- Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т. п.).
- Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.
Гриф согласования: очередность согласования
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности: с организациями, интересы которых затрагивает документ; с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями (при необходимости); с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т. п.); с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Виза согласования документа
- Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило своё отношение к нему.
- Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости - должность визирующего.
- При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями:
«Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т. п.
Порядок согласования
- Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности: составитель документа; руководитель структурного подразделения, где составлен документ; заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия; общественные организации (при необходимости); руководитель финансовой или бухгалтерской службы; заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности; руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.
- Порядок согласования приказов (распоряжений) определяется инструкцией по делопроизводству.
Виза ознакомления
- Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
- Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
- Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа.
Оттиск печати
- Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение государственного герба) и простые. В коммерческих структурах используются простые круглые печати.
- Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. На некоторые документы печать ставят на специально обозначенное место («МП» или круг).
Отметка о заверении копии
- Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.
- Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
- В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.
- При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
Отметка об исполнителе
- Отметка об исполнителе даёт возможность адресату связаться с непосредственным исполнителем документа. Данный реквизит необходим для оперативного разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Это убыстряет подготовку управленческого решения.
- Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
- Фамилия исполнителя указывается в именительном падеже.
