Организация контроля исполнения документов является важнейшей функцией любого учреждения, во многом определяет четкое, оперативное выполнение его основных задач и совершенствование деятельности аппарата.
Работа по контролю исполнения должна организовываться, исходя из следующих основных требований: оперативность и своевременность исполнения документов; полнота охвата контролем всех исполняемых документов; систематичность контроля; необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы.
Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.
Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов– это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль за сроками исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.
Контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.
На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь и устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.
Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.
Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.
Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется – проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.
Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.
Система контроля исполнения включает: учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей; контроль за сроками исполнения; проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля; учет и отчетность о результатах исполнения; оценку состояния исполнительской дисциплины.
Учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК.
Экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки.
На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.
Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров.
Один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом.
РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам – согласно ожидаемым датам получения ответов.
РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки.
В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов (приказы, решения и др.).
При контроле исполнения приказов, указаний, распоряжений руководителя организации на каждый пункт приказа заводится отдельная карточка и помещается в контрольную картотеку.
Контроль может осуществляться до истечения срока исполнения (предварительный) и после истечения срока исполнения (последующий). Предварительный контроль предполагает наблюдения за ходом исполнения. Это более эффективная форма ведения контроля. Последующий контроль осуществляется тогда, когда бывает невозможно проконтролировать все документы до исполнения. Предварительному контролю подлежат документы, имеющие, как правило, индивидуальный срок исполнения, а последующему контролю подлежат документы, имеющие типовой срок исполнения.
Картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2 – 3 дня до истечения установленного срока.
Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.
Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.
На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Карточка с информацией, характеризующей исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля.
Данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в РКК: дата исполнения, пометка о снятии с контроля, индекс документа, фамилия подписавшего документ, фамилия исполнителя.
При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок.
Информация о результатах исполнения документов (поручений) периодически обобщается и доводится до сведения руководства.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Контрольные действия могут осуществляться в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления (далее – АСДОУ).
