Типично американский сюжет вращается вокруг того счастливого случая, когда бедный парень, спасший миллионера, получает в награду хорошую работу, трудится, не покладая рук, женится на дочери этого миллионера, и в конце концов сам становится миллионером. В деловом общении немаловажную роль играет удача. Например, в ресторане, лифте или клубе вы можете случайно встретить человека, с которым пытались увидеться несколько недель подряд.
На самом деле вы бы могли и подстроить такую встречу, но чаще всего это бывает случайно. Вы должны быть к ней готовы.
30-секундное сообщение—это ваше оружие. Вы знаете, что вам нужно и видите человека, который может вам помочь. Но вы также должны суметь прицелиться — вовремя сделать свой ход.
Джек Маршалл с женой обедает в ресторане с группой коллег своей фирмы, включая президента с супругой. У Джека есть идея, которая, как он знает, заинтересует президента. Уместно ли с ним сейчас поговорить?
Джек решает попробовать, но ему нужно все правильно рассчитать. Во-первых, он должен выбрать подходящий момент. Он должен подождать, когда президент г-н Колдуэлл, затронет проблемы бизнеса. Если г-н Колдуэлл спросит, как идут дела в его отделе, у Джека появится шанс. Именно об этом шеф и спрашивает. Теперь внимание президента направлено прямо на Джека — но надолго ли? Если ходить вокруг да около, шанс будет упущен. Но если он сможет
сделать свое 30-секундное сообщение без навязчивых подробностей, он сможет изменить свое будущее. Джек делает этот шаг.
"Все идет отлично, сэр. Кстати, я только что провел испытания нового метода для ускорения доставки и получил убедительные доказательства преимущества этого метода. Мы сэкономим время и деньги. Я бы хотел с вами об этом поговорить. Я могу позвонить вашему секретарю и договориться о встрече? "
Президент улыбается и кивает. Джек сам создал ситуацию и воспользовался шансом, который предоставил ему президент. Он правильно оценил обстановку, так как был готов к разговору. Добившись аудиенции, он получил повышение после того, как фирма приняла на вооружение его новый метод.
Тосты
Многие тосты произносятся спонтанно, по вдохновению. Но если это — важный случай, то вам следует подготовиться заранее.
Одна моя знакомая, крупный политический представитель за рубежом, сказала, что собирается произнести тост в честь человека, который очень много значил в ее жизни. Прием по случаю дня его рождения проходил в его стране, и от нее требовался идеальный тост. Она следовала простым и знакомым правилам: тосту отведено не более 30 секунд и в них следует уложиться.
Вот что сказала моя знакомая:
"Я была чужой в этой стране, когда приехала сюда в командировку и здесь нашла теплоту, понимание, красоту и любовь. Я уже не чужестранка и хочу поблагодарить человека, который сделал это возможным. Нет лучшего повода, чтобы выразить мою признательность, чем его день рождения. За Джима!"
Как правило, тост — это эмоциональное сообщение. Но будьте веселы, потому что вы не обязаны быть стильным или остроумным. Чувства и искренность — вот что имеет значение.
Планируете ли вы заранее, или на вас нисходит вдохновение, единственное и самое важное правило для хорошего тоста — это сказать то, что вы думаете и от всего сердца.
Секунд на бумаге
Объем человеческого внимания не меняется, если дело касается письменного изложения. Это все те же 30 секунд.
Сколько раз вы получали письма на нескольких страницах с просьбой о сотрудничестве или о пожертвовании?
Сколько раз вы их выбрасывали в мусорную корзину, даже не закончив читать первый абзац?
Чтобы эффективно выразить свою мысль в письме, нужно использовать принципы и тактику устного 30-секундного сообщения. Знайте свою цель, читателя и правильно выбирайте подход. Начните письмо с приманки, лаконично развивайте свой сюжет и заканчивайте убедительным заключением. И еще одно правило: укладывайтесь в одну страницу. Если требуются технические комментарии, приложите их на отдельном листе, чтобы получатель мог прочитать их после того, как вы привлечете его внимание. Вот рекламное письмо участнику программы по подготовке управленцев среднего звена.
"Уважаемый Билл. Оправдал ли результат потраченные деньги? Программа подготовки, только что завершенная в Нью-Йорке с Ральфом Джонсом и его людьми, оказалась куда лучше и полезнее, чем я ожидал. Предлагаю всем нашим генеральным директорам принять участие в программе.
Наша цель: увеличить доходы фирмы.
Наш подход: улучшить подготовку руководящего состава.
Темы:
1. Ознакомление директоров с функциями и целями каждого
подразделения.
2. Планирование и координация сотрудничества между
отделами.
3. Исследование новых рынков и маркетинговых приемов сбыта
продукции.
Если ты еще не говорил с Ральфом Джонсом, пожалуйста, поговори. Я думаю, он тебе объяснит, что преимущества программы подготовки превзойти самые смелые ожидания.
Если ты согласен, я буду очень тебе признателен. Пожалуйста, позвони мне.
Искренне твой".
Это достаточно подробное сообщение уместилось на одной странице. Оно удерживает внимание читателя, и его можно прочесть за 30 секунд. Вот почему важно стремиться к краткости, внятности изложения и точности композиции.
Памятка
Памятка — это короткое письмо, а также способ о чем-то кому-то напомнить. Чем короче тем лучше.
"Всем сотрудникам! Закрываемся на праздники в следующую пятницу, 12 июня. Хорошего отдыха.
Дирекция ".
Этой памяткой сказано все, что нужно было сказать, не правда ли?
Есть памятки формальные и неформальные, но неплохо бы запомнить, что деловая памятка во всех отношениях должна отвечать требованиям 30-секундного сообщения. Вот один пример.
"30 сентября 1997г. Кому:___________________
Собрание бухгалтерии состоится: ДАТА: среда, 9 октября 1997г. ВРЕМЯ: начало 8-00, окончание 9-00.
ТЕМА: экономия времени и денег.
ПОДХОД: реорганизация бухгалтерии.
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ: изложены в сопроводительных материалах вместе с указанием расходов на новое оборудование и его установку.
Пожалуйста, прочитайте и изучите приложения. Если есть вопросы, звоните Оскару Питерсону (доб. 906), чтобы приготовиться к собранию.
Мы ждем ваших рекомендаций по основным пунктам приложении и будем признательны за любые замечания.
Спасибо.
Дж. И. Донахъю, финансовый директор ".
При подготовке составитель этой памятки знал, чего он хочет достичь. А его читатели точно будут знать, что от них требуется.
Рекомендательные письма
Рекомендательные письма — еще одна форма 30-секундного сообщения и их объем тоже не должен превышать одну страницу.
Вот рекомендация, которую получил Лайл Риорден, директор по связям с общественностью, от президента своей компании.
"Уважаемый м-р Андерсон!
Лайл Риорден опроверг пословицу "Нельзя научить старого пса новым трюкам". За последние семь лет в качестве директора по связям с общественностью нашей компании Лайл научил многих из нас, "старых псов", новым трюкам и более глубокому пониманию важности связей с общественностью. Не будет преувеличением сказать, что Лайл прославил нашу компанию. Нам было жаль расставаться с ним, когда он уехал в ваш город. Здесь он работал превосходно, и я уверен, что так же он будет работать и на вашу компанию.
Если вам нужна дополнительная информация о Лаиле, и я буду в состоянии ее предоставить, то я в вашем распоряжении.
Искренне Ваш ".
Благодарственные письма
Благодарственные письма—это жест внимания и необходимый элемент делового сотрудничества. Ваши благодарственные письма должны быть короткими, доброжелательными и искренними.
"Дорогой Боб! Мой новый шеф сказал, что ты дал мне высокую оценку, когда он тебе позвонил. Я не знаю, что ты ему сказал, но самого этого факта достаточно. Я получила место, которого добивалась. Большое спасибо. От всего сердца.
Дженифер ".
О благодарственных письмах часто забывают в деловом мире. Благодарность при личной встрече или по телефону тоже эффективна, но если кто-то приложил усилия, чтобы оказать вам услугу — не пожалейте нескольких минут, чтобы написать записку с благодарностью. Она не должна -быть пространной. Важно, чтобы она была отправлена.
За 30 или менее секунд
Идеальный ответ на любой вопрос — все то же сжатое 30-секундное сообщение. Используя методику вопросов и ответов, вы сможете выразить свое мнение по любому поводу. Знайте свою цель, своего слушателя, выберите правильный подход, прежде чем снять трубку для очередного звонка.
Если вы не можете застать человека, которому звоните, оставьте ему сообщение, указав причину, которая покажется ему достаточно веской, чтобы вам перезвонить.
Представляя новый товар, обозначьте все его достоинства в течение 30 или менее секунд.
Тщательно подготовленная повестка дня, призывающая к сжатым 30-секундньм сообщениям участников по всем ключевым вопросам, сэкономит время на деловом собрании.
Используйте все возможности, чтобы передать свое 30-секундное сообщение. Вы даже сами можете себе создать такую возможность, если подготовитесь.
Все правила и приемы 30-секундного сообщения применимы к вашей деловой корреспонденции.
Устное или письменное 30-секундное сообщение — самое эффективное средство высказать свою точку зрения. Пользуйтесь этим.
