Функції бухгалтерів регламентуються посадовими інструкціями, які розробляються головним бухгалтером та призначені для конкретних виконавців. Головному бухгалтеру належить провідне місце в контролі за дотриманням законодавства при здійсненні господарської діяльності підприємства, він наділений достатніми повноваженнями для проведення такого внутрішнього контролю.
Для всіх працівників підприємства є обов'язковими вимоги головного бухгалтера щодо документального оформлення господарських операцій і подання до бухгалтерії необхідних документів та відомостей. Грошові та розрахункові документи, а також документи, які засвідчують фінансові та кредитні зобов'язання без підпису головного бухгалтера є недійсними і не повинні прийматися до виконання.
Спостережна рада створюється в акціонерних товариствах, обирається з його членів і забезпечує контроль за діяльністю виконавчого органу. Спостережну раду товариства створюють для контролю за діяльністю Правління, розробки стратегії діяльності товариства. Вона розглядає скарги і звернення акціонерів, стежить за наданням вичерпної та достовірної інформації акціонерам, а також у перерві між загальними зборами, в межах своїх повноважень, виконує функції загальних зборів акціонерів товариства.
Спостережна рада зобов'язана захищати права акціонерів товариства шляхом внутрішнього контролю за діяльністю товариства, розробки його політики, дотримуючись якої воно зможе уникнути збитків.
Компетенція спостережної ради, порядок її роботи та інші питання можуть бути врегульовані Положенням про спостережну раду товариства, яке затверджують загальні збори акціонерів.
Спостережна рада функціонує шляхом проведення засідань. У зв'язку з цим необхідно звернути увагу на такі моменти:
- засідання проводяться тільки тоді, коли є кворум (його визначають статутом товариства або положенням про спостережну раду, і зазвичай він становить 2/3 загальної кількості членів спостережної ради);
- усі питання вирішуються простою більшістю голосів (якщо інше не передбачено статутом товариства);
- члени спостережної ради зобов'язані особисто виконувати свої обов'язки, їх не можна передавати іншому члену або третім особам;
- під час голосування один член спостережної ради має один голос.
Ревізійна комісія здійснює контроль за діяльністю керівництва підприємства, обирається з числа співробітників. Порядок діяльності, склад та умови оплати праці затверджуються зборами, які її обрали. Про результати роботи комісія доповідає загальним зборам, обов'язково складає висновок по річних звітах і балансах, без якого загальні збори не мають права затверджувати звітність. Ревізійна комісія діє на підставі статуту господарюючого суб'єкта та внутрішнього положення про ревізійну комісію. Ревізійні комісії можуть створюватись в різних комерційних структурах: товариствах з обмеженою чи додатковою відповідальністю, акціонерних товариствах, асоціаціях та спілках. Для акціонерних товариств питання створення і повноважень ревізійної комісії визначені законодавчо (рис. 3).
Ревізійна комісія поряд з загальними зборами акціонерів і правлінням є постійно діючим органом. Ревізійну комісію обирають загальні збори акціонерів, і вона їм підзвітна. Відповідно до чинного законодавства створення такої комісії є обов'язковим.
Інвентаризаційна комісія - це колективний орган, що формується з групи осіб, які наділяються певними правами для встановлення фактичної наявності і стану майна та фінансових зобов'язань підприємства, прийняття рішення за результатами проведених інвентаризацій. Внутрішні інвентаризаційні комісії формуються з працівників даного підприємства. До функцій таких комісій може входити проведення інвентаризацій з метою вирішення організаційних питань, прийняття управлінських рішень виробничого характеру, перевірка адекватності даних бухгалтерського обліку при проведенні аудиторської перевірки тощо.
Види таємної інформації
Зміна умов господарювання, існування підприємств різних форм власності, їх фінансова самостійність, виникнення нових контролюючих структур, зумовили існування таємниці у різних її проявах (рис.1).
Таємниця - це відомості, знання про щось, способи досягнення будь-чого, невідомі іншим.
_________________________________
Державна таємниця - це вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішньоекономічних відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдавати шкоди національній безпеці України
_________________________________
У сфері економіки державною таємницею є наступна інформація (рис.2).
Ознакою державної таємниці є гриф секретності - реквізит матеріального носія інформації, що засвідчує ступінь її секретності.
Віднесення інформації до державної таємниці, зміни ступеня її секретності та розсекречування здійснює відповідно до вимог законодавства державний експерт з питань таємниці.
Рішення державного експерта з питань таємниці, видане в межах його повноважень і зареєстроване Службою безпеки України у реєстрі відомостей, що становлять державну таємницю, є обов'язковим для виконання на території України.
Строк дії рішення про віднесення інформації до державної таємниці встановлюється державним експертом; він не може перевищувати 30 років для інформації із ступенем секретності "особливої важливості", 10 років для інформації "цілком таємно", 5 років для інформації "таємно".
Наступний вид таємної інформації - комерційна таємниця.
_________________________________
Комерційна таємниця - це право підприємства, компанії, фірми, банку на зберігання в таємниці документів, даних, що відображають їх діяльність
_________________________________
Перелік відомостей, які не можна вважати комерційною таємницею, схвалює Кабінет Міністрів України. До них належать:
- установчі документи, дозвільні документи на провадження підприємницької чи господарської діяльності;
- інформація за всіма встановленими формами державної звітності;
- показники, потрібні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів;
- відомості про чисельність, склад працівників, їх заробітну плату взагалі і за професіями та посадами, а також наявність вільних робочих місць;
- документи про сплату податків і обов'язкових платежів;
- документи про платоспроможність;
- відомості про участь посадових осіб підприємств у кооперативах, малих підприємствах, спілках та інших організаціях, що проводять підприємницьку діяльність;
- відомості, які підлягають оголошенню відповідно до чинного законодавства.
Розглянемо більш детально складові комерційної таємниці.
Комерційну таємницю можуть складати найрізноманітніші дані (рис.3).
Секрети виробництва ("ноу-хау"). Під "ноу-хау" розуміється технічне рішення - методи, способи використання технічних процесів та пристроїв, які не можуть бути забезпечені патентним захистом згідно з чинним законодавством або, на погляд власника, патентний захист яких недоцільний. Наприклад, рецепти приготування кондитерських виробів та напоїв, процес виготовлення різних виробів та виконання робіт, електронні схеми, методи, способи, навички тощо. Специфічною особливістю комерційної таємниці є те, що вона може зберігатися безстроково та без обмеження території.
Організаційно-управлінська діяльність підприємства - це складне і неоднорідне явище, орієнтоване на отримання прибутку. Воно охоплює всі його сфери: управлінський апарат та процедуру прийняття щоденних рішень, частоту робочих нарад та взаємодію підрозділів, проходження інформації від лінії зовнішніх контактів до центру, розмежування сфер відповідальності - управління всіма внутрішніми процесами з урахуванням зовнішніх обставин. Процес управління підприємством відпрацьовується в результаті багаторічного досвіду методом спроб та помилок, що ведуть до забезпечення найкращого режиму функціонування підприємства. Організаційно-управлінська діяльність підприємства, його знання та досвід є цінною інформацією, яку слід охороняти від сторонніх осіб.
Всі перераховані вище види інформації представляють собою таку інформацію, доступ до якої здійснюється без обмежень, в тому числі контролюючими органами в межах їх повноважень.
За незаконне збирання або використання відомостей, що складають комерційну таємницю, а також за розголошення комерційної таємниці передбачено кримінальну відповідальність. Але для цього необхідно закріпити право підприємства на комерційну таємницю. Це можна зробити наступними шляхами:
1. Внести до статуту або установчого договору положення про те, що підприємство має право на комерційну таємницю, та визначити склад і обсяг відомостей, що входять до її складу. В окремому пункті зафіксувати право підприємства не надавати інформацію, що містить комерційну таємницю, та передбачити положення про організацію захисту комерційної таємниці; про те, хто визначає порядок її захисту.
2. Передбачити в колективній угоді пункт про зобов'язання колективу і керівництва підприємства не розголошувати інформацію, що містить комерційну таємницю, а також встановити відповідальність за її розголошення. Взяти від працівників розписку про нерозголошення конфіденційних відомостей (зразок 1.).
3. Внести в установчі документи, посадові інструкції (або в контракт - у разі укладення трудового контракту з працівником) положення про відповідальність посадових осіб підприємства та працівників за розголошення комерційної таємниці не лише під час роботи у фірмі, а й після звільнення.
Зразок 1.
РОЗПИСКА
Я, _______________________
(ПІБ, посада) з положенням "Про комерційну таємницю підприємства" ознайомлений (на) і зобов'язуюсь його неухильно виконувати. Я усвідомлюю, що комерційна таємниця підприємства НЕ МОЖЕ БУТИ РОЗГОЛОШЕНА мною за будь-яких умов, крім встановлених чинним законодавством України. Я усвідомлюю, що у випадку порушення мною вищезгаданого Положення буду відповідати згідно зі ст. 232 розголошення комерційної таємниці Кримінального кодексу України.
Підпис „_________” ______________ 200_р.
Особливу увагу слід приділяти питанням, пов'язаним з розробкою положення про комерційну таємницю (зразок 3). Цей документ є основним у захисті інформації від несанкціонованого доступу.
В положенні про комерційну таємницю на підприємстві необхідно зазначити:
- загальні положення щодо функцій керівництва підприємства у сфері захисту інформації, розмежування доступу до цієї інформації;
- порядок приймання та облік інформації, що містить комерційну таємницю;
- механізм забезпечення збереження інформації, що є комерційною таємницею, порядок проведення інвентаризації документації, що містить конфіденційну інформацію. Саме в цьому розділі слід відобразити механізм забезпечення доступу до комерційної таємниці сторонніх осіб (включаючи контролюючі органи). Як правило, цей розділ повинен містити норму, згідно з якою сторонні особи допускаються до ознайомлення з документами, що містять комерційну таємницю, з дозволу керівника за наявності письмового запиту. При цьому такі особи повинні або укласти угоду з підприємством про нерозголошення комерційної таємниці, або видати розписку про таке нерозголошення (зразок 2);
- порядок розповсюдження комерційної таємниці;
- порядок виключення інформації зі складу комерційної таємниці.
Зразок 2
_________________________________
ПОЛОЖЕННЯ
"ПРО КОМЕРЦІЙНУ ТАЄМНИЦЮ ПІДПРИЄМСТВА"
Комерційною таємницею підприємства є інформація, пов'язана з виробництвом, інноваційними технологіями, ноу-хау, управлінням фінансами та всім тим, що за умови розголосу може завдати шкоди та збитків підприємству. До такої інформації належить:
розмір заробітної плати;
будь-яка інформація про засновників, контрагентів і партнерів підприємства;
будь-яка інформація про суть технології виробництва;
будь-яка інформація про фінансову діяльність підприємства.
Комерційна таємниця підприємства НЕ МОЖЕ БУТИ РОЗГОЛОШЕНА за будь-яких умов, крім умов встановлених чинним законодавством України. Особа, що порушила ці умови, відповідає згідно зі ст. 232 Розголошення комерційної таємниці Кримінального кодексу України.
Директор
_________________________________
Зразок 3
___________________________________________
УГОДА
Про збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації відвідувачами підприємства - особами, що здійснюють офіційний візит чи проводять перевірку
Правова основа заповнення:
ст. 231 Незаконне збирання з метою використання або використання відомостей, що становлять комерційну таємницю та ст. 232 Розголошення комерційної таємниці, ст. 365 Перевищення влади або службових повноважень, ст. 206 Протидія законній господарській діяльності Кримінального кодексу України
У зв'язку з тим, що я __________________ (ПІБ, посада і найменування організації") отримав дозвіл ознайомитися з конфіденційною інформацією підприємства
___________________________________________
(стисло перелік документів і суть відомостей)
що є винятковою власністю підприємства і складають його комерційну таємницю, я погоджуюся з тим, що ніколи без письмового дозволу керівника вашого підприємства не розголошу і не опублікую жодну інформацію про ці відомості.
Я визнаю і підтверджую, що дане мною зобов'язання, при порушенні мною цього зобов'язання, може бути використане вами проти мене.
Зі змістом відповідних статей Кримінального кодексу України ознайомлений.
Підпис (засвідчується печаткою підприємства)___________________________________________________________ Резолюція керівника підприємства______
"______ " ______________200_ р.
Директор підприємства
Коментарі (зауваження) сторін__________
___________________________________________
