА ПРАВА И ВИД НАКАЗАНИЯ
|
| Кодекс РФ об административных правонарушениях
|
| ШТРАФ за отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учёта (ст. 120):
§ 10000 руб. если нарушения совершенные в течение одного налогового периода;
§ 30000 руб. если нарушения совершенные в течение более чем одного налогового периода.
|
| ШТРАФ за нарушение АО или ООО сроков хранения документов (ст. 13.25):
§ От 2500 до 5000 руб. – для должностных лиц;
§ От 200000 до 300000 руб. – для юридических лиц.
|
| ШТРАФ за нарушение порядка и сроков хранения учётных документов, приведших к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 % (ст. 15.11):
§ От 2000 до 3000 руб. –для должностных лиц.
|
Рисунок 5.26 – Ответственность за нарушение сроков хранения документов
