Бесіда – це розмова двох осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем. Якщо більше 2-х осіб – це нарада.
Бесіда - найскладніший з усіх жанрів усного ділового спілкування, оскільки значною мірою є експромт. Вона може бути діловою, і приватною.
Службова бесіда – один з різновидів ділової бесіди. Вона будується на трьох основних типах стосунків:
Ø Начальник – підлеглий,
Ø Підлеглий – начальник,
Ø Партнер – партнер.
Службова бесіда може бути з кадрових питань (прийом чи звільнення з роботи), проблемних, або дисциплінарних.
Найважливішим етичними принципами в бесіді керівника з працівником при прийомі на роботу є:
- конфіденційність(забезпечення умов для щирої і відвертої бесіди);
- доброзичливість (позитив до співрозмовника);
- психологічна проникливість (здатність до розуміння іншої людини, її емоційного стану та інше);
- тактовність (повага до співрозмовника, обережність у висловлюваннях, вміння надати йому психологічну підтримку і словом, і жестом).
Щодо проблемної бесіди – то слід пам’ятати, що:
1. Головне завдання проблемної бесіди – майбутня робота працівника, який чимось завинив.
2. Не потрібно проводити бесіду без належної підготовки.
3. Бесіда про дисципліну – не вистава, а довірча розмова.
4. Не можна приймати рішення наперед.
5. Якщо необхідно зробити індивідуальні винятки з правил, то про це потрібно повідомити інших.
6. Працівник повинен зрозуміти «оргвисновки».
7. Важливо погодити із працівником програму його подальших дій і термін її реалізації.
Щоб досягти успіху під час бесіди, треба ретельно готуватися до неї, бути уважним, тактовним до співрозмовника, постійно стимулювати в нього зацікавленість розмовою, враховуючи точку зору співбесідника, висловлювати свої думки точно, логічно, переконливо.
Зазвичай бесіда складається з таких етапів:
1. Визначення місця й часу зустрічі (нейтральна, своя, чужа територія).
2. Початок бесіди. Він відіграє особливу роль у створенні сприятливої атмосфери спілкування. Отже, на початку бесіди слід передусім заручитися прихильністю свого співрозмовника, тобто справити приємне враження про себе. Час, відведений на це, досить обмежений, а тому слід продумати форму вітання, початкову фразу. На цьому етапі важливе значення мають невербальні форми взаємодії – вираз обличчя, поза, вітальний жест.
3. Формування мети зустрічі.
4. Обмін думками та пропозиціями.
5. Закінчення бесіди.
Під час бесіди треба триматися скромно й одночасно впевнено. Не слід
розмовляти уривчасто, ви маєте бути спокійним, чемним, щоб створити психологічно сприятливу атмосферу довіри, доброзичливості.
Ділові наради - високоефективний метод управління, проте, як свідчить практика, не слід вдаватися до нього для розгляду дрібних другорядних питань.
Види нарад: інформаційні - на яких учасники знайомляться з певними новими даними, новими положеннями й настановами.
Диспетчерські - мають на меті охопити всі три стадії процесу управління (збір інформації, її переробку та прийняття рішень). Вони мають завершуватися повідомленням конкретних розпоряджень.
Дискусійні - кожен вільно висловлює свою думку. На таких нарадах, як правило, народжуються конструктивні рішення.
Підготовка та проведення наради:
1. Ефективніше на одній нараді обговорити кілька запитань.
2. Наради, як правило, планують на другу половину дня або одразу ж після обідньої перерви.
3. Слід заздалегідь повідомляти учасників не лише про початок наради, а й про орієнтовний час закінчення.
4. Запрошувати мінімальну кількість працівників (оптимальна кількість учасників – 10-12 чол.)
5. Писемне запрошення на нараду розсилається за 10-14 днів (вказується тема наради, дата та місце проведення).
6. На обговорення найскладнішого питання затрачається не більше 40 хвилин.
7. Заздалегідь підготувати і роздати тези доповідей, проекти рішень, постанов, рекомендацій тощо.
