Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес. 3 страница

При направлении копии наследственного дела:

1) снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела;

2) заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ копия каждого документа, находящегося в наследственном деле, в том числе внутренней описи;

3) прошиваются листы копий документов;

4) нумеруются листы копий документов наследственного дела, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ;

5) копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером.

В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу (территориальному органу юстиции); уведомление оператора почтовой связи о вручении нотариусу (территориальному органу юстиции) заказной бандероли (письма), а в случае доставки копии наследственного дела курьером - соответствующий документ с отметкой получателя о вручении заказной бандероли (письма) нотариусу или территориальному органу юстиции.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение семи рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запроса нотариуса и т.д.).

Особенности принятия, вскрытия и оглашения закрытого завещания. В практической деятельности нотариуса редко встречаются закрытые завещания. Тем не менее правила формирования и оформления таких дел должен знать каждый нотариус. В Примерной номенклатуре предусмотрены дела "Конверты хранения", "Книга учета дел закрытых завещаний", "Дела закрытых завещаний".

Принятие закрытого завещания. Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания - в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения - помещаются в дело "Конверты хранения". Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами и т.д.). Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию, группируются вместе и нумеруются в соответствии с п. 75 Правил, но не прошиваются. Помимо самого конверта хранения, в дело помещается экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания. Принятые нотариусом закрытые завещания регистрируются в алфавитной книге учета завещаний <1> с пометкой "закрытое". После вскрытия закрытого завещания в алфавитной книге учета завещаний проставляется отметка о дате вскрытия завещания.

--------------------------------

<1> Приложение 1, образец N 26.

 

Объем дела "Конверты хранения" - количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы, - определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний. При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело "Конверты хранения" может быть переходящим. Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка об изъятии документа, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов <1>.

--------------------------------

<1> Приложение 1, образец N 27.

 

Вскрытие и оглашение закрытого завещания. Поданное на личном приеме у нотариуса заявление о представлении свидетельства о смерти лица, совершившего закрытое завещание, с предъявлением подлинника свидетельства о смерти завещателя в день его подачи регистрируется в книге учета дел закрытых завещаний <1>.

--------------------------------

<1> Приложение 1, образец N 28.

 

В деле у нотариуса остается копия свидетельства о смерти завещателя, подлинник свидетельства о смерти возвращается заявителю.

При направлении по почте с сопроводительным документом свидетельства о смерти (повторного свидетельства о смерти) лица, совершившего закрытое завещание, в журнале регистрации входящей корреспонденции и в книге учета дел закрытых завещаний в день получения регистрируется сопроводительный документ. При направлении свидетельства о смерти завещателя без сопроводительного документа изготавливается копия свидетельства о смерти, которая в день поступления к нотариусу регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и книге учета дел закрытых завещаний. Подлинный экземпляр свидетельства о смерти завещателя возвращается заявителю.

Конверт, в котором поступило по почте свидетельство о смерти лица, совершившего закрытое завещание, хранится в деле закрытого завещания.

При поступлении документа, послужившего основанием для начала производства по вскрытию закрытого завещания, нотариусом заводится индивидуальное дело "Закрытое завещание" с присвоением ему номера. Номер дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, под которым документ зарегистрирован в книге учета дел закрытых завещаний, и года открытия дела (например, 3-2015, где 3 - порядковый номер конкретного дела закрытого завещания в соответствии с регистрацией в книге учета дел закрытых завещаний, 2015 - год открытия дела закрытого завещания).

Документы, относящиеся к конкретному закрытому завещанию, помещаются в обложку дела закрытого завещания <1>.

--------------------------------

<1> Приложение 1, образец N 29.

 

Наследникам по закону лица, совершившего закрытое завещание, заказным письмом направляется извещение о вскрытии закрытого завещания, в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения закрытого завещания <1>. Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.

--------------------------------

<1> Приложение 1, образец N 30.

 

В дело закрытого завещания помещаются все документы, связанные со вскрытием и оглашением конкретного закрытого завещания, включая конверт хранения, конверт, в который завещателем было помещено закрытое завещание, свидетельство о принятии закрытого завещания, подлинник закрытого завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения закрытого завещания.

Производство по конкретному закрытому завещанию считается оконченным, и дело готовится для временного хранения (гл. IX Правил) после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания. Производство по делу закрытого завещания может быть окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания не получена в течение года с момента вскрытия и оглашения закрытого завещания.

Особенности оформления депозита нотариуса. Основанием для начала производства по конкретной депозитной операции нотариуса являются поступившие к нотариусу документы, свидетельствующие о намерении внести в депозит нотариуса деньги и ценные бумаги. Такими документами могут быть:

- заявление должника или конкурсного управляющего о принятии в депозит нотариуса причитающихся с должника денег и ценных бумаг;

- опись наследственного имущества (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются одним нотариусом);

- заявление нотариуса о внесении в депозит наличных денег (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются разными нотариусами).

Документ, послуживший основанием для начала производства по конкретной депозитной операции, регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции в день поступления. В книге учета депозитных операций <1> указанный документ регистрируется в день непосредственного внесения денег или ценных бумаг в депозит нотариуса.

--------------------------------

<1> Приложение 1, образец N 31.

 

После регистрации депозитной операции в книге учета депозитных операций данные о лице, на чье имя в депозит нотариуса внесены деньги или ценные бумаги, вносятся в алфавитную книгу учета кредиторов <1>.

--------------------------------

<1> Приложение 1, образец N 32.

 

Дело по конкретной депозитной операции формируется в отношении каждого кредитора. В дело помещаются документы, связанные с принятием в депозит нотариуса денег и ценных бумаг, включая документы, подтверждающие наличие оснований для внесения в депозит денег и ценных бумаг, право обратившегося к нотариусу лица исполнить обязательство внесением долга в депозит, вхождение в состав наследства наличных денег, банковский документ о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств и т.д.

Лицу, внесшему в депозит деньги и ценные бумаги, нотариусом в подтверждение их внесения выдается справка, оформленная на личном бланке нотариуса, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Образец справки Правилами не установлен, поэтому допускается составление справки в произвольной форме.

О принятии в депозит денег и ценных бумаг нотариус заказным письмом направляет кредиторам или наследникам извещение о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг <1>. Уведомление о вручении извещения хранится в документах конкретной депозитной операции.

--------------------------------

<1> Приложение 1, образец N 33.

 

Производство по конкретной депозитной операции считается оконченным в случае:

- передачи наследникам или кредиторам всех внесенных в депозит нотариуса причитающихся им денег и ценных бумаг;

- выдачи закладной ее владельцу;

- возврата денежных сумм и ценных бумаг лицу, внесшему их в депозит нотариуса, в случаях, предусмотренных законодательством;

- перечисления нотариусом в соответствующий бюджет не востребованных кредиторами или наследниками внесенных в депозит нотариуса денег и ценных бумаг.

Производство по конкретной депозитной операции прекращается отказом нотариуса совершить нотариальное действие - принять в депозит деньги и ценные бумаги, если лицо, обратившееся за совершением данного нотариального действия, не устранило препятствия, послужившие основанием к отказу в его совершении, указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

Особенности оформления вексельного протеста. Заявление о совершении вексельного протеста регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Подлинные векселя, прилагаемые к заявлению, принимаются нотариусом под расписку, в которой указываются дата принятия векселей, количество принятых векселей и индивидуальные признаки каждого векселя. Расписка заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ <1>.

--------------------------------

<1> Приложение 1, образец N 3.

 

Возврат подлинных векселей, принятых нотариусом, векселедержателю также производится под расписку, которая помещается в дело.

К материалам по протесту векселя приобщается изготовленная нотариусом копия векселя.

Копия векселя, приобщаемая к делам нотариуса, должна отражать любые записи, произведенные на векселе в процессе предъявления требования по векселю или его опротестования, в том числе: проставленную акцептантом подпись или дату акцепта, проставленную векселедателем датированную отметку, отметку нотариуса о совершенном протесте, надпись нотариуса о получении платежа по векселю.

К документам по протесту векселя приобщаются все документы, связанные с предъявлением требований лицу, обязанному по векселю, или опротестованием векселя, включая копию векселя, экземпляр составленного нотариусом протеста векселя, документы (или их копии), подтверждающие полномочия представителей, правоспособность юридического лица, и т.д.

Производство по протесту конкретного векселя считается оконченным после приобщения к документам вексельного протеста документов, свидетельствующих об отказе обязанного по векселю лица выполнить предъявленное нотариусом требование (копии векселя с отметкой нотариуса о совершенном протесте и экземпляра протеста векселя) или о выполнении предъявленного нотариусом требования (копии векселя с подписью акцептанта, проставленной датированной отметкой или датой акцепта, надписью нотариуса о получении платежа по векселю, документа, подтверждающего возвращение обязанным лицом акцептованного экземпляра векселя или подлинника векселя).

Производство по протесту конкретного векселя прекращается в связи с отказом нотариуса совершить нотариальное действие - осуществить вексельный протест, если лицо, обратившееся за протестом векселя, не устранило препятствия, послужившие основанием к отказу в совершении данного нотариального действия, указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

 

В. Особенности формирования и оформления дел,

связанных с организацией нотариальной деятельности

 

Особенности формирования и оформления дела "Организационно-распорядительные документы". Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:

- постановления (кроме постановлений, связанных с оформлением в соответствии с законодательством Российской Федерации нотариального действия, например постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателей, постановления об аннулировании ранее выданных свидетельств о праве на наследство);

- приказы;

- распоряжения.

Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

1) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

2) наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

3) должность, фамилия, имя, отчество нотариуса;

4) дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

5) вид документа (приказ, распоряжение и т.д.);

6) наименование документа;

7) дата;

8) регистрационный номер;

9) место составления;

10) текст документа;

11) подпись нотариуса;

12) оттиск печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов <1>.

--------------------------------

<1> Приложение 1, образец N 1.

 

Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Необходимо отметить, что в Примерную номенклатуру включено самостоятельное дело с индексом 01-05 "Организационно-распорядительные документы нотариуса" со сроком хранения "Постоянно" с примечанием о том, что такие организационно-распорядительные документы, как приказы по личному составу и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса, включаются в иные номенклатурные дела. Так, Примерной номенклатурой предусмотрены дело с индексом 01-08 "Приказы по личному составу" со сроком хранения 75 лет и дело с индексом 01-10 "Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса" со сроком хранения "Постоянно". Также указанные документы подлежат регистрации не в журнале регистрации организационно-распорядительных документов, а в журнале учета приказов по личному составу (с индексом 01-09 в Примерной номенклатуре) и в журнале учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса (с индексом 01-11 в Примерной номенклатуре).

Постановления об отложении нотариальных действий и постановления о приостановлении совершения нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенными или приостановленными нотариальными действиями.

Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариальных действий.

Если в деятельности нотариуса образуются постановления об отказе в совершении таких нотариальных действий, как свидетельствование верности копий, свидетельствование подлинности подписи и т.п., эти документы подлежат формированию в отдельное номенклатурное дело, которое должно быть предусмотрено индивидуальной номенклатурой.

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело.

Постановления нотариуса, не указанные в п. п. 59, 60 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление нотариуса.

Особенности формирования и оформления дел, связанных с возникновением трудовых отношений с работниками. Согласно ст. 8 Основ нотариус, занимающийся частной практикой, вправе нанимать и увольнять работников, т.е. является работодателем. Также в соответствии со ст. 20 ТК частные нотариусы признаются работодателями - физическими лицами, вступившими в трудовые отношения с работниками, и в целях применения норм трудового законодательства приравниваются к работодателям - индивидуальным предпринимателям. Следовательно, на нотариусов как работодателей возлагаются все обязанности по документальному оформлению трудовых отношений со своими работниками.

В процессе оформления трудовых отношений в делах нотариуса образуются следующие документы.

Трудовая книжка. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Трудовые книжки помещаются в номенклатурное дело с индексом 01-13 в соответствии с Примерной номенклатурой "Трудовые книжки работников" со сроком хранения "До востребования". Для невостребованных трудовых книжек срок хранения составляет 75 лет. Данное дело является переходящим.

Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним. Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 <1>) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей составляется по форме <2>, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (зарегистрировано в Минюсте России 11 ноября 2003 г. N 5219). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации. Вместе с тем, поскольку данная книга предусмотрена Примерной номенклатурой как номенклатурное дело 01-14 со сроком хранения 75 лет, на нее распространяются требования, установленные п. 91 Правил, в соответствии с которым книга до внесения первой записи должна быть прошита, листы пронумерованы. Запись о количестве и пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В книгах, ведение которых осуществляется в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и оттиском печати территориального органа юстиции. Дело является переходящим.

--------------------------------

<1> Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" // СЗ РФ. 2003. N 16. Ст. 1539.

<2> Приложение 1, образец N 36.

 

Приказы по личному составу. Приказы о приеме на работу, о предоставлении отпуска и другие приказы, связанные с трудовыми отношениями, могут издаваться в двух экземплярах. Один экземпляр приказа помещается в личное дело работника, один экземпляр приказа помещается в номенклатурное дело, предусмотренное Примерной номенклатурой (индекс 01-08), "Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, отпуска и пр.)" со сроком хранения 75 лет. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности. Из Примерной номенклатуры следует, что приказы по личному составу группируются отдельно от организационно-распорядительных документов нотариуса. Дело не является переходящим, подлежит окончанию и полному оформлению за соответствующий календарный год.

Журнал учета приказов по личному составу. В журнале учета приказов по личному составу отражается вся информация, связанная с оформлением приема, перемещения, прекращения и расторжения трудового договора с работником, предоставлением работнику отпуска и т.д. Журнал приказов по личному составу включен в разд. 8 "Организация нотариальной деятельности" Примерной номенклатуры как самостоятельное дело (индекс 01-09). Поскольку форма указанного журнала не установлена, полагаем возможной ее самостоятельную разработку нотариусом с указанием номера приказа, даты приказа, наименования приказа, с учетом сведений о фамилии, имени, отчестве работника и т.д.

Трудовые договоры. С каждым работником в соответствии с законодательством Российской Федерации должен быть заключен трудовой договор с указанием прав и обязанностей работодателя и работника. Экземпляр договора работодателя хранится в делах нотариуса. Примерной номенклатурой предусмотрено отдельное дело с индексом 01-18 "Трудовые договоры, трудовые соглашения" со сроком хранения 75 лет. Примечанием предоставляется возможность включения трудовых договоров в номенклатурное дело "Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них и др.)" с индексом 01-16 Примерной номенклатуры.

Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений). Форма Книги регистрации трудовых договоров нормативными актами не установлена, поэтому нотариус ведет эту книгу в произвольной форме с указанием порядкового номера, даты договора, фамилии, имени, отчества работника, с которым установлены трудовые отношения, срока договора. Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений) включена в разд. 8 "Организация нотариальной деятельности" Примерной номенклатуры как самостоятельное дело (индекс 01-15) со сроком хранения 75 лет. Книга до внесения первой записи должна быть прошита, листы пронумерованы. Запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В книгах, ведение которых осуществляется в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и оттиском печати территориального органа юстиции.

Личные дела. В процессе оформления трудовых отношений формируются личные дела работников. В личные дела помещаются копии документов, удостоверяющих личность работника, подтверждающих квалификацию работника, об образовании и иных документов, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, личные карточки работников и др. Также в личные дела работников могут входить трудовые договоры, заключенные с работником. В Примерную номенклатуру включено самостоятельное дело "Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)" с индексом 01-16. Для личных дел работников нотариальной конторы, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и иные звания, установлен срок хранения "Постоянно". Для иных личных дел срок хранения составляет 75 лет. Так как дела с индексом 01-16 ("Личные дела"), 01-17 ("Личные карточки работников") имеют одинаковый срок хранения, представляется целесообразным объединить эти номенклатурные дела в одно дело "Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, личные карточки работников, трудовые договоры и др.)". Данное дело является переходящим на весь период работы работника в нотариальной конторе.

Должностные инструкции работников нотариальной конторы. Дело включено в Примерную номенклатуру как самостоятельное с индексом 01-07, установленный срок хранения - три года после замены новыми. В должностных инструкциях работников определяется объем должностных обязанностей, выполняемых работником в соответствии со своей должностью. Дело является переходящим.

 

3. Порядок и оформление передачи дел нотариусом

 

А. Передача дел на период временного отсутствия нотариуса

 

В соответствии с Правилами дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив, подлежат временному хранению у нотариуса, сформировавшего эти дела.

В случае временного отсутствия нотариуса возможны два варианта передачи дел: замещение временно отсутствующего нотариуса и передача дел другому нотариусу.

Замещение временно отсутствующего нотариуса. В соответствии со ст. 20 Основ замещение временно отсутствующего нотариуса представляет собой передачу его полномочий по осуществлению нотариальной деятельности в случае временного отсутствия нотариуса или временной невозможности исполнения им своих обязанностей по уважительной причине. Период замещения временно отсутствующего нотариуса исчисляется в днях или часах. Порядок замещения временно отсутствующего нотариуса определяется федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой. В настоящее время такой порядок определен в Положении о порядке замещения временно отсутствующего нотариуса. Указанное Положение должно применяться в части, не противоречащей Основам.

Временно отсутствующего нотариуса замещает, как правило, помощник нотариуса. Полномочиями временно исполнять обязанности помощника нотариуса наделяет сам нотариус своими документами.

При невозможности замещения нотариуса его помощником или при отсутствии у нотариуса помощника замещение временно отсутствующего нотариуса может осуществляться лицом, соответствующим требованиям Основ. Такое лицо наделяется полномочиями по замещению временно отсутствующего нотариуса территориальным органом юстиции совместно с нотариальной палатой.

Документ о наделении полномочиями временно исполняющего обязанности нотариуса помещается в номенклатурное дело "Документы о назначении и замещении нотариуса (заверенные копии приказов, лицензия или ее копия)", предусмотренное Примерной номенклатурой с индексом 01-01, со сроком хранения "Постоянно".

Между нотариусом и лицом, желающим временно замещать нотариуса, заключается соглашение. В соглашении должны быть отражены условия и срок временного замещения нотариуса, порядок определения начала и окончания замещения, передачи документов, личной печати нотариуса, бланков штампов, обусловлено денежное вознаграждение за исполнение обязанностей нотариуса и другие условия.

Право исполнять обязанности временно отсутствующего нотариуса возникает у лица, желающего временно замещать нотариуса, после наделения его в установленном порядке полномочиями нотариуса, и только когда нотариусом принято распоряжение о передаче ему своих полномочий на период своего отсутствия по уважительным причинам, и заканчивается, когда нотариус приступил к исполнению своих обязанностей, о чем им также принимается соответствующее распоряжение, если в распоряжении о его замещении не указана дата окончания срока замещения.

Соглашение и распоряжение нотариуса о замещении временно отсутствующего нотариуса помещаются в номенклатурное дело "Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса", предусмотренное Примерной номенклатурой с индексом 01-10, со сроком хранения "Постоянно". Копии распоряжений о передаче нотариусом полномочий лицу, временно его замещающему, направляются в нотариальную палату в день их принятия. Нотариус обязан извещать нотариальную палату о своем отсутствии и (или) о прекращении приема граждан на срок более чем пять рабочих дней.