В процессе обустройства офиса и формирования его пространственной среды следует исходить из того, что каждое рабочее помещение делится на зоны – входную, выходную, информационную и зону хранения документации. Площадь рабочего места должна быть достаточной для размещения всех элементов оснащения данного рабочего места и для того, чтобы секретарь в условиях комфортности и безопасности мог эффективно и с минимальными затратами труда и времени выполнять свои должностные обязанности. Определив на эскизах планировку функциональных зон, можно приступать к размещению мебели и оборудования.
Рабочее место секретаря состоит из трех зон:
- основная, где находится стол с приставками и необходимой оргтехникой;
- зона обслуживания посетителей;
- вспомогательная зона, где расположены шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 квадратных метров на 1 работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, должна быть не менее 12-16 квадратный метров.
Прием посетителей – одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее, организационный прием посетителей руководством. Приемная должна производить на пришедших благоприятное впечатление, так как это место первого контакта с фирмой. Она должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями, и если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.
Вспомогательная зона оборудована шкафами, чаще всего встроенными, как для хранения дел, так и платяным и сейфом.
Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя, обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной. Так как секретарю в течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен иметь возможность менять позы. Учитывая необходимость секретаря поворачиваться к столам-приставкам, стул или рабочее кресло обязательно должно быть подъемно-поворотным, а для расширения рабочей зоны – на колесиках. Такие кресла можно регулировать по высоте, обеспечивая удобную посадку.
На рабочем столе должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил – на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должны быть настольная лампа, календарь-ежедневник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей. Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Располагать все надо компактно, систематизируя по видам работы. Так блокнот для записи и ручка должны лежать рядом с телефонным аппаратом.
В рабочем столе должен быть строгий порядок. Верхний ящик с отделениями для канцелярских принадлежностей, специальный ящик для чистой бумаги, бланков, конвертов и карточек, отдельный ящик для документов.
Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различных расцветок, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.
Отдельно в столе под рукой секретарь должен иметь справочники типа:
- справочник по городу;
- телефонный справочник с адресами и телефонами учреждений и
организаций;
- справочник адресов Internet;
- справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами
сотрудников;
- словари.
Эти справочные данные могут быть и в компьютере.
Помимо рациональной организации рабочего места секретаря не стоит забывать о рекомендациях «Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров», разработанных Институтом гигиены труда и профзаболеваний Академии медицинских наук. Требования к организации труда и отдыха пользователей ПЭВМ устанавливают максимальную продолжительность работы. Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы. Непрерывная работа без перерыва не должна превышать двух часов. Перерывы должны устраиваться через каждые 1,5-2 часа. Для предупреждения и снижения таких нежелательных явлений, как нервно-эмоциональное и психологическое напряжение, зрительный дискомфорт, гиподинамия, монотония и др., следует продумать систему профилактических мер, комплексы упражнений и меры психологической разгрузки.
Необходимость знания и неукоснительного постоянного соблюдения в своей работе правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты должна также указываться в должностной инструкции секретаря.
Помимо рациональной организации рабочего места секретаря не стоит забывать о рекомендациях «Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров», разработанных Институтом гигиены труда и профзаболеваний Академии медицинских наук. Требования к организации труда и отдыха пользователей ПЭВМ устанавливают максимальную продолжительность работы. Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы. Непрерывная работа без перерыва не должна превышать двух часов. Перерывы должны устраиваться через каждые 1,5-2 часа. Для предупреждения и снижения таких нежелательных явлений, как нервно-эмоциональное и психологическое напряжение, зрительный дискомфорт, гиподинамия, монотония и др., следует продумать систему профилактических мер, комплексы упражнений и меры психологической разгрузки.
Необходимость знания и неукоснительного постоянного соблюдения в своей работе правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты должна также указываться в должностной инструкции секретаря.
Естественно, что мечта каждого руководителя – сделать свою работу комфортнее, придать офису особую неповторимость, создать благоприятную рабочую среду для себя, своих сотрудников и партнеров.
Один из основных творческих вопросов создания интерьера – это как произвести отбор элементов интерьера и найти принцип композиционного сочетания.
В практике бизнеса сложились определенные традиции и принципы, придерживаться которых желательно при оформлении офиса. Долгие годы помещение любой конторы представляло собой большое неразгороженное помещение. В лучшем случае одно рабочее место отделялось от другого невысокими перегородками. В настоящее время многие предприятия отказываются от этого решения и возвращаются к традиционному офису с отдельными кабинетами. Появились новые идеи обустройства контор – «ландшафтные офисы» и так называемые «помещения без территории», в которых не будет письменных столов. Офисы оборудуются мягкими диванами и креслами с откидными и передвижными столами.
Интерьер рабочего помещения офиса следует рассматривать как один из элементов имиджа предприятия и делового этикета, пренебрежение которыми недопустимо. Характер оформления помещения должен строго соответствовать его предназначению, а степень и уровень оформления – рангу подразделения или статусу сотрудника. При выборе роскошных вариантов оформления офиса не стоит забывать о традиционно присущем деловому миру консерватизме, хотя в настоящее время популярен и ультрасовременный стиль. В интерьере офиса должно быть продумано и согласовано все до последней мелочи. Даже самые незначительные предметы, снабженные фирменной символикой, могут подчеркнуть имидж.
Основными позициями интерьера офиса являются: стены, полы и потолки; мебель и другое специальное оборудование; освещение и цветовое решение; оконные проемы и их оборудование; информационные и технические средства; визуальная коммуникация; декоративные средства; озеленение; носители фирменного стиля. При общей стандартной мебели и оборудовании, которые должны быть максимально комфортны и многофункциональны, целесообразно сделать акцент на специфике деятельности предприятия. В настоящее время можно выбрать типовые наборы офисной мебели для кабинета руководителя, для рабочего места секретаря-референта, программиста, специалиста, а также для холлов и зон отдыха.
Рациональное расположение предметов мебели и оборудования в кабинете просчитывается при помощи специальных компьютерных программ. Для такого расчета необходимо знать параметры, составляющие площадь помещения, высоту потолков, количество и размер окон.
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.
Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.
В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.
Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.
