Цветовое решение и освещение

Обдумывая цветовое решение нужно учитывать многое: на какую сторону обращены окна, качество освещения, параметры помещения. Если окна выходят на север, то лучше предпочесть теплые тона, если на юг – холодные. Насыщенные яркие тона располагают к общению. Необходимо принимать во внимание параметры помещений: яркие стены зрительно уменьшают пространство, темные – увеличивают. Например, красный, оранжевый и желтый помогут сделать огромное неуютное помещение с высоким потолком и малым количеством мебели – меньше и уютнее. Черный и белый, синий и фиолетовый увеличат комнату.

Необходимо продумать как будут сочетаться выбираемый цвет с окраской мебели и другими элементами интерьера. Ярко-желтый может служить хорошим фоном для любого цвета, а зеленый плохо сочетается с другими цветами. Например, соединение красного и зеленого неприятно, его трудно воспринимать.

Художники и психологи замечают, что каждый цвет вызывает какие-то ассоциации. По мнению психологов, желтый цвет для людей творческих, ведущих активный образ жизни, легко приспосабливающихся к любой обстановке. Но в то же время желтый может раздражать и восприниматься негативно. Красный ассоциируется с возбужденным состоянием, общением. Умело выбранные оттенки красного сделают помещение, оформленное в холодных тонах более уютным.

Синий – типично небесная краска, очень углубленное синее дает элемент покоя.

Серый нейтрален, спокоен и немного «тяжел», хорошо сочетается с другими цветами.

Белый и черный элегантны, изысканны и глубоко символичны. Черные и белые интерьеры были модны в конце XIX– начале XXвека. Черные стены раздвигают границы комнаты, делая их как бы размытыми. Черные гладкие отражающие поверхности (например, панели из мрамора) можно предложить для оформления помещения с очень хорошим дневным освещением, или холла большого размера, при этом внешняя стена комнаты – стеклянная.

Белый цвет – абсолют, «великий уравнитель» в архитектуре. Он хорошо отражает свет и зрительно увеличивает размеры комнаты, поэтому его можно посоветовать для маленьких помещений с небольшим количеством естественного освещения. Светло-серый и белый хороши для большой комнаты с огромными окнами на северную сторону, где будет подчеркнута мягкость и равномерность естественного освещения. Впрочем, сказав «белый цвет», не говорится почти ничего, так как существует великое множество оттенков белого. Правильная оценка сочетаний и оттенков важна при работе с другими цветами.

Такие элементы интерьера, как осветительная арматура, мебель и различного рода оборудование динамичны в своем изменении, элементы эти так многообразны, что утверждая что-то новое, не стоит забывать о том, что это новое, существуя, уже изживает себя. Подвижность элементов интерьера обусловлена развитием культуры, искусства и техническим прогрессом.

Для включения элементов искусственного освещения в современный интерьер характерны два направления – свободно висящие люстры и встроенное оборудование. В помещении с высокими потолками чаще используются современные по своему облику люстры. Они, включаясь в интерьер как сложные скульптурные формы, контрастируют с прямоугольными пространствами, придавая индивидуальную характеристику интерьеру.

Если люстры контрастируют с прямоугольными материальными формами интерьера, то встроенное оборудование является в буквальном смысле частью поверхности потолка или стены. Это излучающие свет потолки, плафоны, объемные элементы на потолке или стене или скомпонованные группами светящиеся трубки. Они создают эффектные образы. Значение их в формировании современного интерьера первостепенное. Ритмическое закономерное расположение элементов искусственного освещения могут поддерживать порядок, строгость построения, атмосферу. И, наоборот, контраст переливающегося огнями хрусталя и неожиданного рисунка люстр могут подчеркнуть яркость и образную выразительность интерьера.

Выбор системы искусственного освещения, характер элементов, размещение их в пространстве – все это способно выявить и обострить образные характеристики интерьера. Подчинить элементы освещения общему замыслу, тону архитектуры, найти место, масштаб, выявить идею – одна из серьезных задач проектирования искусственного освещения.

Озеленение

Непременная деталь современного офиса – озеленение интерьера. Растения выполняют не только декоративную функцию, они снижают нервное и зрительное напряжение, улучшают состав воздуха, помогают психологической разгрузке. При этом уже не рекомендуется использовать так надоевшие всем искусственные растения. При выборе украшений для офиса – картин, репродукций – следует обращать внимание на их тематику, которая не должна вызывать агрессию, печаль, ухудшение настроения или снижение работоспособности, то есть они должны быть нейтральными по своему характеру и цветовому решению. Украшения не должны разрушать сложившегося единого облика помещения.

Гармония природы как проявление наивысшего порядка всегда была для человека идеалом красоты. Активное использование естественной природы в интерьере становится одним из средств художественной выразительности. Созерцание голубых далей, извилистых берегов рек, живописные планы холмов и гор, цветущее дерево под окном, зеленый газон, проникающий внутрь помещения, - эта близость природы, широта далей вызывает у человека определенные положительные эмоции. Вид из помещения, раскрытого на естественный или городской пейзаж, могут стать органической частью интерьера. Ориентация внутреннего пространства на прекрасный ландшафт создает неповторимое качество интерьера. Потребность органического слияния интерьера с природой, выхода интерьера во внешнюю среду рождает прием уничтожения границ между внешним и внутренним пространством. Витражи, доходящие до пола, продолжающиеся за пределами интерьера на террасах перед зданием, зелень и вода, включенные в интерьер и разрывающие границу между внутренним и внешним пространством, навесы, козырьки, общая поверхность потолка – создают подлинное единство интерьера с внешним пространством.

Элементы природы в интерьере весьма разнообразны: газоны и цветники на специально выделенных участках пола, группировка растений в горшках, вьющаяся зелень на стене, создание искусственного ландшафта. Размещение различных растений в пространстве, принцип группировки зелени и формы зеленого массива – протяженного или высокого, объемного или пространст­венного, все это должно быть подчинено общему пространственному замыслу.

Интерьер офиса хорошо оживят живые растения. Они являются не только украшением помещения. Многие фирмы и учреждения находятся в центральной части города, выходят на шумные, загазованные магистрали, с помощью растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния, успокоиться. Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия, способствующие лучшему самочувствию. Растения не только улучшают состав воздуха в помещении, но еще и увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно важно в помещениях с паровым отоплением, отличающихся большой сухостью.

Растения для помещений нужно подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делая ее боле пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами. Главное условие – растение должно помогать, но не в коем случае не мешать людям. Это означает, что цветы не должны стоять на пути, чтобы их приходилось обходить, наклоняться над висящими растениями, заботиться, чтобы не уколоться о колючку, проходя мимо кактуса. С этих позиций и надо подойти, выбирая место для цветов.

Вода- важный компонент естественной природы в интерьере. Особенное значение приобретает в жарком сухом климате, где она кроме необходимого увлажнения воздуха создает ассоциацию недостающей человеку прохлады. Плоские неглубокие водоемы с мозаичным дном или дном, выполненным естественным камнем, небольшие фонтаны или даже каскады – все это возможные и эффектные формы введения природы в интерьер помещений.

 

Динамичный микроклимат, стимулирующий работоспособность, создается при помощи кондиционеров и установок микроклимата. Уровень шума и вибрации, возникающих при работе некоторых машин, снижается за счет применения при отделке помещений звукопоглощающих средств и диффузных материалов.

Другим важным элементом среды офиса является благоприятный звуковой климат. Для его создания часто прибегают к использованию записей птичьего пения, журчащего ручья, гула крон соснового бора, плеска морских волн, жужжание пчел и т.п., которые способствуют снятию напряжения и психологической разгрузке. Психологи и акустики создали несколько звуковых меню, в которых подобрали сочетание звуков, помогающих напряженной умственной работе. Партитуры таких концертов подбираются индивидуально.

С особым вниманием относятся к праздничному оформлению офиса, которое необходимо при проведении протокольных мероприятий, посвященных религиозным, светским и юбилейным праздникам и торжествам. Праздничное оформление офиса включает его наружное украшение и внутреннее убранство.

Мозаика, фреска, рельеф, керамика, кованный металл, гобелен, деревянная скульптура, витраж – все это настолько своеобразные и по-своему выразительные формы монументально-декоративного искусства, что совершенно очевидно их активное воздействие на характер интерьера.

 

Вопросы для самопроверки.

· Определите порядок расположения документов на рабочем столе секретаря.

· Какие факторы способствуют облегчению работы секретаря?

· Как организовано рабочее место секретаря?.

· Как организована работа секретаря, руководитель которого часто отсутствует?.

Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря

· Золотые правила секретаря.

· Планирование, распределение и использование рабочего времени.

· Составляя план на день, надо.

· Примерный рабочий план секретаря на день.

 

Заповеди секретаря

· Назначение секретаря – освобождать своего начальника от рутинной работы.

· Секретарь никогда не должна думать, что она что-то, она –помощник того, кто представляет собой что-то.

· Ничего не оставлять на волю случая.

· Знать свое место, чтобы хорошо выполнять свои должностные обязанности.

· Завоевывать доверие своего начальника и сохранять его.

· Прежде чем приступать к работе, понять е.

· Начинать работу, превышающую свои возможности, значит стремиться к провалу.

· Никакая полезная работа не унижает секретаря.

· Секретарь должен знать, что существуют другие люди.

· Не верить в свою незаменимость, а сделать себя необходимой.

Планирование, распределение и использование рабочего времени. Многолетний практический опыт исследования секретарского труда показали, что главным в нем является план на день, который определяет все последующее долгосрочное планирование. Он помогает наиболее эффективно использовать рабочие часы и минуты, дает обзор всех дел дня.

Начиная рабочий день, всегда надо иметь цели с четким определением их объема и вида и все, что нужно для их решения.

Затем устанавливается очередность запланированных дел. Нужно определить, какие чрезвычайные ситуации могут нарушить рабочий день.

В любой работе должны действовать три правила:

1. Все что можно, нужно контролировать.

2. Некоторые вопросы не поддаются контролю, но на их ход надо стараться влиять.

3. Не следует обращать внимание на вопросы, которые не поддаются контролю, а также влиянию.

Готовя план на день, секретарь должен выделить в нем: профессиональную деятельность.

Постоянные мероприятия, включенные в план рабочей недели организации (административные, технические, общественные).

· Постоянные дела.

· Приоритетные дела.

· Срочные дела, особо перспективные для получения конкретных результатов.

· Срочные дела, которые в случае необходимости могут быть перенесены на другие сроки.

· Дела, которые могут быть выполнены при наличии времени.

· Личная деятельность.

Составляя план на день, надо:

· не загружать рабочий день более чем на 60 %;

· составлять список дел, деля их на самые важные и менее важные;

· оставляя в плане резерв неожиданностей;

· оставляя на каждое мероприятие запас времени не менее 15 минут;

· устанавливать личную цель и порядок ее достижения;

· считать приоритетным самое трудное задание дня;

· размещать в плане текущие дела между важными и срочными;

· точно определять время начала и окончания каждого мероприятия;

· собирать все мелкие дела в группы;

· тщательно планировать вечерние мероприятия как самые неэффективные;

· использовать систему условных знаков, с помощью которых отмечать, что сделано, что перенесено. Точные сроки заключать в рамки.

Последовательность начала рабочего дня секретаря должна быть следующей:

Выделить 15 минут для спокойного обдумывания всех предстоящих на день работ.

Определить порядок и последовательность выполнения:

· незаконченных дел;

· “неприятных” работ;

· главной работы дня;

· работы с поступившей почтой;

· мелких и второстепенных работ.

Как правило, в работе секретаря есть периоды:

· нормальной работы;

· спешки и суматохи;

· затишья.

Надо знать, что сама по себе работа не имеет ценности, она имеет только смысл. Чтобы хорошо выполнить любую работу, надо знать ее смысл и причинное основание.

Любая запущенная или временно забытая работа – основа появления срочности. Установлено, что в женском характере есть элемент переноса и ожидания, то есть женщины-секретари постоянно используют метод откладывания надоевшей работы и работы, требующей большой подготовки.

Чтобы это преодолеть, надо:

Постоянно составлять списки своих долго- и кратковременных целей, ранжировать их по важности, контролировать точность формулировок, реалистичность и достижимость целей.

Постоянно готовить планы реализации целей с указанием сроков, требующихся и имеющихся ресурсов самостимулирования в процессе выполнения плана.

Осуществлять постоянное наблюдение за действенностью своих индивидуальных причин постоянного откладывания дел и преодолевать это с помощью рационального самоконтроля.

Оперативно управлять своим рабочим временем и эффективно использовать его за счет ежедневного составления расписания рабочего дня, рациональной организации труда, концентрации на приоритетных задачах.

Вся работа секретаря, если ее деятельно проанализировать, состоит из большого количества “мелочей”; чтобы постоянно учитывать эти мелочи; надо вести специальный журнал, в котором регистрировать все даже мелкие события с обязательным указанием трудностей исполнения той или иной работы. Сюда записываются взаимоотношения с людьми, коллегами по работе, начальством, о чем был разговор на совещаниях, конференциях. Особое внимание уделяется случайным работам и причинам их возникновения.

Секретари всех стран мира рационально используют правило “все записывать”, и не только о своей работе, но и о взаимоотношениях с начальниками, особенно, если начальник – женщина. Все записи должны быть точными и лаконичными, содержать в себе все необходимые сведения и факты.

Получая визитную карточку, секретарь ставит на ней карандашом дату и включает ее в картотеку или подшивает в дело.

Не доверяйте своей памяти, у усталой женщины – память сдает первой.

Примерный рабочий план секретаря на день.

1. Начало рабочего дня

2. Проверка рабочих мест в офисе

3. Устранение недостатков: протереть пыль; полить цветы; собрать разбросанную бумагу; убрать и вымыть посуду

4. Привести в порядок рабочее место руководителя

5. Сварить кофе

6. Встретить руководителя

7. Предоставить список неотложных дел (встречи, совещания, приемы и т.д.)

8. Получить от руководителя надлежащие инструкции (о назначении встреч, звонков, о совершении покупок)

9. Сделать ряд звонков, ответить на письма, осуществить регистрацию входящей и выходящей корреспонденции с последующим занесением ее в журнал

10. Собрать и подать документы на ознакомление и подпись

11. Подготовить конференц-зал к совещанию

12. Собрать сотрудников в конференц-зале и раздать им тезисы о результатах работы за истекший период

13. Сообщить руководителю о начале совещания и предоставить список основных вопросов

14. Подготовить документацию для поставщиков

15. Подготовить кабинет руководителя к приему поставщиков:

· распланировать места для приглашенных

· разложить чистые листы бумаги

· положить карандаш или ручку в верхней части бумаги

· расположить прохладительные напитки и стаканы в центре стола на бумажных салфетках; (место слева от руководителя должно быть предназначено почетному гостю, справа – юристу).

16. Заказать обед для руководителя

17. Обед

18. Пригласить юриста

19. Встретить и проводить поставщиков в кабинет руководителя

20. Прием посетителей, осуществить запись на прием к руководителю

21. Составить список деловых встреч на следующий день

22. Привести в порядок кабинет руководителя.

23. Привести в порядок свое рабочее место

24. Конец рабочего дня

Вопросы для самопроверки.

Какие правила для секретаря являются принципиальными в организации работы?

Как планируется и используется рабочее время секретаря?

Как составляется примерный план на рабочий день?