Всю информацию можно разделить на две большие группы: открытую и с ограниченным доступом.
В свою очередь информация с ограниченным доступом может быть:
· государственными секретами;
· конфиденциальной информацией.
Под документированной конфиденциальной информацией понимается зафиксированные на бумажном носителе преднамеренно скрываемые сведения ограниченного доступа или использования, не являющиеся государственным секретом, но имеющие действительную или потенциальную ценность для собственника (владельца), доступ к которым, в соответствии с законом и другими нормативными актами, ограничивается и (или) утрата которых может причинить вред собственнику (владельцу) этих сведений.
Реальный механизм, который обеспечивает защиту документированной конфиденциальной информации, - это система конфиденциального делопроизводства в организации.
Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.
Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются сферы конфиденциального делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами.
По сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.
По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой, - содержанием и технологией выполнения многих видов. Помимо этого, третья составляющая конфиденциального делопроизводства – защита содержащейся в конфиденциальных документах информации – вообще не предусмотрена в определении открытого делопроизводства, хотя определяемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.
Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам. Если задачей открытого делопроизводства является документационное обеспечение управленческой деятельности, то конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:
1)документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;
2)защиту документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.
Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:
· Жесткое регламентирование состава издаваемых документов и процессов документирования, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;
· Обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;
· Максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;
· Фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;
· Регламентация общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
· Проведение систематических проверок наличия документов;
· Разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
· Жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
· Регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;
· Персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.
Эти особенности одновременно являются и требованиями к конфиденциальному делопроизводству.
Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной информации.
Организация конфиденциального делопроизводства включает:
· создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов;
· установление его статуса, структуры, численного и должностного состава;
· разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников;
· выделение для подразделения служебного помещения;
· обеспечение необходимых условий труда;
· разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства;
· создание постоянно действующей экспертной комиссии;
· оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.
Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.
Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др. Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.
При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия нескольких или одного сотрудника других подразделений, как правило, службы безопасности. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.
Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением.
Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц – в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности.
В соответствии с законодательством сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную или гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащихся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации.
В случаях особой конфиденциальности документов назначение сотрудников на соответствующие должности в подразделение конфиденциального делопроизводства целесообразно осуществлять после проведения в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий при письменном согласии на это сотрудников.
Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства, а также при отсутствии подразделения специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима коммерческой тайны. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.
Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено служебным помещением (при необходимости – несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных помещениях исполнителей.
Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии являются:
· разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
· разработка перечня издаваемых предприятием конфиденциальных документов;
· снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;
· разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;
· экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;
· проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.
Знакомиться и работать с конфиденциальными документами могут только лица, получившие на то соответствующие разрешения. Порядок получения и оформления таких разрешений устанавливается системой доступа к конфиденциальным документам.
Система доступа представляет собой совокупность норм и правил, определяющих, кто из руководителей организации (предприятия) и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление, а также каким образом оформляются такие разрешения в зависимости от вида учета документов.
На законодательном уровне регламентация правил конфиденциального (закрытого) делопроизводства, в отличие от открытого, практически отсутствует. Так, например, отсутствуют нормы, регламентирующие правила учета конфиденциальных документов, ведения специальных учетных форм. Государственные организации в большинстве случаев используют специальные инструкции по работе с документами ограниченного доступа. Коммерческие же организации решают эти вопросы индивидуально на основе правил открытого делопроизводства и с учетом сложившейся практики его ведения, специфики деятельности организации, состава документации, фиксируемой в ней конфиденциальной информации и т.п.
