Тема 5.2. Укладання документів щодо особового складу

План

1. Реквізити документів та вимоги до їх написання.

2. Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява.

Студенти повинні:

знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів;

вміти грамотно писати й оформляти документи.

 

До цієї групи документів належать: заяви, скарги, пропозиції, накази щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, особова справа.

Автобіографія — це опис свого життя.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

В автобіографіях обов'язково зазначаються:

Назва документа.

Прізвище, ім'я, по батькові.

Дата народження.

Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися).

Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

Відомості про громадську роботу (всі її види).

Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

Дата написання й підпис автора.

Заголовок («Автобіографія») пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора—праворуч.

Автобіографія має дві форми: автобіографія — розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія — документ з точним поданням фактів.

Автобіографія — обов'язковий документ особової справи.

 

Зразок автобіографії

Автобіографія

Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1970 року в м. Києві.

У1977 році пішов у перший клас середньої школи № 185 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Технічного ліцею м. Києва, який закінчив із золотою медаллю.

У 1987 році вступив на фізико-математичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.

У 1992 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Математика та інформатика». Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію вчителя математики та інформатики. З вересня 1992 року працюю вчителем у середній школі № 199 м. Києва.

Склад сім’ї: дружина — Шевченко Ольга Іванівна, вчителька української мови та літератури середньої школи № 106 м. Києва; дочка — Шевченко Олеся Василівна, 1989 року народження.

18 листопада 1995 р. Підпис

 

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.

Основні реквізити характеристики:

Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

Рік народження, освіта.

Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

Дата складання.

 

Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

 

Зразок:

Характеристика

Ткаченко Антоніми Андріївни, студентки музично-педагогічного факультету, 1974 року народження, освіта вища незакінчена.

Ткаченко А. А. вчиться на V курсі музично-педагогічного факультету Національного педагогічного університету імені М.Драгоманова. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. есійний рівень.

За час навчання в університеті Ткаченко підготувала й провела відкриті уроки, організувала концерти для інвалідів-«афгащів». З першого курсу працює над темою дипломної роботи, виступала на звітній науковій конференції студентів.

Ткаченко А. А. виконує громадські доручення, успішно працює старостою 57 ої групи. Вимоглива до себе, вона користується повагою серед товаришів і викладачів факультету.

Характеристика видана для...

Декан музично-педагогічного факультету (підпис) С.А. Коваленко

 

Наказ щодо особового складу – документ, який регламентує прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення тощо. У заголовку наказу відзначають “Щодо особового складу”.

Наказ має такі реквізити:

1) назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа;

2) повна назва установи, організації, підприємства – автора документа;

3) назва виду документа;

4) дата;

5) індекс;

6) місце укладання

7) заголовок до тексту;

8) текст;

9) підпис керівника;

10) печатка.

Приклад наказу

Міністерство освіти і науки України

Івано-Франківський економічний інститут

Наказ

2 вересня 2002 р. №2-ОС м. Івано-Франківськ

Щодо особового складу

1. Призначити:

Павленка Анатолія Сергійовича, професора кафедри “Менеджмент і маркетинг”, з 02.09.02 проректором з навчально-виховної роботи.

Підстава: заява професора Павленка Анатолія Сергійовича і результати голосування Вченої ради інституту.

2. Призначити:

Тищенка Віктора Павловича, професора кафедри “Облік і аудит”, з 02.09.02 проректором з наукової роботи.

Підстава: заява професора Тищенка Віктора Павловича і результати голосування Вченої ради інституту.

3. Надати:

Професорові Веселовському Миколі Дмитровичу, завідувачеві кафедри “Облік і аудит”, додаткову відпустку з 02.09.02 по 13.09.02.

Підстава: заява професора Веселовського Миколи Дмитровича і право на одержання відпустки у зв’язку з перебуванням на екзаменах.

Ректор (підпис) П.Ю.Яковенко

(печатка)

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Саме по собі резюме, навіть найгарніше, нікому роботи не дасть. Але воно дає вам шанс виділитися в потоці інформації, що попадає в компанію або в кадрове агентство. Добре складене резюме збільшує ваші шанси зацікавити роботодавця своєю кандидатурою й одержати запрошення на особисту співбесіду.

Єдиного стандарту для складання резюме (або CV - від латинського “Curriculum Vitae”, “шлях життя”) у світовій і вітчизняній практиці не існує. Найбільш звичним для кадровиків є коротке (на 1-2 сторінки) резюме, складене за хронологічним принципом.

Гарні, конкретні резюме можуть відрізнятися одне від одного деталями своєї побудови. Але є кілька головних вимог, виконуючи які ви робите е своє резюме більш ефективним. До них можуть бути віднесені:

Цілеспрямованість. Добре, якщо з резюме легко зрозуміти, на яку роботу ви претендуєте і чому вас можуть розглядати як гідного кандидата для цієї роботи. Для цього рекомендую вводити в резюме роздягнув “Мета”, а при описі досвіду роботи конкретно показувати ваші функції і досягнення.

Зручність сприйняття резюме. У людини, що переглядає пачку резюме, для первинного ознайомлення з кожним з них звичайно є 1-2 хвилини. Після цього резюме буде або відібрано для більш детального вивчення і можливої роботи з вами як з кандидатом, або відправлено в базу даних (у кращому

випадку), або викинуто. Для зручності сприйняття резюме повинне бути добре структурованим, досить крупно і красиво видрукуваним, а також не містити другорядних даних і дрібниць (наприклад, про батьків, віросповідання і т.д.).

Культура складання й оформлення. Граматичні помилки, суржик, помилки, рукописне оформлення й інші подібні вади не роблять честі авторові резюме. За інших рівних умов у першу чергу зацікавляться тим кандидатом, чиє резюме культурно оформлено.

Невдалі резюме звичайно є результатом недотримання зазначених вище основних вимог. Приведемо кілька типових помилок:

Зайво об'ємне резюме. Якщо ви представляєте резюме не за попередньою домовленістю, а у відповідь на оголошення про вакансії, то ідеальним обсягом є одна сторінка. Для фахівця з великим досвідом і довгим послужним списком припустимі дві сторінки. Думаю, що резюме в три-чотири сторінок може бути правильним при відправленні по попередній конкретній домовленості, або при напрямку його в агентство, що займається підбором керівників вищої ланки (Executive Search).

Рукописне резюме. Якщо ви претендуєте на одержання престижної і високооплачуваної роботи, ви зобов'язані знайти можливість красиво віддрукувати ваше резюме. Не пройшовши цього тесту, ви навряд чи будете розглядатися як серйозний кандидат. Грубою помилкою варто вважати представлення в компанію або кадрове агентство заповненого від руки бланка анкети, отриманого зовсім в іншому місці (наприклад, вирізаного з газети).

Резюме з зайвою інформацією. Що тільки не вказують у резюме. Наприклад, дворянське походження, знак зодіаку, дати народження близьких родичів, численні захоплення. І навіть ріст, вага і достоїнства фігури, при цьому претендуючи не на посаду фотомоделі, а зовсім на іншу роботу.

Резюме, що є випискою з трудової книжки. Докладно перелічуються всі підприємства і посади, навіть зведення про занесені в трудову книжку подяках. І нічого про конкретну роботу і досягнення. А саме ці зведення з резюме характеризують кваліфікацію претендента і є дуже важливими для роботодавця.

Недбало і неграмотно складені резюме. Очевидна неохайність резюме мимоволі асоціюється з діловими якостями його автора.

Склавши варіант резюме, спробуйте ввійти в роль потенційного роботодавця і подивитися на ваше резюме його очима. І, можливо, вам стане ясним, як поліпшити резюме і зробити його більш ефективним.

Приклад резюме

Резюме

Яремчук Ірина Степанівна

Адреса: 76000, м. Івано-Франківськ, вул. Довга, буд. 14., кв. 5,
тел.: 2-85-86.

Дата і місце народження: 20 липня 1985 року, м. Івано-Франківськ.

Громадянство: українка.

Сімейний стан: неодружена.

Освіта: середня (у 2002 році закінчила гімназію № 1 м. Івано-Франківська і вступила до Івано-Франківського економічного інституту на спеціальність “Менеджмент організацій”).

Додаткові відомості: умію користуватися електронними таблицями, текстовими і графічними редакторами у системах DOS і WINDOWS, знаю систему програмування на мовах PASCAL і CUBD. Вільно володію англійською і німецькою мовами.

28.03.03 (підпис)

Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

Ще нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літери й не ставиться крапка.

З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.