В любое время, в любом месте

В наши дни во многих деловых ситуациях оратор по окончании доклада отвечает на вопросы, 30-секундное сообщение — идеальная форма ответа. Его можно использовать, чтобы подкрепить тезисы, приведенные в докладе, или коснуться новых тем.

Идеальный ответ

Пресс-конференция — хорошая иллюстрация этого приема. После заранее приготовленного короткого заявления человек, созвавший пресс-конференцию, просит задавать вопросы, и их задают, часто очень много. Одни вопросы могут непосредственно касаться темы выступления (к примеру, просят что-то объяснить подробно); другие могут быть заданы совершенно не к месту. Секрет успеха в такой ситуации—тщательная подготовка. Оратор должен быть готов к любым вопросам, но, очевидно, невозможно иметь все ответы наготове. Опытный оратор заранее мысленно проигрывает ответы на любой возможный вопрос. Понимание своей цели, знание аудитории, правильный подход и интересный сюжет позволят ему сформулировать прямой, сжатый неформальный и эффективный ответ. То есть идеальный ответ.

Не так давно мы с коллегой вели подготовительный курс для высшего руководства Скотланд-Ярда и Северо-Западных полицейских частей, начальников полиции некоторых крупных городов, а также агентов ФБР. Все они чудесно задавали друг другу вопросы, но не так хорошо на них отвечали. Фактически они заняли позицию "без комментариев", которая, как им все-таки пришлось признать впоследствии, только усилила любопытство и спровоцировала еще больше вопросов.

На наших занятиях они научились стратегическому видению самых сложных ситуаций. Они раз и навсегда усвоили, что, отвечая на вопрос, они получают возможность высказаться. Они должны ответить сжато и правдиво, а затем изложить свою позицию. Вот

пример, который я приводил на своих курсах.

После серии преступлений в городском парке обеспокоенные граждане района требовали действий. Начальник полиции согласился ответить на их вопросы, и один мужчина гневно спросил, почему до сих пор не проведено никаких арестов.

"У нас еще очень мало улик для расследования этого дела, — сказал начальник полиции, — но мы ведем его по всем направлениям. Мы выставили мобильные полицейские патрули в районе и улучшаем уличное освещение. Теперь в парке намного безопаснее".

Он ответил на вопрос, и хотя разгневанный гражданин хотел услышать совсем не это, начальник полиции использовал шанс, чтобы изложить свою позицию и успокоить население.

Когда работники правоохранительных органов усвоили этот прием, изменилось их отношение к интервью — они перестали их избегать.

Карусель вопросов

Такую же тактику можно использовать при деловом общении один на один с партнером. Возможность выразить свою позицию есть почти всегда, а если нет, то вы сами можете спровоцировать соответствующую ситуацию.

Вот как нужно действовать.

Джон Конуэй, помощник начальника отдела кадров одного предприятия, готовится к предстоящей встрече сотрудников и профсоюза. В повестке дня — сложные технические проблемы, и он хочет пригласить консультанта. Его начальник должен утвердить это предложение, но он человек очень занятой, и Джон знает, что нужно быть кратким, поэтому тщательно готовится к своим 30 секундам и ждет подходящего момента.

Если на одной из плановых встреч начальник Джона прямо спросит о предстоящей встрече, у того готово предложение.

А что, если начальник не задаст нужного вопроса? На это тоже есть свой прием.

В подобной ситуации начальник Джона может сказать: "Кстати, как у нас продвигается отчет по медицинскому страхованию?"

Джон отвечает: "Он будет на вашем столе в следующий вторник.

А также список важнейших тем для обсуждения на следующей встрече с профсоюзом. В этой связи необходимо срочно решить некоторые вопросы. Думаю, нам потребуется совет специалиста, и я предлагаю пригласить консультанта..."

Обратите внимание, Джон ответил на главный вопрос, но затем ловко его использовал, чтобы плавно подвести к своему вопросу.

По телефону

Хамфри Богарт* незадолго до своей смерти отказывался работать на телевидении, как и многие "звезды" тех дней. Как руководителю телекомпании Си-Би-Эс по подбору актеров мне нужен был Богарт. Но Сэм Джэффи, агент, представлявший его интересы, сказал: "Забудь, Майло. Он не будет работать на телевидении ни при каких обстоятельствах".

Я знал, что должен найти какой-нибудь способ, и, наконец, мне пришла в голову одна идея. Роль герцога Манти в пьесе "Зачарованный лес" подняла Богарта до небес. Затем вышел и фильм, который сделал ему карьеру в кино. Я поговорил с авторитетными сотрудниками телевидения и сказал им, что мы бы могли получить Богарта, если бы поставили "Зачарованный лес", как специальную постановку на телевидении.

Они сказали: "Хорошо, мы сделаем. Но только, если ты добудешь Богарта". Сэм Джэффи разрешил мне позвонить актеру. Я знал, что Богарт высоко ценит свое время, и если я не уложусь ровно в 30 секунд — я его потеряю.

Спланировав и подготовив текст, я позвонил Богарту. Я представился, а потом сказал: "Какой самый захватывающий, важный и стоящий проект в своей жизни вы осуществили, господин Богарт?" Он заинтересовался. "Это был "Зачарованный лес" не так ли?" Я почувствовал подъем в его голосе, когда он ответил: "Это точно".

"Мы планируем осуществить специальную постановку у нас на Си-Би-Эс, — сказал я.—Это будет крупнейший проект. Но без вашего участия это будет не совсем то, что мы хотим сделать". Я выдержал

*Легенда Голливуда, знаменитый исполнитель роли детектива Филиппа Марлоу по романам Реимонда Чэндлера — Прим пер.

паузу и почти услышал, как Богарт думает.

"Им нужен я, но они ее поставят в любом случае". Я знал, или надеялся, что ему придет в голову такая мысль. Он не потерпел бы, чтобы кто-то другой играл роль, сделавшую его знаменитым. Я не стал ему говорить, что если он откажется, мы не будем ставить пьесу. Тогда он сорвется с крючка. "Мы безумно хотим, чтобы роль герцога Манти играли вы, — продолжал я. — Вы сыграете?" — Я затаил дыхание.

"Майло, — сказал он,—я не работаю для телевидения. Пока не работаю".

"Господин Богарт, — сказал я, — с вашим участием спектакль будет таким, каким он должен быть. Мы бы этим гордились — и вы тоже".

На другом конце трубки длинная пауза. Затем Богарт сказал: "Знаете мое слабое место, не так ли? Я сыграю".

Польза 30-секундного сообщения не знает границ, а телефон — это одна из лучших сфер его применения.

Телефон предназначен для экономии времени, а 30-секундное сообщение — лучший способ сэкономить время слушателя, и свое тоже. Это мне помогло в случае с Хамфри Богартом. Вам это тоже поможет.

А если вы не можете застать человека, с которым хотите поговорить? Секретарь или помощник скажет: "К сожалению, он на собрании (говорит по другому телефону, нет в кабинете) в данный момент. Ему что-нибудь передать?"

Конечно, вы хотите что-нибудь передать, но это должно быть правильное сообщение. Это не обязательно полное 30-секундное сообщение, которое вы подготовили.

Но оно должно содержать причину звонка, и причину достаточно вескую, для того, чтобы вам перезвонили — всего пару предложений, которые набросает секретарь и представит начальнику вместе с вашим именем и номером телефона. Если имя ему ни о чем не говорит, девять шансов из десяти — вам не перезвонят. Человек, которого вы ищете, не знает, что вы хотите и какая ему от вас польза.

Автоответчики

Касаясь телефонной темы, отметим, что автоответчики стали фактом нашей действительности. Но сколько раз, набирая номер, вы слышали следующее: "Привет, это квартира семьи Фрай. К сожалению, нас сейчас нет дома, но мы скоро вернемся. Это наш автоответчик. Пожалуйста, оставьте свое имя и номер телефона, время вашего звонка и любое сообщение после того, как услышите сигнал. Мы вам перезвоним, как только сможем. Но, пожалуйста, помните, что нужно говорить только после сигнала. Спасибо".

Сигнал.

Я знаю, что когда звоню к Фраям, то теряю больше времени на прослушивание их сообщения, чем на чтение своего. Поэтому я им звоню только в случае крайней необходимости.

Никто не любит разговаривать с машиной, а некоторые так боятся автоответчиков, что цепенеют и не знают, что сказать. Стандартное 30-секундное сообщение решит эту проблему. На самом деле все очень просто. Если вы чувствуете себя неловко при записи, просто держите записку с сообщением перед собой и читайте ее. Вот пример.

"Привет. Это (ваше имя). Я звоню по поводу (зачем вы звоните). Жаль, что вас не застал. Пожалуйста, перезвоните мне в удобное для вас время. Меня можно найти сегодня по (ваш номер телефона). Спасибо ".

Секундмая реклама товара

По-настоящему хорош тот продавец, который может сделать блестящую рекламу товара по телефону. В большинстве случаев звонят только для того, чтобы назначить встречу. Товар рекламируется уже при личной встрече, и все основные правила и приемы 30-секундного сообщения не смогут найти здесь лучшего применения. Хороший продавец знает свою цель, своего слушателя и свой подход до того, как начинает говорить. Он знает свой товар, и то, чем он будет полезен потенциальному клиенту или покупателю.

Вот один пример.

Дуг, представитель фирмы-производителя кондиционеров, по

пути домой зашел в отдел закупок коммерческой фирмы — к потенциальному клиенту. Он знаком с начальником по закупкам, г-­ном Лумисом. Хотя г-н Лумис торопится и занят, он находит минутку для Дута, но после обмена любезностями Дуг понимает, что это — неподходящий для продажи момент, поэтому, если он сможет договориться о встрече на завтра, этого будет достаточно. Он быстро делает свое 30-секундное сообщение:

"Г-н Лумис, для вас имеет значение температура внутри вашего здания? Вы сами знаете, что имеет. Научно доказано, что в определенных температурных условиях люди трудятся более производительно и меньше устают. Наше новое оборудование окупится и увеличит ваши доходы. У него есть две отличительные особенности, которых нет у другого подобного оборудования. Вы разрешите мне прийти завтра и продемонстрировать нашу новую систему?"

Продавец заинтриговал покупателя. Он был краток и изложил суть дела, договорился о встрече — и фактически заключил сделку.

Однако большинство встреч между продавцом и покупателем занимает намного больше 30 секунд. К ним можно отнести встречи с группой коллег, иногда даже в баре или ресторане.

В любой деловой или частной ситуации 30-секундное сообщение, сделанное в подходящий момент, остается лучшим орудием достижения и закрепления успеха. И не будет лишним повторить это сообщение несколько раз, чтобы обыграть мысль со всех сторон. Повторение—стандартный прием в рекламе. Рекламные объявления, как барабанная дробь, стучат в ушах потенциального покупателя.

Может быть, вы желаете достичь той же цели, но при большем разнообразии в приемах и тактике вашего 30-секундного сообщения? Вы можете добиться своей цели различными путями. Не менее важно понимать, что в процессе продажи участвуют два человека. Когда вы высказались, вполне логично ждать вопросов от вашего потенциального покупателя. И здесь краткое 30-секундное сообще­ние — лучший способ ответить на вопросы и привести дополнительные доводы в пользу товара.

Собрания

Ни в одной организации я ни разу не встречал людей, которые бы не считали, что собрания длятся слишком долго, происходят слишком часто и они слишком скучны. Производственные собрания обычно ничего не решают и скучны потому, что участники не умеют как следует подготовиться. Нужно охватить большое количество идей, предметов и тем для обсуждения и вынести по ним столько же решений!

Вы должны сузить круг вопросов до начала собрания, чтобы можно было как следует изучить ключевые моменты и прийти к соответствующим логичным решениям. У собрания должна быть конкретная повестка дня, и ее готовит человек, который созывает и ведет это собрание.

Основные принципы 30-секундного сообщения можно использовать при подготовке повестки дня. Прежде всего определите цель собрания — что вы надеетесь достичь. Затем сформулируйте подход — способ или способы, которыми возможно достижение этой цели.

И, наконец, определите сюжет развития обсуждения. Попросите каждого участника высказать свое мнение и рекомендации по всем ключевым моментам в виде 30-секундных сообщений.

Такая повестка дня стимулирует тщательное рассмотрение вопросов на собрании. Это увеличивает объем домашней работы, но в итоге существенно экономит время и деньги.

Вот образец повестки дня:

ЦЕЛЬ: оздоровить финансовое положение.

ПОДХОД: продавать или не продавать нашу фабрику в пригороде.

ТЕМЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Фабрика почти не приносит прибыли, но перспективы роста
тем не менее существуют.

2. Покупатель есть, но только в случае снижения цены.

3. Продавать сейчас или ждать и надеяться на увеличение
прибыли и/или большей цены.

Пожалуйста, подготовьте сообщение на полминуты, изложив свое мнение и свои предложения. Собрание начинается ровно в 2

час. 30 мин. и закончится не позднее 3 час. 00 мин.

Конечно, есть собрания, где темы обсуждения намного шире, где царит неформальная обстановка и обмен мнениями в форме обычной беседы поощряется. Но и в этом случае, когда настанет ваша очередь говорить, ваши доводы должны уложиться в те же 30 или менее секунд. Это произведет впечатление на ваших коллег, а, кроме того, они вам будут искренне благодарны.