Деловые письма пишутся на специальных бланках по установленной форме. Структура письма складывается из компонентов, расположение которых показано на рисунке 1.
Рис. 1 Расположение компонентов делового письма
Заголовок (The Letterhead)
Заголовок печатается типографским способом, он содержит весьма важную информацию об отправителе: наименование фирмы или организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса и телефакса. Под названием фирмы может быть указан род ее деятельности. В названиях торговых и промышленных предприятий, банков и т. д. может присутствовать слово Limited (сокращенно Ltd) например:
Mitchell Diesel, Limited.
В слове Limited в сокращенном виде заложено выражение limited liability company, т.е. компания с ограниченной ответственностью. Иногда в названиях фирм встречается и другое сокращение — Inc., что соответствует выражению Incorporated, т. е. зарегистрированный как корпорация, например:
International Office Equipment, Inc.
Помимо предоставления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги — все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, Вы, безусловно, прежде всего интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и на оформление заголовка, которому сразу даете внутреннюю оценку, иногда перенося эту оценку и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствуют созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.
Указание на ссылку (The Reference Line)
Непосредственно под заголовком в верхней левой части письма обычно помещается указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма и машинистки, цифровое или буквенное обозначение фирмы или отдела, номер дела и т.д. При этом сначала предлагается ссылка на данные получателя (если они известны), после чего следует ссылка на отправителя, например:
| Your reference | |
| (или: Your ref.) | — Ваша ссылка |
| HND/RP | HND/RP |
| Our reference | |
| (или: Our ref.) | — Наша ссылка |
| LA/DK/187 | LA/DK/187 |
Дата (The Date)
В правой верхней части письма указывается дата. Существуют различные способы ее написания. Традиционным британским считается следующий вариант:
15 Feb. 20...
15 February, 20...
15th February, 20...
Американский способ обозначения даты несколько иной:
February 15th, 20...
February 15, 20...
Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 2007. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Так, дата 2/5/2007 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2007 года, а представителем британской фирмы — как 2 мая 2007 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:
США
2 / 5 / 07
месяц день год
Великобритания
2 / 5 / 07
день месяц год
Допускается сокращение названий некоторых месяцев:
| January - Jan. | July - July |
| February - Feb. | August - Aug. |
| March - March | September - Sept. |
| April - Apr. | October - Oct. |
| May - May | November - Nov. |
| June - June | December - Dec. |
При работе с компьютером Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует полностью цифровое обозначение даты, причем сначала указывается год, затем месяц и день, например: 2007 - 09 - 06 или даже слитно 20070906
