Для информации (немного отвлеченная тема)

Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно:

Что надо сделать,

За какое время и кто из сотрудников

За это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: "Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно". Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: "Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды". Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель "корпоративным стилем одежды". Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

 

Связный текст

Связный текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей.

В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокраще­ний), должность,

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

Например,

«О переименовании Закрытого акционерного общества «СОФОС»

На основании записи, внесенной в ЕГРЮЛ за государственным регистрационным номером (ГРН) 7157746759780 от 17 апреля 2015 г. о переименовании Закрытого акционерного общества «СОФОС»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Использовать новое наименование Общества:

Полное наименование юридического лица на русском языке	Акционерное общество «СОФОС»
Сокращенное наименование юридического лица на русском языке	АО «СОФОС»

во всей документации, информационных системах, а также в сети Интернет на сайте Общества с 17 апреля 2015 г.»

 

Для того чтобы работа по ДОУ соответствовала нормативно-методическим документам, была унифицирована и направлена на сокращение времени по использованию документов и быстроте принятия решений, в организациях разрабатывают инструкции ДОУ.

Инструкция по ДОУ- это нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок ра­боты с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики деятельности.

Инструкция по документационному обеспечению управления разрабаты­вается в целях рационализации труда в органах управления и предполагает соз­дание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами. Работа по функциям управления включает в себя все стадии - от сбора и обработки первичной информации до принятия управлен­ческого решения и контроля за его реализацией.

Выделяют следующие виды инструкций по документационному обеспе­чению управления:

- типовые - разрабатываются министерствами для подведомственных од­нотипных учреждений соответствующей отрасли;

- примерные - составляются с учетом требований типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации;

- индивидуальные - разрабатываются на основе типовой и примерной ин­струкций применительно к конкретным условиям деятельности данной органи­зации.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

- Классификатор унифицированных форм документов;

- Табель унифицированных форм документов организации (или Табель применяемых форм документов);

- Альбом унифицированных форм документов (или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).

Классификатор, Табель и Альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме.

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм документов организации предназначен для:

· оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

· классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

· унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных

· важных этапов) управленческих документов в организации;

· унификации форм документов в организации;

· упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

Выбор формы Табеля.

В рекомендациях ВНИИДАД предлагается примерная форма Табеля форм документов организации. (Таблица 1.)

Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

Наименование формы документа	Код по ОКУД	Кем и когда утверждена форма документа	Периодичность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согласование	Подписание	Утверждение	Печать	Кому направляется	Примечание

Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).

Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов

Наименование формы документа

Код по ОКУД

Кем и когда утверждена форма документа

Локальный код

Периодичность составления

Составитель документа

Сколько экз. готовится

Согласование

Подписание

Утверждение

Печать

Кому направляется

Где хранится

Примечание

 

3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)

Таблица 3. Группы документов в организации

Виды документов	Разновидности документов
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации	Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации
Организационно-правовая документация организации	Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка
Распорядительные документы организации	Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами)
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов	Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации
Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения)	Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

· полное наименование формы документа;

· заголовок к тексту (тема), если он имеется;

· код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);

· функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;

· сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__ наименование вида документа _

Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _ (есть или нет) _Код внутренний_ (есть или нет) ___________

Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________

Визы:

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) _______________________________________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО) ______________________________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

Печать гербовая _____ иная ____ (какая и кто ставит) ________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____ кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 1. Форма карты документа

Таблица 4. Cведения о документах подразделения ____________________ (часть 1-я)

№ п/п	Наименование вида документа	Заголовок к тексту (о чем)	Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения)	В каком случае создается документ (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая)	Количество доку-ментов в месяц	Кто готовит проект документа (должность, ФИО)	Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО)	Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО)

Таблица 5. Cведения о документах подразделения____________________(часть 2-я)

№п/п	Наименование вида документа	Основное должностное лицо, которое подписывает документ (должность, ФИО)	Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО)	С кем согласуется содержание документ (подразделение, должность, ФИО)	Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО)

Таблица 6. Cведения о документах подразделения _____________________(часть 3-я)

№п/п	Наименование вида документа	Кто утверждает документ (подразделение, должность, ФИО)	Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо (подразделение, должность, ФИО)	Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется) (подразделение, должность, ФИО)	Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение, должность, ФИО)

Таблица 7. Cведения о документах подразделения _____________________(часть 4-я)

№п/п	Наименование вида документа	Кому адресуется подписанный документ (подразделение (организация, должность, ФИО)	Сколько экземпляров документа создается	Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров (подразделение)	Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?)	Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?

На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.

Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа.

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

Например,

П Р И К А З

«__» августа 2015 г. № __

О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов

Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.

2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 31.08.2015.

3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.11.2015.

4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.

Глава администрации района К.Л. Софин»