Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в том случае, если главной является информация об объекте и его признаках.

Анкета и таблица - это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Например:

«Анкета соискателя

ФИО. _________________________________

Дата рождения ____________________

Образование _______________________...»

 

В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены горизонтально.

Например: «Фамилия ____________ Имя _________ Отчество ________»

 

При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых опорное слово - существительное, которое стоит в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации.

Например:

«Табельный номер 0243

Фамилия Петров

Имя Иван

Отчество Владимирович»

Таблица!

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные (Например особенно популярны таблицы Эксель). В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки.

Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик).

Например:

 

Заголовок строк	Заголовок граф
Подзаголовки граф
Подзаголовки строк

 

Заголовок и подзаголовки граф, заголовок строк являются постоянными частями текста и вносятся в форму документа при ее изготовлении.

Графа "Заголовок строк" должна содержать обобщенное наименование объектов, описываемых в таблице, а подзаголовки строк - наименования конкретных объектов.

Наименования признаков рекомендуется располагать в порядке, последовательно раскрывающем информационные характеристики объектов.

Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы должны быть сформулированы в максимально лаконичной форме: в виде отдельного слова в именительном падеже или словосочетания с опорным словом в именительном падеже.

Например:

 

Наименование структурных подразделенийи должностей	Количетво штатныхединиц	Должност-ные оклады	Надбавки	Месячный фонд заработной платы по должностным окладам	Примечание
персональ ные	прочие

 

При унификации управленческих документов возможно сочетание в одном документе различных форм представления текста.

Например, сочетание анкеты и таблицы в спецификации:

 

Пример таблицы колодцев
№	Название	Индекс
	К1	Колодец КК 1000 Н 1600 1/3 300ID*200ID*250ID 0/90/180/135 К Ч25 ПП
	К2	Колодец КК 1000 Н 1750 1/2 250ID*250ID*200OD 0/90/180 К Ч25 ПП
	К3	Колодец КК 1000 Н 1650 1/1 400OD*400OD 0/180 К Ч25 ПП
	Д1	Колодец SK 1000 Н 2400 1/2 200ID(700)*110ПВХ(850)*110ПВХ(850) 0/90/270 К ЧД25 ПП

 

Колодец

Тип (КК или SK) _________

D (мм) _______________

Н (мм) _____________

количество выходов (0,1) ___________

количество входов (0,1,2,3) ____________

 

Сочетание связного текста (трафарета) с таблицей в приказе:

«В связи с увеличением в целях повышения эффективности деятельности компании

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в штатное расписание ЗАО «СОФОС» следующие изменения:

Установить с ______________ должностные оклады в следующих размерах:

Код подр	Наименование структурного подразделение	Наименование должности	Количество	Форма оплаты (оклад)
01 АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ПЕРСОНАЛ
	Финансовый менеджер