Ценность документа – информационные возможности документа, обуславливающие его политическое, научное, экономическое и (или) культурное и иное общественное значение.
Согласно Основным правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий РБ экспертиза ценности документов (ЭЦД) – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления срока их хранения и отбора на хранение. Необходимость проведения ЭЦД объясняется различным их значением. Одни из них отражают развитие культуры, науки, работу государственного аппарата, а также производственную, научную, общественную и иную деятельность отдельных лиц. Они могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому ценность их носит постоянный характер.
Другие документы содержат сведения необходимые лишь для текущей практической деятельности учреждений и отдельных граждан. Поэтому документы научного значения должны храниться постоянно в государственных архивах; справочного характера – временно в архивах организации и по истечении сроков их использования уничтожаются.
Работа по отбору документов начала проводиться в первой половине 19 в. Тогда этот вид работы не назывался экспертизой, ее задачи были уже. На хранение отбирались лишь те документы, которые еще не потеряли практического значения для деятельности учреждений, остальные уничтожались. Тем самым, хранилища освобождались от излишних документов. Работа называлась – разработка решенных дел с целью уничтожения “ненужных” бумаг. Документы подвергались разработке не систематически, а по мере накопления. Единого критерия по оценке документов не было.
Сегодня основная задача Э. заключается в определении категории документов, подлежащих постоянному или временному хранению. При этом устанавливаются группы учреждений в зависимости от их места и значения в системе госаппарата (списки № 1 и № 2) и определяются категории документов различной ценности.
Вторая задача Э. – определить состав документов в соответствии с профилем каждого госархива.
К задачам ЭЦД также относится обеспечение полноты состава документов, восполнение утраченныхдокументов.
Также одна из главных задач Э. – изыскание путей изменения (уменьшения) количества документов, оставляемых на хранении при условиии обеспечения целей науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и другой жизни страны.
При экспертизе руководствуются принципами и критериями. Принципы:
-историзма (документ должен отражать наиболее важные исторические события);
-комплексности (документы должны рассматриваться не каждый отдельно, а в комплексе)
-всесторонности (документ должен отражать все стороны жизни государства и общества).
Критерии:
-происхождения (включает роль и место организации в системе управления и функционирования различных отраслей; значимость выполняемых ею функций; значение лица в жизни общества; время и место образования документа);
-содержания (значимость события, явления, предмета, отраженного в документе; значение содержащейся в документе информации, степени ее повторяемости в других документах; целевое назначение, вид и разновидность документа; подлинность);
-внешних особенностей документа (форма фиксирования и передача содержания, удостоверения, оформления документа: наличие подписей, дат, печатей, резолюций; художественных, палеографических, языковых и др. особенностей);
-особенностей материальной основы документа и его физического состояния.
Указанные критерии не одинаковы по значению. Всегда учитываются такие критерии как содержание документа и значение учреждения или лица, в деятельности которых образовались документы. Другие, например художественные особенности, учитываются при проведении ЭЦД личного происхождения.
ЭЦ документов осуществляется в несколько этапов:
1)Оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Результаты ее находят отражение в номенклатурах дел.
2)окончательное освобождение от документов, не подлежащих хранению, осуществляется в архиве учреждения. Существенную помощь учреждениям в отборе документов оказывают перечни дел, подлежащих приему на госхранение. Такие перечни являются ценным пособием и составляются по отдельным учреждениям, по группам однородных учреждений, по видам документации. Перечни дел, подлежащих приему на госхранение, берутся за основу при составлении номенклатур дел и перечней дел со сроками хранения.
3)окончательный отбор документов на постоянное хранение в госархивах.
ЭЦД в организации осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК). В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, создаются постоянно действующие Центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования госархивов, согласовываются с соответствующими госархивами, иных организаций – с ЦЭК вышестоящих организаций.
ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования госархива, может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом руководителя организации.
Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
-согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству.
-ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
-согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
-согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
-подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством РБ, и внесение их на рассмотрение органов и организаций Государственной архивной службы РБ;
-осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных организаций;
-принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных организаций.
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого утвержадются руководителем организации
Заседания ЦЭК (ЭК) и принимаемые решения оформляются протоколами.
По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
