Опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи
Опись выполняет три основные функции:
· Информационная (раскрывает состав и содержание документов)
· Учетная (осуществляет учет документов)
· Классификационная (классифицирует документы)
Информационная функция реализуется следующим образом: при составлении описи дел и занесения в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. Правильно оформленная опись дел позволяет получить информацию о составе документов фонда.
Учетная функция реализуется при нумерации документов и указании количества документов в описи. Это обеспечивает сохранность документов, позволяет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа.
Классификационная функция состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. Под классификацией в данном случае понимается группировка документов в соответствии со структурой фондообразователя или основными вопросами его деятельности.
Описи бывают трех видов: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.
Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании.
Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел:
· временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);
· по личному составу.
Рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.
Опись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. Опись, как правило, составляется в организации. Но в случае неудовлетворительного качества описи она заново составляется в архивном учреждении, куда ее передали.
Составление описи включает следующие виды работ:
· описание дел;
· организация документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);
· составление собственно описи документов;
· составление справочного аппарата и оформления описи.
· Опись дел состоит из описательных данных о каждой единицы хранения, которые представляют собой совокупность следующих элементов:
· порядковый номер;
· делопроизводственный индекс
· заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
· крайние даты документов в деле;
· количество листов в деле;
· примечания.
Каждому элементу описательной статьи соответствует графа в листе описи:
Графа 1 – «Порядковый номер» – выполняет учетную функцию, закрепляет последовательность единиц хранения в листе описи. Номер последней единицы хранения указывает на количество дел в описи. Изменение количества дел должно отражаться в конце описи (в «Итоговой записи»).
Графа 2 – «Делопроизводственный номер» – это номер документа, присвоенный ему в организации-фондообразователе, когда документ был еще действующий. Может использоваться в качестве дополнительного поискового сведения.
Графа 3 – «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.
В данной графе не допускается использование произвольных сокращений, только принятые закрепленные в соответствующих документах. При первом упоминании организации, предприятия, учреждения, государственного органа и так далее заголовок пишется полностью, а в скобках сокращенно. При дальнейшем упоминании заголовок пишется сокращенно. Например: ОАО «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»)».
Графа 4 – «Крайние даты» – даты начала и окончание дела. Месяц, как правило, пишется словами. Дата обозначается в формате число, месяц, год.
Графа 5 – «Количество листов» – объем единицы хранения.
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты | Количество листов | Примечания |
| Письма Александры Михайловны Коллонтай Павлу Ефимовичу Безруких. В письме от 20 марта 1930 г. – воспоминания о II съезде Советов, Л. 15 | 4 марта – 7 мая 1930 г. |
В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются следующие сведения: количество единиц хранения, номера первой и последней единицы хранения, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.
Заверительная надпись подшивается в конец дел. В ней указываются количество подшитых и пронумерованных листов в описи, литерные номера, а также информация о пропущенных номерах и об особенностях физического состояния листов описи.
