Управление - важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любого учреждения, предприятия, производственной отрасли, территории и т.п. Функции управления - планирование, прогнозирование, учет, анализ, контроль, регулирование и другие реализуются системой управления. Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой.
Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных системах управления. Для повышения эффективности процессов управления организацией используются автоматизированные информационные системы управления (АИСУ), создаваемые с применением автоматизированных информационных технологий.
По видам процессов управления АИСУ в учреждении подразделяются на системы:
· управления технологическими и организационно-технологическими процессами (человеко-машинные системы управления устройствами, многоуровневые системы управления промышленной деятельности);
· организационного управления (производственно-хозяйственные и социально-экономические процессы);
· управления научными исследованиями (включают в себя так называемые системы поддержки принятия решений, представляющих совокупность интеллектуальных информационных приложений и инструментальных средств, которые используются для манипулирования данными, их анализа и предоставления результатов такого анализа конечному пользователю);
· управления обучением (подготовка и повышение квалификации специалистов в системе образования).
В общем автоматизированная информационная система управления представляет собой организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов. При этом главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе остается человек, специалист. Особенностью текущего периода является то, что рухнула непреодолимая до недавнего времени стена между разработчиком и пользователем АИСУ. В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты - пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть прежде всего хорошим специалистов в своей области и в меньшей степени владеть приемами программирования.
Такое положение стало возможным благодаря стремительному распространению персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и других компактных и относительно дешевых средств вычислительной техники. Объединение ПЭВМ в сети создает пользователю качественно новые условия для проведения оперативного анализа производственных, экономических и других ситуаций.
Несмотря на всю важность технических решений, ценность и уникальность АИСУ составляют интеллектуальные продукты, разрабатываемое специалистами программное обеспечение и эксплуатационная документация.
Информационные ресурсы
Информация представляет собой любой вид сведений о предметах, фактах, понятиях предметной области, не известных до их получения и являющихся объектом хранения, передачи и обработки. Для удобства пересылки, сбора, хранения и обработки информации используется ее представление в формализованном виде - в виде данных.
Сущностью информации как ресурса является ее способность, подвергаясь воздействию в процессе целенаправленной деятельности, удовлетворять информационные потребности. Информационные ресурсы - это все виды информации, доступные пользователю и необходимые для выполнения стоящих перед ним задач и (или) повышающие эффективность его деятельности. Информационный ресурс - единственный вид ресурса, который в ходе развития общества не истощается, а увеличивается.
Применительно к деятельности организации (учреждения) необходимо упомянуть два понятия, связанные с информационными ресурсами: информационные фонды и информационное обеспечение. Информационные фонды представляют собой информационные ресурсы, которые организованы специальным образом для повышения эффективности информационной работы. Информационное обеспечение - это система реализованных решений по объемам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в учреждении при его функционировании.
Информационные ресурсы обладают следующими основными свойствами:
1. Не расходуются в процессе использования.
2. Допускают многократное использование при решении различных задач.
3. Позволяют многократное воспроизведение одной и той же информации.
4. Имеют возможность трансформации из развернутой в компактную форму.
5. Не теряются для источника при передаче от него информации.
6. Поддерживаются различными способами и формами представления информации.
7. Обеспечивают легкость формирования единиц информации произвольной формы из различных фиксированных наборов данных.
8. Являются воспроизводимыми.
9. Могут многократно менять свои свойства в процессе реализации управления.
10. Могут терять свои потребительские свойства и уничтожаться.
Управленческая информация представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми и финансовыми. В технологии обработки информации первичные сведения о производственных и хозяйственных операциях, сотрудниках, выпуске продукции и т.п. выполняют роль предметов труда, а получаемая результатная информация - продукта труда, который используется для анализа и принятия управленческих решений, например, в системах, поддержки принятия решений (СППР). Системы поддержки принятия решений – это совокупность интеллектуальных информационных приложений и инструментальных средств, которые используются для манипулирования данными, их анализа и предоставления результатов такого анализа конечному пользователю.
Классификация документов
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, организации, предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей. Использование ПЭВМ или персональных компьютеров для хранения, поиска и отображения информации позволяет не только реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование компьютером первичных документов, которые по мере необходимости могут распечатываться на бумаге, но и свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей. При этом авторизация документа устанавливается паролями, и он имеет юридическую силу, так как подписывается составителем.
Документ характеризуется содержанием и типом. Содержание документа определяет его автор с учетом выполняемой им работы. Документы - это не только письма или собственно текстовые документы. Документ может включать в себя, кроме текста таблицы, расчеты, графики, диаграммы и другие материалы. К документам можно отнести презентации, базы данных и любые другие файлы с информацией при условии, что их содержание, оформление и защита отвечают предъявляемым требованиям. Особым типом документов являются нормативные документы. Нормативный документ - документ, содержащий правила, общие принципы, характеристики, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов, и доступный широкому кругу потребителей и пользователей.
По типам документы можно систематизировать следующим образом:
по сфере деятельности - плановые, учетные, статистические, финансовые и др.;
по отношению к объекту управления - входящие (первичные), исходящие (сводные), архивные;
по назначению - распорядительные, исполнительные, комбинированные;
по содержанию хозяйственных операций - материальные, денежные, расчетные;
по области применения - внутренние и внешние (высылаемые в другие организации);
по объему отражаемых операций - единичные и сводные;
по виду носителя информации - бумажные и электронные (магнитные).
Работа с документами требует их группировки по каким-либо реквизитам-признакам, которая осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить информацию в форме, удобной для ввода и обработки с помощью вычислительной техники. К таким признакам относятся, например, название учреждения или его подразделения, фамилия работающего, вид производственной операции и т.п. Для обеспечения удобства восприятия этой информации как человеком, так и средствами вычислительной техники используются классификаторы. Классификатор - это официальный документ, представляющий собой систематизированный свод наименований и кодов кодифицированных группировок и (или) объектов классификации в области деятельности организации. Примерами кодов, используемых в классификаторах, могут служить коды табельных номеров служащих, коды подразделений организации, коды клиентов и поставщиков.
Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в компьютере, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборка информации, значительно сокращают время передачи информации по каналам связи.
Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей:
заголовочной (наименование организации, название и характеристика документа, коды);
содержательной (текстовая информация и таблицы);
оформляющей (подписи юридических лиц и даты).
ПЭВМ может изготовить любые виды документов, произвести их автоматическое заполнение и получить готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.
