Управление проектными работами

Управление проектированием ЭИС в функциональном аспекте рассматривается как совокупность взаимосвязанных процессов. Под процессом управления понимаются действия и процедуры, связанные с решением с конкретных задач или реализацией функций управления, к которым относятся [47]:

1. Принятые решения о начале выполнения проекта или какого-либо очередного этапа.

2. Планирование – совокупность процедур, определяющих цели, сроки проекта, рабочие планы их достижения.

3. Задачи исполнения или контроля, предназначенные для координации действий специалистов для выполнения плана.

4. Анализ, дающий возможность определить соответствие плана и исполнения работ поставленным целям, критериям.

5. Процесс оперативного управления и регулирования – совокупность процедур, предназначенных для определения необходимых корректирующих воздействий и изменения планирования процесса проектирования.

6. Процесс завершения, т.е. формализация выполнения проекта.

Предложенная классификация представляет контур управления проектами, а процессы могут накладываться друг на друга по различным задачам, подсистемам на всех стадиях проектирования. Кроме того, процессы управления связаны между собой входом и выходом.

Входы – документы или показатели, согласно которым процесс управления выполняется (например, различные планы, технологические сети проектирования для конкретного специалиста).

Выходы – документы или показатели, подтверждающие выполнение процесса управления (например, фактическое выполнение плановых сроков, соответствие выполнения проекта заданным свойствам).

Методы и средства – это механизмы, по которым вход преобразуется в выход.

Рассмотрим содержание процессов управления проектами.

Первый процесс заключается в решении о начале проектирования и является авторитетным.

Процесс планирования имеет большое значение для проекта и включает в себя много процедур. Например, сначала следует определить, из каких работ состоит процесс проектирования, а уже затем рассматривать сроки выполнения, необходимые ресурсы и стоимость проекта.

К основным процедурам процесса планирования относятся [46]:

ü Планирование целей – разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта).

ü Декомпозиция целей – разделение этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля.

ü Определение состава операций (работ) проекта – составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта.

ü Определение взаимосвязей операций – составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями.

ü Оценка длительностей или объемов работ – оценка количества рабочих временных интервалов либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций.

ü Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта – определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) иих характеристик.

ü Назначение ресурсов – определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта.

ü Оценка стоимости – определение составляющих стоимости операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения.

ü Составление расписания выполнения работ – определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей.

ü Оценка бюджета – приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам).

ü Разработка плана исполнения проекта – интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.

ü Определение критериев успеха – разработка критериев оценки исполнения проекта.

Под исполнением понимается реализация составленного плана. Исполнение проекта должно постоянно подтверждаться определенными параметрами или показателями исполнения. Это необходимо для контроля и затем анализа возникающих отклонений. Контроль исполнения следует производить по всем показателям.

В процессах анализа исполнения проекта большую роль играет анализ плана на втором типе процессов, так как может быть принято решение о необходимости изменения начальных условий или составления новой версии плана. Анализ исполнения проекта предназначен для оценки состояния и прогноза успешности исполнения согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. К ним относятся цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательных показателях анализа принимается решение о необходимости корректирующих воздействий.

Оперативное управление – это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Эти процессы в настоящее время называют управлением изменениями процесса проектирования.

Основные процедуры управления изменениями, которые можно встретить в каждом проекте – это:

ü общее управление изменениями – определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;

ü управление ресурсами – внесение изменений в состав и назначение ресурсов на работы проекта;

ü управление целями – корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;

ü управление качеством – разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Среди вспомогательных процессов управления выделяют:

ü управление рисками – реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

ü управление контрактами – координация работы субподрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

ü закрытием контрактов – завершением и закрытием контрактов, включая разрешение всех возникших споров;

ü административным завершением – подготовкой, сбором и распределением информации, необходимой для формального завершения проекта.

При реализации всех вышеперечисленных процессов управления, образующих контур управления, используются определенные методы и средства, состав и содержание которых будут рассмотрены в следующих разделах.