Каждый документ за время своего существования претерпевает определенные количественные и качественные изменения, проходя в своем жизненном цикле определенную схему движения, называемую документооборотом.
Локальные вычислительные сети в учреждениях позволяют создать систему управления документами, предназначенную для автоматизации всего комплекса работ с документами (в том числе и документооборота) как созданными в учреждении, так и поступившими извне. Система управления документами позволяет автоматизировать ввод в нее документов, регистрацию, распределение и рассылку, редактирование и модификацию, оперативное хранение и архивацию, поиск и просмотр, работу справочной службы и пр.
При прохождении через структуру учреждения документы претерпевают изменения в результате различных событий. Событие – это влияние объектов друг на друга, в результате чего изменяется их состояние; работа системы характеризуется последовательностью происходящих в ней событий. Для описания движения документа в учреждении используется математическая структура, называемая направленным графом, которая состоит из точек или узлов, соединенных стрелками или ребрами.
Движение документов и данных для включения в документы описывается с помощью диаграмм. Диаграмма состояний документа – это граф, узлы которого представляют состояния документа, а направленные дуги, помеченные именами соответствующих событий, - переходы; диаграмма состояний позволяет получить последовательность состояний по заданной последовательности событий. Диаграмма потоков данных – это граф, на котором показано движение данных от их источников через преобразующие их процессы к их потребителям в других объектах.
Комплексное использование компьютерных технологий, применяемых в учреждении, позволяет обеспечить каждого участника делового процесса всеми необходимыми материалами и инструментами для эффективного получения итогового результата и сделать это с максимальными удобствами, связав все обеспечивающие компоненты с конкретными АРМ. При групповой (кооперативной) работе с документами для обеспечения их миграции между подразделениями учреждения служит общая транспортно-коммуникационная среда. Она позволяет осуществить обмен электронными документами как внутри подразделений, так и между подразделениями учреждения.
Пользователи на своих АРМ осуществляют определенную работу с документами. В целом по учреждению можно выделить три уровня иерархии пользователей: руководство, канцелярию и исполнителей. Каждый пользователь на своем уровне принимает решение относительно дальнейшего продвижения документов и выбирает для интересующих его документов определенную “маршрутную карту”, в которой описаны этапы обработки этих документов. Входящие и исходящие документы подразделяются на следующие виды: письмо, приказ, распоряжение, постановление, заявление, договор, отчет, запрос, платежное поручение, смета, справка, акт, решение, сводка, счет, протокол, ходатайство, служебная записка, извещение, проект, соглашение и т.п.
Канцелярия отвечает за:
прием документов;
первоначальный ввод входящих извне данных в систему учреждения;
рассылку документов руководителям и исполнителям;
контроль за редактированием и модификацией документов;
получение информации об исполнении или неисполнении от исполнителей;
выдачу напоминаний и различных сводок;
снятие документов с контроля и пересылку их в архив по необходимости.
Руководители выполняют следующие операции:
визируют документы;
принимают решения относительно дальнейшего продвижения документов (назначают исполнителей, сроки исполнения, налагают резолюции);
проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов и принимают необходимые меры.
В круг обязанностей исполнителей входит:
получение документов для исполнения;
подготовка документов при взаимодействии с другими исполнителями при необходимости;
предоставление документов на подпись руководству и передача в канцелярию для дальнейшего продвижения;
получение распорядительной информации;
выдача в канцелярию информации о состоянии исполнения документа.
Одним из основных преимуществ электронного документооборота является автоматизация пересылки документа с одной операции по работе с документом на другую. В зависимости от типов документов и способов организации деловых процессов в учреждениях используются две схемы создания, обработки и исполнения электронных документов:
1) гибкая – не формализуемая последовательность действий по обработке документов, при которой на каждой операции невозможно определить, какая операция следующая и кто ее будет выполнять;
2) жесткая – предполагающая наличие алгоритма обработки с указанием последовательности выполнения операций в зависимости от характеристик документа и принимаемых на операциях обработки управляющих воздействий.
Кроме того, важное значение имеет способ отслеживания очередей поступивших на обработку документов с учетом срочности работы. Главным фактором здесь является использование информативного и дружественного интерфейса.
