Letters of complaint and answering a complaint (рекламации и ответ на них)

Это самый неприятный вид корреспонденции, но без него, порой, не обойтись. Это весьма деликатный вид письма, в котором должны преобладать не эмоции, а вежливость, такт, дипломатия. Суть претензий и жалоб остается, но они при помощи разных фраз и оборотов маскируются под неспешную деловую беседу. Этот "тонкий" момент общения можно освоить на практике, изучив аналогичные готовые письма и фразы.

Задание. Переведите тексты, а затем используя приведенные далее выражения на страницах 23-27, составьте рекламацию на какой-либо товар и два ответа на нее (1 – отклонение претензии, 2 – удовлетворение претензии).

Dear Sirs,

Your invoice and two parcels, supposed to ¹ contain 50 copies of The Great General' arrived today. On opening the parcels we found that one contained 25 copies of 'Little Women' and the other 40 copies of 'Cooking without Fat'.

We have, as you know, given «The Great General» a special display in our front window and need the copies urgently ² as we have only a few left. This is the first time in all our dealings with you that any mistakehas occurred ³ and we hope you will do your utmost to remedy it ⁴. Will you please therefore on receipt of this letter dispatch ⁵the correct…copies Express and make sure ⁶ that they each us to-morrow afternoon.

Yours faithfully,...

 

¹ suppose – предполагать

² urgently – срочно

³ any mistake has occurred – какая либо ошибка имела место

⁴ to remedy it – исправить это

⁵ dispatch – отправить

⁶ make sure – сделайте все возможное

 

Dear Sirs, 8th, June 19...

We have received your letter of the 2nd June and thank you for sending us the two samples of cloth. We are greatly concerned over your disappointment ¹ in the quality ² and complications ³ which may arise ⁴ in your relationship with your customers.

If you are willing ⁵ to accept the goods and dispose of the inferior cloth we will send you a credit note for the difference.

We apologize ⁶ sincerely for the trouble caused to you and we will take all possible steps ⁷ to ensure that such a situation will not arise ⁸ again"

Yours faithfully,

We are greatly concerned… – мы чрезвычайно обеспокоены…

 

¹ disappointment – разочарование

² quality -качество

³ complications – сложности

⁴ may arise – может возникнуть

⁵ if you are willing… – если вы готовы…

⁶ apologize – извинять

⁷ possible steps – возможные шаги

⁸ arise – возникать

 

We apologize sincerely for the trouble caused to you – мы искренне приносим извинения за причиненное Вам беспокойство.

Fragments from letters of complaint

• We insist that the problems we experienced were due to yournegligence, not ours.

Мы настаиваем на том, что проблемы, c которыми мы столкнулись, возникли по вашей вине, а не по нашей.

• We wish to emphasize that we are holding you fully responsible for non- delivery of the cargo in question.

Мы бы хотели заметить, что мы считаем вас полностью ответственными за то, что груз не был доставлен.

• We have inspected the damaged machine and we submit you below a description of the damage.

Мы осмотрели испорченное оборудование и ниже мы предоставляем вам на рассмотрение описание повреждений.

• As you probably aware, we have been experiencing a considerable inconvenience due to wrong material being delivered to our customers.

Как вам известно, мы испытывали значительные неудобства из-за несоответствующего материала, доставленного нашим покупателям.

• This is the third time this mistake has occurred and we are far fromsatisfied with the service you offer.

Это третий раз, как случилась эта ошибка, и мы далеко не удовлетворены услугами, которые Вы предоставляете.

• The mistake must be corrected as soon as possible.

Эта ошибка должна быть исправлена как можно скорее.

• There seems to be some misunderstanding regarding terms of discount.

Кажется, есть некоторое непонимание, касающееся договоренности о скидке.

• Our specialists have determined that the shipment was five boxes short.

Наши специалисты уверены, что при погрузке не хватало пяти коробок.

• We are afraid there is no room for compromise as far as this order is concerned.

Что касается этого заказа, мы боимся, что нет места для компромисса.

• We look forward to an early settlementof our claim for the full amount of...

Мы с нетерпением ждем удовлетворения наших требований на полную сумму…

• We must point out that unless you settle the claim in full you leave us with no alternative, but to place the matter in the hands of our solicitors:

Мы хотим подчеркнуть, что пока вы не обоснуете требования в полной мере, вы не оставляете нам никого выбора, как передать дело в руки наших адвокатов.

• Please ensure that this sort of problem does not arise again.

Пожалуйста, примите меры, чтобы эта проблема больше не возникала.

• We regret that unless we hear from you by return we will be obliged to cancel the order.

Мы сожалеем, что если мы не получим от Вас ответа, мы будем вынуждены отменить заказ.

 

Fragments from letters of adjusting of complaint [1]

• It is our intention to insist that the missing parts be replaced by you and shipped to us via air freight, all for your account.

Мы намерены настаивать на том, чтобы утерянные детали были заменены Вами и доставлены нам грузовым самолетом полностью за Ваш счет.

• We are prepared to accept the goods sent if you are willing to make asubstantial reduction in price.

Мы готовы принять высланный товар, если Вы согласны сделать значительную скидку в цене.

• We would appreciate it if you would replace the defective units or arrange to credit us with their value.

Мы будем рады (оценим), если Вы замените товар с дефектом или возместите его стоимость.

• We have given the highest possible priority to the delivery.

Мы можем предложить Вам по возможности первоочередную доставку.

• We will do our utmost to correct the situation.

Мы сделаем все от нас зависящее, чтобы исправить ситуацию.

• We can assure you that the company has fully taken over the handling of these outstanding problems and you can expect very prompt action.

Мы можем заверить вас, что компания полностью берет на себя эту неординарную проблему, и вы можете ожидать очень быструю реакцию (решение проблемы).

• all for your account – полностью за Ваш счет

• We are prepared to accept the goods – Мы готовы принять товар

• a substantial reduction in price – существенное снижение цены

 

Fragments from letters of answering a complaint

· We are sorry to hear/learn about...

Мы огорчились, узнав/услышав о…

• We were distressed to hear/learn about...

Мы были обеспокоены, услышав /узнав о …

• It was with great regret that we heard... – С большим сожалением мы узнали…

• We were very sorry to receive your complaint.

Мы были очень огорчены, получив вашу жалобу …

• We greatly regret that you received only …

Мы очень сожалеем, что вы получили только…

• We acknowledge with thanks receipt of your letter dated... regarding...

Мы признательны за получение Вашего письма, датированного …, относительно…

• We sincerely regret that…

Мы искренне сожалеем, что …

 

Fragments from letters of apologizing

• We would like to apologize for the inconveniencecaused.

Мы приносим извинение за причиненное неудобство.

• We apologize sincerely for the trouble caused to you and will take all the possible steps to ensure that such a mistake is not made again/does not occur again.

Мы искренне извиняемся за причиненное вам неудобство и сделаем все возможное, чтобы такая ошибка не повторилась.

• We would like to assure you that every step would be taken to fulfill our contracts to the letter in the future.

Мы хотели бы уверить вас, что будут предприняты все меры, чтобы контракт в будущем был выполнен буквально.

• We much regret that you had the trouble of writing to us.

Мы очень сожалеем, что причинили Вам беспокойство...

• We are extremely sorry about this delay, which you will realize was due to circumstances beyond our control.

Мы чрезвычайно сожалеем об этой задержке, которая произошла из-за обстоятельств вне нашего контроля.

• The delay was due to the fact that...

Задержка была вследствие того, что…

• We greatly regret the mistake in the number, which resulted in your receiving the wrong articles.

Мы очень сожалеем за ошибку в номере, в результате чего Вы получили ошибочный товар.

We shall be grateful to you if you will advise us further action you would like our company to take in this matter.

Мы будем Вам благодарны, если Вы посоветуете нам какие действия Мы могли бы предпринять в этом вопросе.

 

Fragments from letters of refusing a complaint [2]

• We are greatly surprised to receive your letter of...

Мы чрезвычайно удивлены, получив ваше письмо…

• We were glad to receive your letter but it was with great regret that we heard...

Мы были рады, получить ваше письмо, но мы очень сожалеем, что…

• We regret that in no way can we be held responsible for...

Мы сожалеем, что ни в коем случае не можем быть ответственны за …

• We would like to emphasize that it is your responsibility to...

Мы хотели бы подчеркнуть, что это ваша ответственность…

• If you check, you will find the guarantee states...

Если вы проверите, Вы убедитесь что, гарантия утверждает …

• The company finds that it has no option but to totally reject any claim...

Компания считает, что она, не имеет ни какого выбора, кроме как полностью отклонить любое требование...