Архивное хранение документов

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.

Вопросы для самопроверки.

1. С какой целью создается архив документов?

2. Как сдаются документы секретарем на архивное хранение?

3. Какое значение имеет номенклатура дел при оформлении документов на архивное хранение?

Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса.

План лекции

· Организация поездкок руководителя.

· Предварительные программы.

Организация поездкок руководителя

Лицо, осуществляющее подготовку к поездке руководителя, это секретарь, и обычно он это делает от имени своего начальника. Однако следует помнить, что эту функцию можно возложить на туристическое агентство или отдел перевозок в рамках организации.

Для того чтобы начальник приехал вовремя на совещание и имел бы с собой все необходимые, следует сделать следующее:

· Подготовить с Вашим начальником планы и задачи;

· Составить предварительную программу;

· Убедиться, что есть человек, который будет в состоянии выполнять

работу Вашего начальника, пока он отсутствует.

 

Планирование поездок руководителя.

Обсуждение, проведенное с начальником, позволит узнать точно:

· цель визита,

· время его отсутствия,

· куда он собирается ехать,

· что нужно забронировать от его имени,

· в каких бумагах, в какой информации и пр. он будет нуждаться - либо до поездки, либо во время поездки.

Независимо от типа начальника, если он регулярно выезжает, неплохо было бы подготовить контрольный список, чтобы можно было отметить отдельные элементы списка и гарантировать, что ничего из списка не пропущено.