Технологии электронного документооборота

Переход к электронному документообороту радикально повышает производительность труда информационных работников, позволяя сотрудникам, взаимодействующим внутри подразделений предприятия, избежать дублирования функций.

Первые системы электронного документооборота (СЭД) состояли из трех частей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматизации деловых процессов.

Система управления документами обеспечивает интеграцию с приложениями, хранение данных на разных устройствах, распределенную обработку данных, поиск, индексацию электронных документов, коллективную работу с электронными документами.

Разнообразие электронных документов на предприятии порождают используемые приложения: общего назначения (Word, Excel, Access и др.) и предметные (бухгалтерский учет, расчеты с поставщиками, финансовый анализ и др.). Интеграция с ними осуществляется на уровне операций с файлами, т.е. операции приложения - открытие, закрытие, создание, сохранение и др. - замещаются соответствующими операциями системы управления документами. Интеграция выполняется автоматически. Ее достоинство в том, что сохраняются принятые в организации виды документов.

Следующей задачей является обеспечение хранения электронных документов на разных носителях (серверах, оптических дисках, библиотеках-автоматах и т.д.). К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения информации, чтобы факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в зависимости от важности и актуальности информации. Для этого используют технологии информационных хранилищ HSM и Data Migration - автоматической миграции документов.

Для обеспечения распределенной обработки данных в режиме реального времени (on-line) можно по сети посредством запросов, объединенных в транзакции, получить данные из информационного хранилища. Можно посредством Web-сервера предприятия подсоединиться к интернет и тем самым получить доступ к удаленным данным. Можно в почтовом режиме (off-line) по электронной почте послать запрос в информационное хранилище, задав критерии выбора данных. По этим критериям будет сформирован список документов и переправлен пользователю. Этим способом коммерческая служба может оказывать информационные услуги.

Для организации быстрого поиска документов используется их индексация. Система индексации может быть атрибутивной или полнотекстовой.

При атрибутивной индексации электронному документу присваивается некий набор атрибутов, представленных текстовыми, числовыми или иными полями, по которым выполняются поиск и доступ к искомому документу. Обычно это выглядит как карточка в каталоге библиотеки, на которой записаны имя автора, дата, тип документа, несколько ключевых слов, комментарии. Поиск ведется по одному или нескольким атрибутам (полям), либо по всей совокупности.

При полнотекстовом индексировании все слова, из которых состоит документ, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов, заносятся в индекс. Тогда поиск возможен по любому входящему слову или их комбинации. Возможна комбинация методов, что усложняет систему, но упрощает пользователю работу с ней.

Заметим, что поиск в интернете организован аналогично.

Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами. Для предотвращения одновременного редактирования документа двумя или более пользователями приоритет отдается пользователю, первому открывшему документ. Все остальные пользователи работают с документом в режиме «только для чтения».

Так как многие пользователи могут редактировать и вносить изменения в документ, им выдаются полномочия на редактирование документа, все изменения протоколируются, чтобы дать возможность Администратору отследить этапы прохождения документа через инстанции и его эволюцию.

Каждому сотруднику назначается пароль и право доступа. Права доступа также разделяются. Одни могут выполнять полное редактирование и уничтожение документа, другие - только просматривать. Третьим разрешен доступ к отдельным полям документа.

Если приходится иметь дело с документом не в текстовом формате, а в виде факсимильного изображения (например, фото), то его редактирование невозможно, перевод в текстовый формат не рационален. Тогда как бы накладывается второй, «прозрачный», слой с комментариями и изменениями. При этом комментарии поддаются редактированию обычным образом.

Для реализации большинства функций управления документами используют EDMS-сервер (Electronic Document Management System). Примером системы управления документами является DOCS OPEN корпорации PC DOCS.

Вторую часть электронного документооборота составляет система массового ввода бумажных документов. Эта система предназначена для массового ввода бумажных документов архива посредством сканирования и перевода их в электронный вид посредством выполнения операций выравнивания изображений, чистки, подготовки документа к распознаванию, распознавания, формирования задания.

В контексте обработки документы делятся на две группы — просто документы и формы. Формы, в отличие от просто документов, содержат массу избыточной, с точки зрения электронной обработки, информации. К ней относятся пиктограммы, графление, подписи и т.д. Также возникают трудности, когда элементы букв пересекаются с элементами форм. В этих случаях выполняют операцию подготовки документа к распознава нию.Элементы форм удаляют так, чтобы не пострадал текст.

Для выполнения операции распознавание разработано большое число систем распознавания, которые можно разделить на два класса: системы оптического распознавания OCR, которые работают только с полиграфическим текстом, и интеллектуальные системы распознавания ICR, работающие с рукописным текстом. Системы ICR распознают также штрих-коды, специальные метки. Системы распознавания относятся к транзакционным OLTP-системам. В последнее время системы массового ввода печатных документов получили название OCR-систем.

Для каждого документа, прошедшего систему массового ввода, создается задание. Задания содержат их статус, параметры, маршрут движения документа (workflow). Изменение статуса задания означает переход к выполнению следующей операции: задание выбрано на исполнение, ожидает, получено адресатом, прочитано, активно, завершено и др. Совокупность операций обработки задания оформляется как транзакция к серверу баз данных.

Параметры задания задают роль сотрудника, его полномочия и права, срок исполнения документа, штрафные санкции в случае нарушения срока исполнения, бизнеспроцессы (деловые операции и информационные потоки), выполняемые в ходе делового процесса и т.д.

Маршрут движения содержит набор сведений о документе: перечень сотрудников, участвующих в его обработке, или последовательный список исполнителей.

Задания размещаются на сервере баз данных. Они содержат информацию, позволяющую управлять движением документа и выполнением действий над ним.

После того, как документ распознан, он поступает в систему управления документами, где проводится его индексация.

Часть операций системы массового ввода реализуется программно, другая — сервером. Для обеспечения перечисленных операций выделяют сервер приложений, сервер сканирования и предварительной обработки изображений, сервер обработки изображений и распознавания (OCR-сервер или ICR-сервер). Число серверов может быть различным, для их координации используются серверы баз данных.

Во многих системах функции управления документами и массового ввода совмещены. Примером такой системы является система «Ефрат» корпорации Cognitive Technologies.

Третья часть электронного документооборота — автоматизация деловых процессов (АДП). Она предназначена для моделирования деятельности каждого сотрудника, работающего с электронными документами. Состоит из графического редактора, модуля преобразования карт деловых процессов в конкретное АДП-приложение, модуля управления деловыми процессами.

Введем ряд определений.

Для описания деятельности сотрудников предприятия используются методы моделирования, способные учесть большинство ситуаций, которые могут возникнуть в реальной жизни. Моделированиеозначает метод исследования процессов и явлений на их моделях. Для описания сложных деловых процессов (бизнес-процессов) разрабатывают модель бизнеса. Модель бизнесадает образ основных хозяйственных процессов (бизнес-процессов) предприятия, рассматриваемых в их взаимодействии с информационной средой. Бизнес-процессопределяет деловые операции и информационные потоки в процессе обработки электронного документа одним сотрудником.

Бизнес-процессы не имеют жесткой структуры и меняются по самым разным причинам - внешним и внутренним. Внутренние причины обусловлены желанием оптимизировать деловые процессы с целью высвобождения ресурсов и экономии средств. Внешние - определяются рынком, законами, конкуренцией и т.д.

Есть разные методы описания бизнес-процессов. Наиболее используемая - методология направленного графа. Для каждого бизнес-процесса разрабатывается модель, аналогичная гипертекстовой модели. В вершинах графа (узлах) указываются имена бизнес-процессов, ребра служат указателями бизнес-процессов из задания. Для обработки моделей разработаны графические редакторы. Графический редактор обрабатывает задания, формирует и размещает карты деловых процессов в базу карт деловых процессов.

Модуль преобразования обрабатывает карты деловых процессов и формирует конкретное АДП-приложение. АДП-приложение моделирует деятельность (деловой процесс) одного сотрудника и ориентировано не на конкретного человека, а на роль, которую он исполняет. Это дает возможность динамически переназначать сотрудников на роли, вводить новые, удалять ненужные, что позволяет гибко реагировать на изменения, происходящие на предприятии, управлять заданиями, направляя их определенной ролевой категории сотрудников.

Сформированные АДП-приложения поступают на выполнение. Работает модуль управления деловыми процессами. Он запускает на выполнение АДП-приложения и управляет их работой. АДП-приложение создает рабочее пространство сотрудника и его интерфейс: окно входящих заданий и окно исходящих заданий. Для каждого задания показываются его параметры и статус. АДП приложение обеспечивает сотруднику выполнение его рабочих функций, при этом сотрудник может не знать местонахождение электронного документа, порядка прохождения его по инстанциям, этапов жизненного цикла документа, применяемых бизнес-операций и многого другого. В процессе своей деятельности сотрудник может использовать любые офисные и предметные приложения, работать одновременно с несколькими базами данных, строить или изменять маршрут движения (workflow), редактировать электронные документы, выполнять деловые операции. При этом обеспечивается контроль исполнительской дисциплины и уведомление о штрафных санкциях.

Модуль управления деловыми процессами обеспечил возможность планирования и распределения работ между сотрудниками, отслеживания исполнения бизнес-процессов, назначения штрафных санкций в случае неисполнения работы в указанный срок, планирования производственных совещаний, встреч и других деловых мероприятий. Тем самым он реализует исполнительскую управляющую систему ЭИС на уровне каждого сотрудника предприятия. Он автоматизирует разделение работ между сотрудниками на основании бизнес-процессов, автоматизирует маршрутизацию электронных документов, контролирует исполнение деловых операций сотрудниками, сокращает циркуляцию бумажного потока на предприятии. Тем самым модуль управления деловыми процессами автоматизирует управление работой всей организации.

Так как в основе модуля управления деловыми процессами лежат алгоритмы маршрутизации, он получил название Workflow-системы. Примерами могут служить системы Action Workflow корпорации Action Technologies, StaffWare. Они ориентированы на технологию клиент-сервер. Для связи с сетью интернет разработаны инструменты Staffware Workflow on World Wide Web, Action Workflow Metro и др.

Эксплуатация систем электронного документооборота, основанных на информационных хранилищах, привела к пониманию, что в документах содержится неструктурированная информация, представляющая до 80% корпоративных знаний. При этом информационные хранилища выполняют преобразование скрытых знаний в явные, т.е. выявляют скрытые закономерности, характеризующие процесс управления организацией. Накопление ретроспективных данных (данных за прошлые годы) в информационных хранилищах снижает стоимость их хранения по сравнению с хранением в базах данных. Хранение в информационном хранилище аналитических данных способствует принятию обоснованных решений на их основе.

Возможность получения знаний привело к появлению технологий управления знаниями, базирующихся на информационных хранилищах и алгоритмах управления деловыми процессами систем электронного документооборота. Произошла конвергенция двух направлений: обработки информации и знаний. Системы управления знаниями и базами знаний до этого существовали самостоятельно в силу специфического представления и назначения знаний. Появились предпосылки создания технологий интеллектуального анализа данных - BIS (Business Intelligence Services).

В контексте излагаемого знания - это интеграция идей, опыта, интуиции, мастерства, обладающая потенциалом для повышения ценности предприятия, его персонала, продукции и услуг в глазах потребителей, клиентов и акционеров благодаря принятию информационно - обоснованных решений и эффективному функционированию организации. Информационные хранилища имеют средства хранения знаний (скрытых закономерностей и зависимостей), извлеченных из баз данных. Системы управления деловыми процессами Workflow обеспечивают автоматизацию выполнения бизнес-процессов и управление маршрутами движения документов и работ.

Управление знаниями подразумевает: идентификацию и анализ доступных и необходимых знаний, а также вытекающее из такого анализа планирование и управление действиями по созданию интеллектуального капитала, обеспечивающего достижение целей организации. Технологический процесс производства интеллектуального капитала заключается в преобразовании существующих в информации знаний в новые по форме и содержанию для использования их в системах поддержки принятия решений.

Некоторая часть таких преобразований может быть исполнена только людьми, другая - программными системами. Для создания технологий интеллектуального анализа данных к функциям электронного документооборота добавляются функции, свойственные именно управлению знаниями.

К традиционным функциям систем электронного документооборота относятся:

· библиотечные службы (хранение содержимого и атрибутов документов, регистрация изменений, обеспечение поиска, средства безопасности);

· управление деловыми процессами (разработка маршрутов движения документов, автоматизация выполнения бизнес-процессов, контроль исполнения документов);

· работа с составными документами (определение структуры, формирование содержания, опубликование);

· интеграция с внешними приложениями (офисными и предметными приложениями, электронной почтой).

К ним добавляются функции управления знаниями:

· автоматизация жизненного цикла документов;

· поддержка принятия решений.

Жизненный цикл представляет собой описание стадий использования документа в ходе делового процесса (история жизни документа) в целях управления этим процессом. Примерами стадий существования документа являются: создание документа, согласование, использование, редактирование, уничтожение, хранение в архиве и др. Для каждой стадии жизненного цикла указываются бизнес-процессы и критерии перехода документа из одной стадии в другую.

Заметим, что жизненный цикл документа и маршрут движения (workflow) -принципиально разные, хотя и тесно связанные между собой понятия. Маршрут движения показывает кто, что, в каком порядке делает в процессе движения документа. Например, на стадии жизненного цикла «согласование документа» могут применяться разные маршруты движения. В то же время в ходе исполнения единственного маршрута документ может пройти несколько стадий своего жизненного цикла.

BIS-технологии интеллектуального анализа данных и поддержки принятия решений реализуют модуль управления жизненным циклом документа и модуль поддержки принятия решений.

Модуль управления жизненным циклом документа содержит объекты и инструментальные средства, используемые для описания всех стадий жизненного цикла документа и управления его «взрослением», начиная с момента его создания, применения, устаревания до архивного хранения.

Модуль поддержки принятия решений реализует деловые интеллектуальные технологии получения аналитических данных, необходимых для принятия обоснованных решений. Они базируются на поиске и извлечении закономерностей и зависимостей данных в базе посредством методов построения деревьев решений, нейронных сетей, статистических методов, искусственного интеллекта, генетических алгоритмов, а также методов отображения полученных знаний. Смысл использования сложного анализа данных сводится к формулировке «получение новой информации из данных». Знания (аналитические данные), извлеченные посредством технологии BIS, хранятся в информационном хранилище. Технологии интеллектуального анализа данных обеспечивают:

· извлечение и накопление информации из внешних источников (файл-серверов, серверов баз данных, почтовых систем, Web-серверов, принадлежащих различным информационным службам университетов, правительственных органов и даже конкурентов, доступным по интернету);

· анализ собранной информации с целью определения ее надежности и соответствия бизнесу на основании собственных внутренних баз данных;

· формирование и предоставление интеллектуального капитала (аналитических данных) сотрудникам предприятия в нужное время в требуемом формате и в соответствии с их ролями и задачами в контексте бизнеса для принятия решений.

· Модуль поддержки принятия решений состоит из графического редактора, системы обеспечения жизненного цикла документов, инструментов извлечения аналитических данных, средств визуального программирования и др.

Для реализации большинства перечисленных функций разработаны специальные серверы, например, EDMS-сервер (Electronic Document Management System).

Использование технологий электронного документооборота и деловых интеллектуальных технологий выбора данных позволили создать подсистемы (приложения) по следующим направлениям:

· маркетинг и сбыт продукции;

· управление качеством;

· управление исследованиями;

· управление финансовыми рисками;

· управление проектами и командами разработчиков и др.

Во всех перечисленных направлениях работ требуется сбор и анализ «внешней» информации, чтобы определить спрос, конкурентов, поставщиков, ресурсы, заказчиков, состояние исследований и новых разработок у конкурентов и т.д. Этим занимаются специальные службы организации.

В то же время модуль поддержки принятия решений позволяет получить требуемую информацию из внешних источников, сравнить ее с внутренней информацией организации (производственные мощности, финансовые возможности, наличие складов, конкурентная способность продукции и т.д.) и передать аналитическую информацию соответствующим службам для принятия обоснованных решений. Этим и объясняется расширение круга новых задач, решаемых с использованием технологий управления знаниями.

Автоматизация процессов сбора и распространения знаний внутри организаций и между ними позволяет глобальным компаниям значительно повышать конкурентоспособность и быстро извлекать выгоду из возможностей, предоставляемых рынком. Заметим, что когда приближается технологический рубеж, т.е. исчерпываются возможности копирования чужих достижений, ключевую роль в повышении продуктивности начинают играть подлинные инновационные достижения. Для превращения идей в полезные продукты требуются люди с солидным высшим образованием и творческим потенциалом.

2.16. Технологии групповой работы и интранет/интернет. Корпоративный контент. СЭД, ЕСМ-системы

Для организации коллективной работы сотрудников разных подразделений организации были разработаны технологии обеспечения групповой работы. Они объединяют средства индивидуального и группового планирования заданий, предметных и офисных приложений, электронной почты, электронного документооборота, автоматизации деловых процессов, календарного планирования, что обеспечивает оптимальное использование людских, временных и информационных ресурсов организации. Технологии групповой работы ориентированы на технологии интранет/ интернет.

Современная компания практически любого размера и профиля деятельности непрерывно порождает, обрабатывает и утилизирует огромное количество информации. Эта информация необычайно разнообразна. С одной стороны, к ней можно отнести бухгалтерские и финансовые записи, а также записи управленческого учета, с другой – документацию системы ДОУ, договоры, документы системы менеджмента качества, техническую и технологическую документацию. И если около 10 лет назад для работы со всей этой информацией компаниям приходилось содержать большой штат специалистов по непрофильной деятельности, то со временем появилось большое количество программных решений, которые функционально обеспечивали автоматизацию управленческого и технического документооборота, бухгалтерского учета, складской, производственной, претензионно-исковой и иных видов деятельности, связанной с управлением корпоративным контентом.

Корпоративный контент – информация, порождаемая организацией в процессе своей деятельности. Под этим словосочетанием, пришедшим к нам из-за рубежа, подразумеваются все типы информации, возникающие в организации: и документы, и записи, и различные типы недокументированных сведений.

Информационные системы, автоматизирующие процессы управления корпоративным контентом, получили название «ECM-системы», ближайшими родственниками таковых решений, используемых у нас в стране и в странах ближнего зарубежья, являются прежде всего системы электронного документооборота, которые за последние годы эволюционировали от простого программного обеспечения, автоматизирующего обработку корреспонденции, управления нормативно-распорядительной документацией и исполнительской дисциплиной, до высококлассных систем, решающих задачи управления корпоративной документоориентированной информацией различных типов. Поэтому в настоящее время в России системы электронного документооборота (СЭД) и системы управления корпоративным контентом (ЕCM) принято считать эквивалентными как по функциональности (Рис.19), так и по занимаемому месту на рынке корпоративных ИС.

Рис.19. Функциональность современной СЭД/ECM-системы

Информационная среда организации

Рис.20. Информационная среда организации

Тем не менее, в зависимости от непосредственных направлений деятельности организации ее информационное пространство (Рис.20) могут составлять различные информационные системы, функциональность которых обусловлена как особенностями бизнеса, так и возрастом компании, типизацией и степенью развития ее системы управления:

· учетные системы – информационные системы, автоматизирующие бухгалтерский и налоговый учет в компании;

· казначейские системы – информационные системы, автоматизирующие процедуры управленческого учета и казначейства;

· системы управления ресурсами (ERP, enterprise resource planning) – информационные системы поддержки управления производственными операциями и ресурсами предприятия. Такая система обеспечивает управление любой ресурсной базой: от управления персоналом (HRM) до управления финансами и складскими запасами. Ключевыми решениями такого типа является, прежде всего, SAP R/3, однако элементы управления персоналом (следует отличать от кадрового делопроизводства) зачастую реализуются и в рамках автоматизации типовых деловых процедур СЭД/ЕСМ-систем;

· системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM, customer relationship management) – информационные системы прикладного класса, предназначенные для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов. CRM – модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности – меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнерах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей;

· e-mail. Сервис электронной почты обеспечивает не только связь между пользователями – работниками организации, но и возможность взаимодействия между пользователями и ИС путем направления пользователям сообщений, содержащих ссылки, выполняющие активные действия в ИСах;

· портал – сайт в корпоративной информационной сети, предоставляющий возможность единого унифицированного доступа к различным его сервисам, в том числе и к перечисленным ранее.

Функционал СЭД/ЕСМ-систем в организации

Если рассмотреть в общем задачи, решаемые современной системой электронного документооборота, то в них входит поддержка любой документоориентированной деятельности организации, а поскольку документ – совокупность зафиксированной информации, поддающейся идентификации, то «полномочия» СЭД/ЕСМ-систем становятся очень широкими. Они включают в себя поддержку различных моделей управления, используемых в организации: директивный менеджмент (распорядительная документация и контроль исполнения поручений), регулярный менеджмент (нормативная документация), процессный менеджмент (WorkFlow и управление произвольными и типовыми документоориентированными процессами предприятия).

Кроме того, СЭД/ECM-системы зачастую отвечают за управление корпоративной эффективностью: на основе оценки эффективности исполнения активностей, их агрегации и представления заинтересованным менеджерам панелей показателей эффективности отдельных процессов, работников, подразделений; а также достижение стратегических целей организации по различным направлениям.

Таким образом, именно функциональность систем электронного документооборота несет в себе задачи поддержки системы менеджмента компании, управления документами, записями и показателями.

Эта черта делает СЭД/ЕСМ-систему ведущей компонентой информационного пространства организации.

Вокруг СЭД-решения консолидируются остальные информационные ресурсы компании, в результате чего из совокупности разрозненных сервисов создается единая информационная структура, сервисы которой предназначены для обеспечения деятельности организации в полном объеме в части как основной, так и обеспечивающей деятельности.

Интеграция компонент системы

Создание эффективного корпоративного информационного пространства организации невозможно без интеграции ее компонент. Именно интеграция позволяет функционально связать две информационные системы, обеспечив возможность обмена между ними документами, данными, событиями и пр.

Таким образом воплощаются, к примеру, механизмы взаимодействия, реализованные между практически любой современной СЭД и учетной системой 1С (Рис.21).

Рис.21. Обмен документами через программный шлюз

Что дает такое решение? Прежде всего, возможность для учетной системы выступать активным участником в автоматизированных workﬂow-процедурах. Рассмотрим возможность такой реализации для прикладного решения, автоматизирующего процесс движения заявки на закупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ) (Рис.22).

1. Работник создает в СЭД заявку на приобретение ТМЦ, сразу указывая расходную статью бюджета, подгружающуюся из казначейской системы.

В заявке он указывает тип и количество ТМЦ по каждой закупаемой позиции, обосновывает необходимость закупки и желаемый срок ее исполнения.

2. На основании введенных данных СЭД/ЕСМ-система высчитывает структуру согласования заявки, которая, к примеру, начнется с согласования с непосредственным начальником заявителя, а в случае, если по указанному счету происходит превышение расхода, согласование также происходит с руководителем направления деятельности.

3. К тому моменту, когда проект заявки попадает на согласование наследственному руководителю заявителя (вычисляется путем проведения логических операций над организационной структурой, введенной в ЕСМ-систему), последнему становятся доступны не только данные, введенные в заявку, но и дополнительные данные, к примеру показатели эффективности выполнения этой процедуры в целом либо позиционно, что позволяет провести корректировку заявки, допустим, разбиением ее на две с различными приоритетами исполнения.

4. В зависимости от непосредственных параметров проекта заявки к ее согласованию может быть подключен финансовый контролер либо другой специалист подразделения казначейства, в задачи которого входит урегулирование финансовой части заявки с особенностью бюджетного режима компании.

5. Далее проект заявки проходит согласование по цепочке, по вееру, либо комбинированно по заинтересованным должностным лицам организации.

При этом вне зависимости от модели согласования для некоторых работников требуются данные учетной системы, к примеру остатки средств по расчетным счетам, которые также загружаются в СЭД из учетной системы.

В случае успешного прохождения согласования проект заявки утверждается в автоматическом режиме либо выделенным руководителем, после чего приобретает распорядительную функцию и является основанием для создания задания на закупку.

6. В задание на закупку вносится информация из заявки в части ТМЦ, а также дополнительные сведения по исполнению поручения закупки в организации: критерии качества и срок исполнения.

7. Работник, выполняющий закупку, по факту ее проведения производит контроль поставки, после чего отчитывается в СЭД о том, что ТМЦ, заявленные к закупке, находятся на корпоративном складе и могут быть получены заявителем.

8. По факту получения уведомления заявитель получает заказанные ТМЦ, о чем ставит отметку в ИС, без которой система продолжит ему напоминать о необходимости выполнения регламентированного действия.

Рис.22. Сквозной процесс прохождения заявки на закупку ТМЦ

Необходимо учитывать при этом, что выполнение каждой операции связано также с тем, что СЭД/ЕСМ-система занимается непрерывным сбором и обработкой показателей эффективности, на основании которых в дальнейшем будут вычислены данные по результативности подразделений и работников.

Рассмотрев процедуру закупки, произведенную посредством интеграции только СЭД с учетной системой, становится очевидным, что при более плотной интеграции корпоративных ИС вокруг системы электронного документооборота становится возможным получение значительного роста эффективности такой информационной структуры относительно разрозненных, неинтегрированных ИС.

Интеграционная шина

Однако разработка интеграционного шлюза между СЭД и каждой ИС является задачей высокозатратной, что снижает эффективность решения в целом.

Решением в этом случае является стандартизация видов документов, данных и событий, которыми могут обмениваться информационные системы, и обеспечение их полноценного взаимодействия с интеграционной шиной в целом, а не с конкретным шлюзом (Рис.23).

Рис.23. Документоориентированная интеграционная шина

Таким образом, в разрозненном состоянии информационные системы, составляющие корпоративное информационное пространство, представляют собой достаточно малоэффективное решение. Выше было показано, что интеграция (объединение этих систем в единую информационную структуру) максимально эффективно может быть произведена вокруг системы электронного документооборота (СЭД/ЕСМ) как инструмента автоматизированной поддержки системы управления компанией. При этом интеграция СЭД с отдельными ИС – компонентами информационного пространства является эффективной только при наличии очень небольшого количества таких ИС и практически исключает развитие модели в целом. Максимальную же эффективность от интеграции ИС со скачкообразным синергетическим ростом эффективности можно получить лишь при создании в информационном пространстве компании единой интеграционной шины, через которую системы класса ERP, ECM, CRM и др. смогут обмениваться документами, событиями и данными, обеспечивая тем самым единую, максимально эффективную структуру, через которую сервисы информационного пространства предоставляются компании, эксплуатирующей такое решение.

В дальнейшем мы будем все-таки различать СЭД и ЕСМ-системы, считая последние более функциональными и сложными ИС.