Документирование управленческой деятельности учреждения

 

Понятие «организация» лежит в основе всей управленческой деятельности, эта функция является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать [44].

Одной из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм является организация систем и процессов управления, то есть создание организации, включая выбор ее организационно-правовой основы; регистрация организации; установление ее структуры; определение штатной численности, номенклатуры должностей специалистов, установление режима работы и системы охраны; организация труда работников и оценка труда работников; реорганизация, ликвидации организация и некоторые другие виды работ [55].

В процессе организации труда формируется группа организационно-правовых документов. Это комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, штатную численность, задачи и функции организации, ее подразделений, права, должностные обязанности и ответственность работников. Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения, они являются правовой основой деятельности организации [53,59].

Имея ввиду особенности данного вида деятельности организационно-правовыми документами являются формы установленные Федеральным законодательством РФ, поэтому круг ОПД который создается и используется в деятельности Мирового суда г. Добрянки ограничен и представлен следующими видами ОПД:

1. Должностные инструкции сотрудников;

2. Инструкция по ведению судебной статистики;

. Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края.

Нами в ходе исследования была проведена работа по изучению должностных инструкций 3 сотрудников занимающихся делопроизводством (секретарь, секретарь судебного заседания, старший инспектор). Инструкции являются организационно-правовыми документами, в которых четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности, и имеют одинаковый набор реквизитов оформления [35,77]:

. Наименование учреждения;

. Наименование вида документа;

. Дата;

. Гриф утверждения;

. Заголовок к тексту;

. Текст должностной инструкции;

. Подпись;

. Гриф согласования.

В соответствии с нормативно-правовыми требованиями Должностные инструкции в Мировом суде г. Добрянки оформляются на общем бланке организации.

Текст должностных инструкций состоит из следующих разделов:

. Общие положения;

. Квалификационные требования;

. Должностные обязанности;

. Права;

. Ответственность;

. Взаимоотношения;

. Показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности.

Рассмотрим раздел «Общие положения» который включает следующие подразделы:

· Наименование должности с обозначением структурного подразделения;

· Кому непосредственно подчиняется специалист;

· Порядок назначения на должность и освобождения от должности;

· Перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

· Квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

· Требования к специальным знаниям и навыкам.

Следующим разделом Должностных инструкций является «Квалификационные требования», в нем указываются такие требования, как:

· Наличие высшего юридического образования без предъявлений требований к стажу;

· Нормативно-правовые акты, которыми руководствуется в своей деятельности специалист;

· Должен знать: законодательные и иные нормативные акты применительно к исполнению своих должностных обязанностей, прав и ответственности; порядок работы со служебными документами;

· Навыки и личные качества предполагаемые на должность.

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

. Право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в соответствии с должностными обязанностями;

. Вносить мировому судье предложения по совершенствованию работы судебного участка;

. Право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности специалиста;

. Право требовать определенных действий от других работников.

. Докладывать мировому судье обо всех выявленных недостатков в работе, в пределах своей компетенции.

В пятом разделе Должностных инструкций «Ответственность», устанавливается ответственность, которую несет сотрудник в соответствии с российским законодательством:

. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за несохранение государственной тайны, а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

. Несёт материальную ответственность за возможный имущественный ущерб, связанный с характером служебной деятельности;

. Несёт дисциплинарную ответственность за несвоевременное выполнение заданий, приказов, распоряжений и указаний вышестоящих руководителей, за исключением незаконных; за несвоевременное рассмотрение в пределах своих должностных обязанностей обращений граждан и общественных объединений, а также учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.

Последним из разделов Должностных инструкций является «Показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности специалиста», в котором устанавливаются показатели эффективности и результативности деятельности сотрудника:

. Профессионализм:

соответствие требованиям, предъявляемым к должности;

уровень владения профессиональными знаниями;

недопущение ошибок.

. Организация труда:

организация рабочего места;

рациональное использование рабочего времени;

производительность (объем выполняемой работы);

соблюдение дисциплины (отсутствие прогулов и опозданий).

. Своевременность решения поставленных задач.

. Качество деятельности (соответствие подготовленных документов предъявляемым требованиям, полнота и логичность в изложении материала, точность, недопущение ошибок).

Но есть и некоторые различия. На судебном участке №59 у каждого специалиста свои «Должностные обязанности», предусмотренные действующими инструкциями и процессуальным законодательством, при выполнении своих полномочий.

Должностные инструкции согласовываются и утверждаются начальником Агентства по обеспечению деятельности Мировых судей по Пермскому краю.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции каждый из работников проставляет ознакомительную визу:

· С должностной инструкцией ознакомлен(а);

· Дата;

· Подпись.

Таким образом в системе управленческой документации должностная инструкция занимает значимую роль, ее требования установлены стандартами, и соответствуют всем нормативным требованиям.

Следующими организационно-правовыми документами Мирового суда г. Добрянки являются Инструкция по ведению судебной статистики и Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края.

Инструкция по ведению судебной статистики - является нормативным документом, целью которой является обеспечение Верховного Суда Российской Федерации и Судебного департамента, его структурных подразделений (включая территориальные органы Судебного департамента в субъектах Российской Федерации), судов общей юрисдикции, иных органов государственной власти данными, необходимыми для осуществления судебно-правовой реформы, законотворческой деятельности, анализа и обобщения судебной практики, организационно-правового обеспечения деятельности судов, обеспечения открытости и прозрачности судебной деятельности для общества [27].

Инструкция утверждена Приказом судебного департамента при Верховном суде РФ от 29.12.07 №169. Оформляется на общем бланке организации. Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами [27].

Инструкция состоит из следующих разделов и подразделов, которые включают в себя следующую информацию:

. Общая часть;

.1 Нормативно-правовое и организационно-методическое обеспечение ведения судебной статистики;

.2 Виды статистической отчетности. Структура форм статистической отчетности о деятельности судов и судимости;

.3 Порядок подготовки проектов форм статистической отчетности;

.4 Организация ведения первичного статистического учета;

. Заполнение форм статистической отчетности о деятельности Федеральных судов общей юрисдикции и мировых судей;

.1 Форма №1. Отчет о работе судов первой инстанции по рассмотрению уголовных дел;

.2 форма №1-АП. Отчет о рассмотрении Федеральными судами общей юрисдикции и мировыми судьями дел об административных правонарушениях;

.3 Форма №2. Отчет о работе судов первой инстанции по рассмотрению гражданских дел;

.4 Форма №6-бМС. Отчет о работе судов по рассмотрению гражданских дел в кассационном порядке;

.5 Отчет формы 01. Оперативная отчетность о деятельности Федеральных судов общей юрисдикции и мировых судей;

. Формирование статистической отчетности о судимости;

.1 Порядок заполнения статистических карточек на подсудимого.

Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края - является нормативным документом, устанавливающим общие правила и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами в Мировом суде [28].

Инструкция утверждена приказом Руководителя Агентства по обеспечению деятельности мировых судей Пермского края №13 от 12.02.08 - в целях соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений и постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся на судебный участок граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Инструкция разработана на основании:

1. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах судебной власти;

2. ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению»;

. Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Инструкция по делопроизводству определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в Мировом суде.

Как и предполагалось в мировом суде текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Первым из разделов Инструкции по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края является раздел «Общие положения», в котором излагаются обязанности и права работников аппарата мирового судьи, а также должностные обязанности мирового судьи,

. «Порядок приема и отправления почты» - определяет перечень операций необходимых для приема и отправки почты.

. «Регистрация и учет уголовных, гражданских, дел об административных правонарушениях и других материалов»

. «Оформление уголовных дел на стадии принятия и назначения к судебному заседанию» - устанавливает порядок приема, обработки, регистрации, распределения, рассмотрения входящих и внутренних документов, контроля исполнения документов и поручений. Обозначает особенности приема, обработки и передачи документов.

. «Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений» - устанавливает общие правила, совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов.

. «Особенности делопроизводства по делам об административных правонарушениях»

. «Порядок выдачи судебных дел и документов» - устанавливает перечень правил для ознакомления судебного дела.

. «Порядок ведения и хранения нарядов, книг, карточек и журналов» - обязывает к началу года составлять номенклатуру нарядов, карточек, книг и журналов. Прописаны нормы ведения и хранения документов.

. «Организация архива судебного участка мирового судьи» - устанавливает перечень документов, подлежащих сдаче в архив. Обозначает этапы работы экспертной комиссии и документы, регламентирующие ее деятельность, а также описания дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение.

. «Прием и передача дел» - при освобождении или переводе на другую работу сотрудников судебного участка они обязаны в присутствии мирового судьи и с участием материально ответственного лица передать все имеющиеся у них дела и неисполненные документы, а также справочные материалы и материальные ценности другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей переводимого работника. При обнаружении недостачи имущества, утраты дел, служебных изданий или документов судья назначает служебное расследование.

Инструкция содержит следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись и гриф утверждения.

По стилю изложения Инструкция по делопроизводству Мирового суда Пермского края носит распорядительный характер - «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Рассмотрев Инструкцию по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края следует отметить, что Инструкция разработана на основе устаревших документов, в связи с этим рекомендуется пересмотреть данный перечень документов, и дать рекомендации на основе чего должна быть разработана Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края, отвечающая современным нормативно-правовым требованиям:

. Основные правила работы архивов организаций;

. Правила по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти;

. ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению»;

. ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

. Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;

6. ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» от 12.03.2007 г.

Таким образом, организационная деятельность Мирового суда Пермского края фиксируется в организационно-правовых документах: Должностные инструкции сотрудников, Инструкция по ведению судебной статистики, Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края.

Текст большинства рассмотренных документов состоит из разделов, в которых содержаться правила, нормы и положения, определяющие статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности Мирового суда в целом, его управлений, отделов и служащих, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты деятельности.

Организационно-правовые документы мирового суда оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или на общем бланке организации в зависимости от вида, при этом обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, документа, заголовок к тексту, подпись и гриф утверждения [53].

Руководство Мирового суда и вышестоящие органы в будущем смогут пополнить состав другими инструкциями, правилами и положениями, поскольку организационно-правовая документация относится к локальным нормативным актам, разрабатываемым и принимаемым с учетом специфики организации деятельности органа судебной власти, а также объемом и содержанием функций и задач, возлагаемых в этой связи на соответствующие структурные подразделения и должностных лиц.

Имея в виду специфику судебной деятельности и особенности организационно-правовой формы учреждения, правом создавать распорядительные документы наделены только вышестоящие инстанции, поэтому распорядительная документация в Мировом суде г. Добрянки не создается.

Следующей группой документов в управлении мирового суда является информационно-справочная документация.

Принятие управленческих решений базируется на обработке информации, которая свидетельствует о фактическом положении дел в системе управления и содержится в различных источниках, эту группу документов принято называть - информационно-справочная документации.

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений.

Сущность информационно-справочных документов заключается в том, что они выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым документам, они не содержат поручений и не обязывают действовать строго предписанным образом. Эти документы инициируют управленческие решения, то есть сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения [47].

Основными видами и разновидностями информационно-справочных документов, применяемых в деятельности Мирового суда, являются:

1. Докладная (служебная) записка;

2. Объяснительная записка;

. Служебные письма.

Информировать Судью об имевших место событиях, фактах, явления, сложившейся ситуации, требующей дальнейшего разрешения, призвана служебная (докладная) записка. Она может быть составлена как по указанию Судьи, или структурного подразделения Мирового суда, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника.

Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется работниками аппарата мирового судьи при необходимости уведомления руководителя о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние - адресуются мировому судье, внешние - Управлению.

В Мировом суде чаще применяют внутреннюю служебную (докладную) записку, она оформляется на трафаретных формах по типу общего бланка и подписывается руководителем структурного подразделения или составителем.

В состав реквизитов внутренней служебной (докладной) записки Мирового суда г. Добрянки входят:

1. Наименование структурного подразделения;

2. Наименование вида документа - печатается прописными буквами полужирным шрифтом;

. Дата - дата подписания записки;

. Регистрационный номер;

. Адресат;

. Заголовок к тексту;

. Текст - оформляется от первого единственного числа и состоит из двух частей. В первой указывается основанием или причина составления записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка; содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации.

. Подпись.

Нарушение трудовой и технологической дисциплины, невыполнение какого-либо поручения и его причины отражаются в объяснительной записке. Она составляется структурным подразделением или конкретным должностным лицом [39].

В Мировом суде встречаются объяснительные записки, оформленные рукописным и печатным способом на стандартном листе бумаги. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат и подпись. Объяснительная записка подписывается составителем, датой является дата ее подписания.

Следующим видом информационно-справочной документации Мирового суда г. Добрянки являются служебные письма, ониготовятся как:

- сопроводительные письма к докладным запискам, актам, отчетам, направляемым должностным лицам;

- ответы на обращения юридических и физических лиц;

инициативные письма [87].

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией мирового судьи на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются мировым судьей или руководителем аппарата мирового судьи.

В состав реквизитов служебных писем Мирового суда г. Добрянки входит:

. Наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже;

. Справочные данные об организации,

. Дата письма,

. Регистрационный номер,

. Ссылка на дату и номер поступившего документа,

. Адресат;

. Заголовок к тексту (при необходимости);

. Текст;

. Отметка о наличии приложения;

. Подпись;

. Отметка об исполнителе.

При направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность инициалы и фамилия адресата - в дательном падеже, при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

Все бланки служебных писем Мирового суда г. Добрянки имеют одинаковый почтовый адрес, который указывается полностью: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, района, области, индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта).

Документ не должен содержать более четырех адресатов, слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают, при большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Следующим реквизитом служебных писем является дата. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

.06.2008 №___

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,

Например:

июня 2008 г. №___

А также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяц,

например:

.06.05. №___

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. (только в первый адрес).

Под текстом документа, либо под указанием о приложении документов слева указывается наименование должности, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Внизу текста служебного письма указываются инициалы и фамилия исполнителя, рабочий телефон.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине в верхней части листа арабскими цифрами.

Текст письма излагается от 1-го лица единственного числа: «направляю ….», «представляю …».

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются предложения, выводы, рекомендации и т.д. Датой служебного письма является дата его подписания.

Пример служебного письма Мирового суда г. Добрянки представлен на рисунке 3.

Рис. 3. Пример служебного письма Мирового суда г. Добрянки

 

Главное назначение заключается в документировании информации оперативного характера, преимущественно на этапе подготовки и принятия различных управленческих решений.

Таким образом, документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым документам Мирового суда. Назначение этих документов заключается в предоставлении информации о фактическом положении дел, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решений.

Таким образом, документирование управленческой деятельности в Мировом суде г. Добрянки, обеспечивается двумя основными системами документации: организационно-правовые и информационно-справочные. В ходе изучения информационно-справочных и организационно-правовых документов замечаний по их совершенствованию не было выявлено, они составлены и оформлены согласно нормативных требованиям.