Наибольший опыт управления внешнеэкономической деятельностью накоплен в специализированных внешнеторговых организациях (ВТО).
Ведущей структурной единицей ВТО является фирма, работа которой специализируется на торговле определенными товарами либо с группой стран. Возглавляет фирму директор и в зависимости от объема работы — несколько его заместителей.
Функциональные отделы и службы, содействующие работе специализированных фирм и ВТО, можно условно разделить на три группы.
1. Группа отделов и служб, осуществляющих планирование:
- планово-экономический отдел — планирование внешнеторговой деятельности и контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности ВТО;
- валютно-финансовый отдел — валютное планирование и контроль за банковскими, валютными, кредитными и расчетными операциями, соблюдение интересов ВТО при внешнеторговых сделках;
- транспортный отдел — планирование и обеспечение перевозок экспортных и импортных грузов;
- бухгалтерия ВТО — учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчет и выплата заработной платы, анализ (совместно с плановым отделом) результатов финансовой деятельности по объединению и рекомендации по ее улучшению.
2. Группа отделов, занимающихся непосредственно маркетингом:
- отдел конъюнктуры и цен — исследование спроса, предложения, динамики цен, структуры рынков, систематизация конъюнктурных материалов, координация работы фирм с общими иностранными агентами, методическое руководство и контроль правильности расчетов и применения цен фирмами при подготовке и заключении контрактов, другая работа по исследованию конъюнктуры рынков;
- отдел рекламы и выставок — обеспечение рекламной деятельности ВТО, организация участия специализированных фирм в международных выставках и ярмарках;
- инженерно-технический отдел — изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, информирование о них непосредственных производителей товаров, анализ технического уровня и качества продукции, ее конкурентоспособности, подготовка соответствующих заключений и рекомендаций специализированным фирмам по этим вопросам;
- отдел технического обслуживания и запчастей — организация гарантийного и послегарантийного технического обслуживания экспортируемых объединением товаров в зарубежных странах, обеспечение технических центров и зарубежных агентов объединения необходимыми запасными частями, ремонтным оборудованием и транспортом.
3. Группа отделов, обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений:
- отдел развития — совершенствование организационной структуры объединения;
- отдел АСУ (ВЦ) — автоматизация расчетов, внедрение экономико-математических методов и ЭВМ в практику работы объединения и фирм, создание совместно с другими отделами и фирмами баз данных и ведение их;
- отдел кадров — вопросы подбора и расстановки кадров, ведение личных дел работников;
- отдел загранкомандировок — оформление командировок за границу;
- канцелярия — регистрация и контроль организационно-распорядительной документации и переписки;
- административно-хозяйственный отдел — снабжение необходимыми для работы объединения материалами и оборудованием, ответственность за эксплуатацию здания, другая хозяйственная работа;
- юридический отдел — помощь в составлении условий контрактов и соглашений, консультация фирм по вопросам презентаций и рекламаций, разногласий, защита интересов ВТО в судах и арбитражах, правовое обеспечение;
- протокольный отдел — выполнение поручений руководства ВТО и фирм по встречам, приему и проводам представителей иностранных фирм, прибывших с деловыми целями.
Создание такой разветвленной структуры управления ВЭД характерно для предприятий (организаций) независимо от их организационно-правовой формы, когда их деятельность целиком и полностью сосредоточена на внешних рынках. Однако количество таких предприятий, естественно, меньше, чем количество предприятий, занимающихся производством. На промышленных предприятиях, активно участвующих во внешнеэкономической деятельности, внешнеторговый аппарат существует в основном в двух формах: как часть внутрипроизводственной структуры в виде внешнеэкономического отдела (отдела внешнеэкономических связей) и как относительно самостоятельное подразделение в виде внешнеторговой фирмы.
В состав ОВЭС входят следующие специалисты:
- начальник отдела;
- заместитель начальника отдела;
- ведущий экономист по внешнеэкономическим связям;
- переводчики (2 чел.);
- экономисты по внешнеэкономическим связям (2 чел.);
- экономисты по сбыту (4 чел.);
- специалисты по таможенному оформлению (3 чел. по экспорту и 1 чел. по импорту).
Отдел по ВЭС является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется помощнику генерального директора по внешним экономическим связям,
В соответствии с возложенными на него задачами отдел выполняет следующие функции:
1. Проведение маркетинговых исследований рынков сбыта продукции ОАО.
2. Организация договорных отношений с экспортирующими организациями.
3. Работа с организациями-посредниками.
4. Участие в переговорах, разработка и оформление контрактов на поставку продукции за валюту в дальнее зарубежье.
5. Организация обеспечения производства экспортными заказами совместно с другими службами ОАО.
6. Осуществление лицензирования и декларирования грузов.
7. Совместно со службами ОАО осуществление контроля за ходом выполнения экспортных заказов, соблюдением сроков отгрузки согласно заключенным контрактам.
8. Контроль за своевременной оплатой счетов в СКБ и поступлением валюты на счета ОАО и посредников.
9. Контроль обеспечения расчетов с другими организациями за проведение операций, связанных с внешнеэкономической деятельностью.
10. Участие в планировании ВЭД.
11. Организация и обеспечение своевременного составления отчетной документации по внешнеэкономическим связям.
12. Организация работы с представителями фирм, иностранными специалистами, прибывающими в ОАО.
13. Организация рекламы продукции.
14. Организация повышения квалификации работников отдела.
