Действующая до середины 2009 года Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536) была заменена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.
Они включают основные понятия в делопроизводственной сфере, порядок создания документов и требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти, порядок и правила формирования документального фонда из образующихся в процессе его деятельности документов, а также, особенности работы с электронными документами.
3. Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг.
В 2002г. Федеральная архивная служба России подготовила Основные правила работы архивов организаций (М.: Росархив, ВНИИДАД. 2002).
В настоящее время действует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 01.10.2004).
Закон:
- регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства;
- формулирует основные понятия а области архивного дела;
- определяет состав Архивного фонда Российской Федерации и управление архивным делом в РФ;
- порядок хранения и учета архивных документов;
- комплектование архивов архивными документами и доступ к ним.
Перечни типовых управленческих документов
Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения:
Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они относятся к нормативным документам общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).
Например: Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988) (ред. от 31.07.2007).
Ведомственные перечни разрабатываются министерствами и ведомствами на основании типовых и не должны содержать противоречащих им сведениям.
Классификаторы
Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации управленческой документации (работы в этом направлении ведутся в нашей стране с конца 1960-х гг.), начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. Созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления.
Для делопроизводственных служб особое значение имеет «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 08.06.2009) (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов.
Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.
6. Особое значение для делопроизводственной службы имеет унифицированная система организационно - распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации, и ее организационно-правовой формы.
УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.
Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г.
Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 2003г.
В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов.
Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством (Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 30.12.2009) «О техническом регулировании» (принят ГД ФС РФ 15.12.2002) (с изм. и доп., вступающими в силу с 11.01.2010): Статья 4: Федеральные органы исполнительной власти вправе издавать в сфере технического регулирования акты только рекомендательного характера…).
