Обзор современных ЕСМ-систем

Рис.24. Пирамиды информации

Традиционная функциональность систем управления корпоративными ресурсами (ERP) предусматривала работу, в первую очередь, с измеримыми показателями и структурированными данными. Объектами учета и управления являются такие сущности, как финансы, основные фонды, персонал, запасы, заказы и т.д., поскольку эффективность их использования оказывает непосредственное влияние на рентабельность бизнеса. Под документом обычно понимается просто экранная форма, а профессиональная работа собственно с документами (для которых даже было придумано специальное название - бизнес-документы) как с существенно неструктурированными объектами, рассматривается как выходящая за функциональные рамки ERP-системы. Однако потребности бизнес-пользователей заставили производителей ERP всерьез рассмотреть задачу управления неструктурированной информацией, развитие технологии обеспечило возможности хранения промышленных объемов документов и удобные пользовательские интерфейсы, и, наконец, бизнес-сообщество осознало, что эффективное управление документами может повысить продуктивность сотрудников и обеспечить соответствия требованиям регулирующих деятельность предприятия государственных и отраслевых органов.

Таким образом, управление документами вышло за рамки корпоративных систем управления контентом (ECM - Enterprise Content Management System), перестало быть только ИТ-задачей, и превратилось в полноценную бизнес-задачу, от решения которой может зависеть не только положение на рынке, но и само существование компании.

Рис.25. Среда управления корпоративным контентом

Управление корпоративным информационным контентом (англ. Enterprise content management, ECM) — управление документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия.

В данном контексте информация (контент) предполагается слабо структурированной — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.

По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

· управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;

· управление образами документов (англ. document imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами;

· управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;

· управление потоками работ (workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;

· управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;

· управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;

· управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;

· документо-ориентированное взаимодействие (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Аналитическая компания Gartner опубликовала очередное исследование рынка корпоративных систем управления контентом. Результаты всестороннего анализа специалисты Gartner, как обычно, представили в форме «магического квадранта» (данные 2012 года).

В основную группу лидеров по итогам прошедшего года вошли Microsoft с его SharePoint 2010, а также такие крупные игроки, как IBM и Oracle. Все компании являются достаточно сильными в своем сегменте, хотя всем им все еще есть, над чем поработать в ближайшем будущем.

Определяя границы рассматриваемого рынка, Gartner описывает Enterprise Content Management (ECM), как инструмент для реализации стратегического подхода к управлению корпоративной информацией. По мнению аналитиков, продукты ECM способны повысить эффективность деятельности предприятия, стимулировать совместную работу сотрудников и облегчить обмен информацией.

На сегодняшний день набор инструментов ECM чаще всего представляет комплект тесно взаимодействующих между собой приложений, действующих на разных стадиях «жизненного цикла» информации. Хотя в рамках ECM подобные инструменты решают общую задачу, они могут продаваться или использоваться отдельно.

Среди основных компонентов Gartner выделяет:

· Инструментарий для управления документами, включающий в себя средства для их регистрации, контроля версий документов, обеспечения безопасности и оказания библиотечных услуг (в исследовании Gartner эти инструменты учитывались с «весом» 15%).

· Приложения для обработки изображений, обеспечивающие захват, преобразование и хранение изображений бумажных документов. Обычно состоит из двух компонент: инструментария для захвата изображения (аппаратное и программное обеспечение для сканирования; технологии распознавания), часто реализованного в форме партнерства с решением стороннего поставщика, а также инструментария для сохранения изображений отсканированных документов в специальном хранилище (инструменты учитывались с «весом» 18%).

· Инструменты управления бизнес-процессами, включающие в себя средства маршрутизации задач, назначения исполнителей и изменения состояния заданий, а также средства контроля исполнения. Форма реализации инструментов может быть самой разной – от простого утверждения готовых документов, до графических конструкторов бизнес-процессов с учетом параллельной и последовательной маршрутизации (инструменты учитывались с «весом» 22%).

· Средства автоматизации процедур долгосрочного хранения, а также инструменты для обеспечения соответствия правовым отраслевым нормам (инструменты учитывались с «весом» 13%).

· Инструменты управления веб-контентом (WCM), включая различные возможности для создания веб-страниц (шаблоны и т.п.), функционал документооборота и управления изменениями (инструменты учитывались с «весом» 7%).

· Социальный функционал для совместного использования документов, управления знаниями, прочие средства совместной работы и поддержки проектных групп (в том числе блоги и вики). Аналитики Gartner отмечают, что на сегодняшний день потребность в этой группе инструментов растет на предприятиях наиболее активно (инструменты учитывались с «весом» 15%).

· Прочие компоненты, в том числе, управление шифрованными активами, электронные формы, поиск, аналитика, архивирование информации и т.п. (компоненты учитывались с «весом» 10%).

В список лидеров рынка формально попали 6 компаний. Три из них (Hyland Software, EMC и OpenText) находятся практически на границе сектора провидцев. Уверенное лидерство удерживают лишь Microsoft, IBM и Oracle.

Крупнейшим поставщиком ECM-решений, по данным аналитической компании, является IBM. Естественно, для развития этого направления корпорация активно использует свои позиции поставщика инфраструктурных решений. Среди сильных сторон IBM – гибкая и проверенная временем масштабируемость продуктов, а также глубокая интеграция в ECM-решения социальных инструментов.

Рис.26. Среда управления корпоративным контентом

Правда, «ложкой дегтя» все еще можно назвать сложный процесс развертывания программного обеспечения (процесс остается таковым для многих пользователей, несмотря на появление автоматизированных инструментов). Кроме того, цена продуктов достаточно высока, так что пока компания не может серьезно конкурировать на рынке решений для малого и среднего бизнеса (где есть на сегодняшний день большой потенциал для роста). В качестве еще одного недостатка аналитики Gartner указывают отсутствие внятной облачной стратегии развития решения.

Еще один лидер, Microsoft, предлагает на этом рынке достаточно сильную платформу, получившую широкое распространение - SharePoint 2010. Как обычно, аналитики Gartner перечислили несколько предупреждений в отношении продукта. В первую очередь, несмотря на массу преимуществ SharePoint 2010 и развернутый встроенный функционал, по словам аналитиков Gartner, многим их клиентам все еще приходится дополнять SharePoint различными решениями сторонних разработчиков, хотя во многих из областей они ожидают родного инструментария. Плюс продукта заключается в том, что его популярность создала вокруг SharePoint достаточно обширную экосистему, так что пользователю, ищущему частное решение своей проблемы, есть, из чего выбрать. Кроме того, решение некоторых проблем ожидается в SharePoint 2013. Во-вторых, масштабные предприятия сетуют на то, что продукт достаточно сложно заставить работать в географически распределенной среде. В-третьих, некоторые клиенты испытывают затруднения с модернизацией ранних версий к SharePoint 2010, даже с учетом того, что некоторые партнеры предлагают инструменты для автоматизированной миграции. Ну и, в-третьих, Gartner считает, что подобный продукт требует более сильной экосистемы, чем есть сейчас у Microsoft. Правда, последнее предупреждение частично нивелирует уже давно обнародованная облачная стратегия развития продукта.

Oracle с его Enterprise Content Management Suite 11g – третий серьезный игрок этого рынка. Основное преимущество этого решение – интеграция с программным стеком Oracle (как для Microsoft остается преимуществом возможность взаимодействия с офисными продуктами). Модель продаж и обслуживания решений у Oracle таковы, что компания продолжает наращивать свою долю на рынке. Кроме того, разработчик серьезно заявил о себе на смежном рынке портальных решений. Правда, продукты Oracle плохо взаимодействуют со сторонними решениями. Кроме того, стратегия Oracle, по оценкам Gartner, не так сильна, как у двух других лидеров. Таким образом, их потенциальные клиенты чаще обращаются к другим поставщикам.