Проведення ділової зустрічі.

До переговорів, як правило, залучається певна група лю­дей. Вони складають делегацію.

Кількісний склад делегації залежить від важливості обго­ворюваних питань, рівня представництва. Протокол рекомен­дує формувати делегації для двосторонніх переговорів на ос­нові приблизної рівності їх кількісного складу.

Членів делегації підбирає керівництво, як правило, з пра­цівників даної фірми, компанії, організації. При цьому визна­чаються основні функції кожного учасника. До складу деле­гації входять:

• безпосередні учасники переговорів;

• консультанти-експерти;

• допоміжні працівники: перекладачі, стенографістки, дру­карки, водії і т.д.

Обидві сторони наперед домовляються про місце і час зу­стрічі, предмет обговорення і мову (або мови) переговорів.

Узгодження організаційних питань починається після того, як досягнута домовленість про саму зустріч.

Узгоджується рівень ведення переговорів, зокрема посада керівника делегації. Це директор фірми, його заступник або начальник відділу.

Обумовлюється кількісний склад делегації, порядок ден­ний, час і місце проведення переговорів.

Порядок денний узгоджується в загальних рисах. Рівень представництва в основному має бути однаковим.

Вибір місця зустрічі може впливати на її результати. То­му кожен партнер прагне провести зустріч на своїй території, де він почуває себе більш комфортно і впевнено. Є елемент престижності і в тому, хто до кого їде. З цієї причини відпо­відальні, особливо міжнародні зустрічі, проводяться на нейт­ральній території. Вибір країни для зустрічі часто проводить­ся з метою піднесення її авторитету у міжнародних процесах (Хельсінкі, 1975 р.).

Прийняття делегації на своїй території має як переваги, так і недоліки. На переговорах дотримуються правил етикету і особливостей протоколу, прийнятих у країні проведення. Отже, зарубіжна делегація має до цього пристосовуватись.

Разом з тим приймаюча сторона теж бере на себе додат­кові обов'язки. Вона не може зволікати прийняття рішення, посилаючись на відсутність інформації. Приймаюча сторона відчуває себе зобов'язаною перед партнером, який до неї приїхав, можливо, здалеку. На приймаючу сторону лягають турботи щодо організації зустрічі, що може відволікати її від суті переговорів.

Якщо ділові зустрічі проводяться постійно, то вони мо­жуть почергово відбуватись на території однієї і другої сто­рони.

Приймаюча сторона прагне проводити зустрічі у своєму офісі. Це зручно і престижно.

Для великих офіційних зустрічей підбирають нейтральні приміщення: конференц-зали, будинки культури, театри. Це пов'язано з додатковими матеріальними витратами і органі­заційними ускладненнями.

Час для переговорів призначається або вранці, або ввече­рі. Ділові зустрічі проводяться переважно у другій половині дня, але не відразу після обіду. Закінчують в робочий час, не пізніше 17.30.

Приміщення для ділової зустрічі згідно з протоколом прийому зарубіжних партнерів має бути спеціально підготов­леним. На столах має бути тільки все те, що потрібне для зу­стрічі: блокноти, олівці, сигарети, сірники, попільниці, пляш­ки з мінеральною водою, фужери. Фужери ставляться перевернутими. Крім цього, можна поставити квіти в низьких вазах, щоб вони не заважали спілкуванню.

Фрукти або цукерки ставити не слід.

Приміщення має бути чистим, світлим, зручним для ро­боти.

Делегацію, яка прибула на переговори, біля входу до приміщення - місця переговорів зустрічає один із працівників фірми, але не її керівник і не член делегації, яка приймає. Це може бути працівник протокольного відділу, секретар фірми. Зустрічаючий проводить членів делегації до приміщення пе­реговорів. Приймаюча делегація має бути там у повному складі.

На переговорах, якщо вони тривають кілька годин, роб­лять перерву. Під час перерви подають чай, каву, бутерброди, фрукти. Це роблять в іншому - суміжному приміщенні. Якщо його немає, то безпосередньо в залі переговорів. Перед гла­вами делегацій частування ставиться персонально, інші учас­ники переговорів обслуговують себе самі.

Розміщення за столом переговорів відбувається з враху­ванням службового становища учасників. Якщо глави деле­гацій сидять на початку стола, то перекладачі розміщуються між ними. Інші члени делегацій сидять уздовж стола. Якщо глави делегацій сидять в центрі стола один навпроти одного, то перекладачі розміщуються поруч зі своїми керівниками зліва. Інші члени делегацій розміщуються за столом зліва і справа у відповідності з рангом.

На багатосторонніх переговорах делегації розміщуються навколо стола (круглого чи прямокутного) в алфавітному по­рядку за годинниковою стрілкою.

Протокол ділової бесіди ведеться в ході переговорів. У протоколі фіксуються основні дані:

• назви фірм, які ведуть переговори;

• країна, місце, дата, початок переговорів;

• тривалість переговорів;

• прізвища, імена, по батькові, посади учасників обох сторін;

• ініціатор зустрічі;

• основні питання обговорення;

• досягнута домовленість або позиції сторін із суперечливих питань;

• інформація про вручення різних документів (копії дода­ються).

Протокол ведуть уповноважені учасники переговорів або самі керівники фірм. У протоколі не може бути слів "я", "він". Вживаються слова "партнер", "співрозмовник" або прі­звище.

Протокол є важливим документом. Він складається у двох примірниках, які мають однакову силу. Протоколи під­писують керівники делегацій.

Якщо вам доведеться вести переговори в іншій країні, слід мати на увазі, що ви будете спілкуватися не тільки з представниками ділових кіл, але й з місцевим населенням, якому невідомі тонкощі міжнародної ввічливості.

Щоб уникнути непорозумінь, краще наперед ознайомити­ся з особливостями спілкування, характерними для цієї краї­ни.

Варто відзначити, що національний стиль спілкування -це найбільш типові для даного народу особливості поведінки. Ці риси не обов'язково властиві усім його представникам. Але під час спілкування з іноземцем національні особливості можуть проявитись, і про них бажано знати.