Создание простых документов

Являясь структурным элементом интегрированной среды, текстовый редактор Microsoft Word сам представляет собой интегрированную среду для создания разнообразных документов. Возможности редактора очень широки - от простого набора текста до сложных операций с документами.

После запуска программы на экран выводится окно, содержащее новый пустой документ, а в строке заголовка появляется его название – “Документ1”. В этом окне можно вводить текст. Ввод текста осуществляется нажатием соответствующих клавиш клавиатуры. Переход на новую строку происходит автоматически, при достижении границы правого поля. Клавиша “Enter” нажимается только для перехода к вводу нового абзаца.

Набранный текст рекомендуется сохранить. Для первого сохранения документа на диске надо выбрать команду “Файл, Сохранить”. В появившемся диалоговом окне следует ввести имя файла, указать папку для сохранения документа и формат, в котором требуется сохранить документ.

После того, как документу присвоено имя, его можно редактировать. Для редактирования отдельных фрагментов текста его надо сначала выделить. Выделение в текстовом редакторе показывает, где именно требуется выполнить соответствующее действие. Выделить текст можно с помощью “мыши”, клавиатуры или комбинации этих методов.

Редактирование документа в интегрированной среде может осуществляться несколькими пользователями, и в документ могут включаться фрагменты, созданные не только текстовым редактором, но и другими прикладными программами. Простейшим инструментом для осуществления этого является буфер обмена. Буфер обмена представляет собой часть оперативной памяти для временного хранения фрагмента, в которую он помещается при копировании или вырезании из документа. Например, для копирования фрагмента его следует выделить и затем выполнить команду “Правка, Копировать”. Программа скопирует выделенный фрагмент в буфер. Копию из буфера можно вставить в любое место документа или в другой документ. Для этого надо установить курсор в нужное место и выбрать команду “Правка, Вставить”.

Программа предоставляет большие возможности для форматирования текста. Существует два основных приема форматирования текста. Первый состоит в том, что форматированию подвергаются выделенные фрагменты ранее введенного текста. При втором способе пользователь сначала устанавливает требуемые параметры форматирования, а затем начинает вводить текст. Вводимый текст будет соответствовать сделанным пользователем установкам до тех пор, пока он их снова не изменит. Формат вводимых символов также изменится, если курсор переместить в раздел документа, где были установлены другие параметры форматирования. Процедура форматирования может быть существенно упрощена и ускорена, если использовать копирование форматов.

Интегрированная среда текстового редактора Word предоставляет широкие возможности, облегчающие создание документов. При работе с документами, включающими большое количество страниц, можно использовать специальные методы организации и управления, такие как:

 создание структуры;

 редактирование структуры;

 применение встроенных стилей;

 использование Автоформата и Библиотеки стилей;

 создание и редактирование собственных стилей;

 применение шаблонов и мастеров для форматирования документов;

 добавление верхних и нижних колонтитулов к каждой странице документа;

 создание оглавления на основе стилей заголовков, используемых в документах;

 создание обычных и концевых сносок.

Чтобы получить представление о взаимном положении отдельных частей большого документа используют структуру и режим просмотра структуры. Если структура документа в процессе его создания пользователя не устраивает, то ее можно легко изменить. Для быстрого форматирования документа используются стили - средства для задания и быстрого изменения элементов текста в документе.

Стили значительно облегчают работу над большими документами. Чтобы применить стиль, сначала надо выделить фрагмент текста, который надо отформатировать в данном стиле, затем открыть раскрывающийся список “Стиль” на панели инструментов “Форматирование” и выбрать требуемый стиль. Можно создать собственный стиль или отредактировать стиль за счет изменения гарнитуры и размера шрифта, выравнивания абзаца и т.д.

Проанализировать и автоматически применить такие стили, как заголовки, подзаголовки, маркированные списки и другие, можно, применив средство “Автоформат”. Применение автоформата экономит время и упрощает работу с документом.

Для форматирования документа можно использовать библиотеку стилей. Библиотека стилей  это список шаблонов. Шаблон – объект, в котором хранятся стандартные методы и элементы оформления текстов, а также готовые, стандартные тексты. Чтобы открыть Библиотеку стилей следует выбрать команду “Формат, Библиотека стилей”, в открывшемся диалоговом окне выбрать нужный шаблон для форматирования документа.

В больших документах можно применить колонтитулы, которые будут содержать повторяющуюся информацию вверху и внизу каждой страницы. Вставку верхнего и нижнего колонтитула можно осуществить, выбрав команду меню “Вставка, Колонтитулы”.

При работе с большими документами следует создавать оглавление. Чтобы создать оглавление, используют те же стили, что и при создании структуры. Для создания заголовка следует переместить курсор в то место, с которого будет начинаться оглавление, выбрать в меню команду “Вставка, Оглавление и указатели”, в диалоговом окне “Оглавление и указатели” раскрыть вкладку “Оглавление”, установить нужное число уровней заголовков и выбрать стиль для оглавления (рис.3).

При написании отчета или для ссылки на используемую литературу удобно использовать сноски. Используются обычные и концевые сноски. Чтобы создать сноску, надо поместить курсор в нужную позицию документа и выбрать команду “Вставка, Сноска”. В диалоговом окне “Сноска” выбрать требуемый тип сноски и в панели, которая откроется внизу экрана, набрать текст сноски.

Все современные текстовые процессоры имеют в своем составе мощную справочную систему, помогающую пользователю в решении стоящих перед ним задач и в обучении тем или иным приемам работы. Для вызова справки в редакторе Word необходимо исполнить меню “? - Вызов справки” (или нажать клавишу “F1” и в окне Помощника по Office вызвать полный список разделов справки) и в диалоговом окне “Справочная система” на нужной вкладке получить доступ к справочной информации. Например, для получении справки о возможности создания подложки (текста или рисунка, являющегося фоном документа) следует в диалоговом окне “Справочная система” на вкладке “Содержание” поочередно дважды щелкнуть разделы “Импорт рисунков и создание графических объектов”, “Размещение текста и графики”, “Создание подложки”. В открывшемся окне “Microsoft Word” выведется справочная информация по этой проблеме. Если поиск через содержание вызывает затруднение, можно воспользоваться вкладкой “Указатель” и ввести в поле 1 ключевое слово “подложки” (рис. 4). В поле 2 в возникших по этому ключевому слову разделах выделить “создание”, щелкнуть кнопку “Показать”, в диалоговом окне “Найденные разделы” выделить “Создание подложки” и щелкнуть кнопку “Показать”. В открывшемся окне “Microsoft Word”, как и в первом случае, выведется справочная информация по этой проблеме.

Рис.4