Раздел 1 документирование управленческой деятельности

Тема 1.1 ГОСУДАРСТВЕННЫЕ УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1.1 ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ГСДОУ)

 

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»).

ГСДОУ относится к основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства. Она является наиболее значимой в числе разработок органов руководства архивным делом и представляет собой систему норм и правил работы с документами, являющуюся основой для разработки локальных (внутриучрежденческих) документов, непосредственно закрепляющих систему делопроизводства конкретной организации (учреждения и др.).

В основных положениях ГСДОУ дано ее определение: «ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях».

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ дает понятия:

- документирования управленческой деятельности,

- состава управленческих документов,

- унификации и стандартизации управленческих документов,

- оформления управленческих документов,

- составления их текстов,

- организации работы с документами,

- организации документооборота,

- подготовке документов к передаче в архив,

- механизации и автоматизации работы с документами,

- службы документационного обеспечения управления.

Основные положения ГСДОУ разработаны более десяти лет назад, и, в силу этого, ряд норм устарел. Прежде всего, изменилась правовая база, пересмотрены многие стандарты на документы, кроме того, кардинальные изменения произошли в области технического оснащения организаций. Средства обработки документов, а также современные средства связи получили повсеместное распространение и повлияли на оформление документов и на делопроизводство в целом.

Однако к основным понятиям и определениям, закрепленным в ГСДОУ, мы обращаемся и теперь.

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательнаядеятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 2).

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми.

В функциональных системах документации происходит документирование типовых видов деятельности организаций (предприятий) (планирование, отчетные документы и т.п.)

В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации.

Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

ОРД, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система ОРД представляет для других систем связующую, правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.