Документирование - один из элементов метода бухгалтерского учёта, который обеспечивает регистрацию наблюдаемых хозяйственных фактов.
Документы - материальные носители информации, юридически оформляют произошедшую хозяйственную операцию или дают право на её совершение.
Документы служат основанием для записей на бухгалтерских счетах.
Требования к оформлению документов определены в Положении по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н.
Поступившие в бухгалтерию документы бухгалтер должен проверить и обработать.
Проверка документов осуществляется:
1. По форме - проверка соблюдения требований к оформлению документов.
2. Арифметическая проверка - пересчёт сумм в документе.
3.По существу - проверка законности и экономической целесообразности хозяйственной операции.
Если в ходе проверки в документе обнаружены ошибки, их возвращают на исправление или переоформление.
Исправления в кассовых и банковских документах недопустимы. Исправления в других документах можно делать корректурным способом: тонкой чертой зачеркнуть написанное, сделать верную запись, поставить дату, подпись, а в некоторых случаях - печать.
Прошедшие проверку документы обрабатывают, то есть готовят к записям на бухгалтерские счета.
Процедуры обработки:
Контировка - составление корреспонденции счетов.
Таксировка - перевод натуральных измерителей в денежные.
Группировка - объединение однотипных документов в группировочных ведомостях для облегчения записей на бухгалтерские счета.
Гашение - отметка на документе для предотвращения его повторного использования.
Регистры - специальные таблицы, каждая из которых соответствует бухгалтерскому счёту. Проще говоря, регистры — это бухгалтерские счета.
Записи в регистры делают на основании проверенных документов. То есть, хозяйственная операция, оформленная документально, записывается на бухгалтерский счёт.
Способ исправления ошибок в регистрах зависит от времени обнаружения ошибки.
Если ошибка обнаружена в текущем периоде, до подведения итогов на счетах, исправления на бумажных носителях делают корректурным способом.
Если ошибка обнаружена в прошлом периоде, используют исправительные проводки. Основанием для исправительной проводки служит бухгалтерская справка. Исправительные проводки бывают двух типов:
1. Дополнительная исправительная проводка — это новая проводка. Таким способом можно добавить новую операцию или увеличить сумму операции.
2. Бухгалтерское (красное) сторно - запись красным цветом, которая означает отрицательную величину. Таким способом можно убрать ненужную проводку или уменьшить сумму по операции.
Документооборот - перемещение документов с момента их оформления до сдачи на хранение в архив. График документооборота утверждает руководитель. График документооборота содержит: порядок документирования хозяйственных фактов, сроки передачи документов в бухгалтерию, перечень лиц, ответственных за составление, обработку и хранение документов.
Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
По окончании года документы сдают в архив. Организация обязана хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, утв. Росархивом 6 октября 2000 года.
За оформление и передачу дел в архив отвечает главный бухгалтер.
Изъятие документов из архива возможно только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми службами на основании постановлений этих органов.
В случае уничтожения, пропажи, порчи документов руководитель назначает комиссию по расследованию. Результаты своей работы комиссия оформляет актом.
Вопросы для самопроверки:
1. Каким нормативным документом регулируются требования к оформлению документов?
2. Допускаются ли исправления в кассовых и банковских документах?
3. Перечислите процедуры обработки документов.
4. Кто имеет право изъять документы из архива?
Значение этих терминов надо знать:
Документирование. Документы. Проверка по форме. Арифметическая проверка. Проверка по существу. Регистры. Документооборот.
Тема 7. Инвентаризация
Инвентаризация — один из элементов метода бухгалтерского учёта, который заключается в сравнении фактического наличия хозяйственных средств с остатками их на бухгалтерских счетах.
Цель инвентаризации - обнаружить различия между фактическим наличием хозяйственных средств и данными бухгалтерского учёта и устранить их.
Инвентаризации бывают:
1. По объёму:
- полные (генеральные), - проверка всех хозяйственных средств;
- частичные - проверка отдельных объектов (например, материалов);
- выборочные (локальные) — проверка отдельных составляющих объекта (например, некоторых видов материалов)
2.По срокам:
- плановые — проводятся в соответствии с планом инвентаризаций, утверждённых руководителем;
- внезапные - проводятся неожиданно для проверяемых лиц.
Всегда нужно проводить инвентаризацию в случаях:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
- при утрате имущества;
- при смене материально ответственных лиц;
- при реорганизации фирмы.
При проведении инвентаризации имущества и обязательств следует руководствоваться приказом Минфина России от 13 марта 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Этапы проведения инвентаризации имущества:
1. Составляют план мероприятий на год.
2. Не менее чем за 10 дней до наступления срока инвентаризации готовят приказ о проведении инвентаризации, в котором определяют состав инвентаризационной комиссии.
3. До начала проверки фактического наличия имущества комиссия должна получить последние приходные и расходные документы. На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества по данным учёта.
4. Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
5. Бухгалтер распечатывает инвентаризационные описи по объектам и подразделениям, подлежащим инвентаризации.
6. Инвентаризационные описи оформляют члены комиссии, заполняя графы «Фактическое наличие».
Инвентаризация имущества проводится на местах его хранения и эксплуатации, инвентаризация расчётов и обязательств проводится на основании документов.
7. Бухгалтер вносит полученные сведения в сличительные ведомости, где сравнивают фактическое наличие с данными бухгалтерских документов. Расхождения фиксируют в проекте акта инвентаризации.
8. Составляют опись объектов, непригодных для эксплуатации и не подлежащих восстановлению.
9. На заседании инвентаризационной комиссии обсуждают результаты инвентаризации и оформляют акт об инвентаризации.
10. На основании утверждённого руководителем акта об инвентаризации бухгалтер отражает результаты инвентаризации в бухгалтерском учёте.
В результате инвентаризации могут быть обнаружены отклонения в виде излишков и недостач имущества, завышения или занижения задолженности.
Причинами таких отклонений могут быть:
—превышение норм естественной убыли;
—хищения, порча, уничтожение;
—запущенность учёта;
— искажения в документах;
—ошибки в оценке имущества и обязательств;
—ошибки в бухгалтерских проводках.
Результаты инвентаризации отражаются в учёте следующим образом:
Излишки имущества должны быть оприходованы на счета учёта соответствующего имущества по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.
Дебет счетов, на которых обнаружены излишки (например, 10, 50, 07, 20, 41, 43 и т.д.) Кредит 91.
Недостачи имущества отражаются в учёте по схеме:
1) отражён сам факт недостачи Дебет 94 Кредит счетов, на которых обнаружены недостачи (например, 10, 50, 07, 20, 41, 43 и т.д.)
2) если виновник недостачи не обнаружен или во взыскании с виновника отказано судом, недостачи списывают на финансовые результаты организации Дебет 91 Кредит 94
3) если виновник найден, отражается дебиторская задолженность виновного лица Дебет 73.2 Кредит 94.
Вопросы для самопроверки:
1. Дайте определение инвентаризации.
2. Перечислите виды инвентаризаций и дайте определение каждому из них.
3. Перечислите случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.
4. Расскажите порядок проведения инвентаризации.
5. Как отражаются в учете недостачи?
6. Как отражаются в учете излишки?
Значение этих терминов надо знать:
Инвентаризация. Полная инвентаризация. Частичная инвентаризация. Выборочная инвентаризация. Инвентарная опись. Сличительная ведомость. Акт инвентаризации. Излишки. Недостачи в пределах норм естественной убыли. Недостачи сверх норм естественной убыли.
