Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


ќписи дел




ќпись дел, документов Ц архивный справочник, предназначенный дл€ раскрыти€ состава и содержани€ единиц хранени€ / единиц учета, закреплени€ из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранени€ / единиц учета, итоговой записи, листа-заверител€ и справочного аппарата к описи

ќпись выполн€ет три основные функции:

Ј »нформационна€ (раскрывает состав и содержание документов)

Ј ”четна€ (осуществл€ет учет документов)

Ј  лассификационна€ (классифицирует документы)

»нформационна€ функци€ реализуетс€ следующим образом: при составлении описи дел и занесени€ в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. ѕравильно оформленна€ опись дел позвол€ет получить информацию о составе документов фонда.

”четна€ функци€ реализуетс€ при нумерации документов и указании количества документов в описи. Ёто обеспечивает сохранность документов, позвол€ет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа.

 лассификационна€ функци€ состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. ѕод классификацией в данном случае понимаетс€ группировка документов в соответствии со структурой фондообразовател€ или основными вопросами его де€тельности.

ќписи бывают трех видов: внутренн€€ опись, опись структурного подразделени€ (сдаточна€), сводна€ опись на дела фонда.

¬нутренн€€ опись предназначена дл€ учета дел посто€нного и временного (свыше 10 лет) хранени€, учет которых вызываетс€ спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также дл€ дел, состо€щих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании.

ќписи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составл€ютс€ по одной методике. ќни составл€ютс€ дл€ описани€ следующих видов дел:

Ј временного хранени€ (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);

Ј по личному составу.

–ассмотрим методику составлени€ описи дел посто€нного хранени€.

ќпись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. ќпись, как правило, составл€етс€ в организации. Ќо в случае неудовлетворительного качества описи она заново составл€етс€ в архивном учреждении, куда ее передали.

—оставление описи включает следующие виды работ:

Ј описание дел;

Ј организаци€ документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);

Ј составление собственно описи документов;

Ј составление справочного аппарата и оформлени€ описи.

Ј ќпись дел состоит из описательных данных о каждой единицы хранени€, которые представл€ют собой совокупность следующих элементов:

Ј пор€дковый номер;

Ј делопроизводственный индекс

Ј заголовок дела и в р€де случаев аннотаци€ документа;

Ј крайние даты документов в деле;

Ј количество листов в деле;

Ј примечани€.

 аждому элементу описательной статьи соответствует графа в листе описи:

√рафа 1 Ц Ђѕор€дковый номерї Ц выполн€ет учетную функцию, закрепл€ет последовательность единиц хранени€ в листе описи. Ќомер последней единицы хранени€ указывает на количество дел в описи. »зменение количества дел должно отражатьс€ в конце описи (в Ђ»тоговой записиї).

√рафа 2 Ц Ђƒелопроизводственный номерї Ц это номер документа, присвоенный ему в организации-фондообразователе, когда документ был еще действующий. ћожет использоватьс€ в качестве дополнительного поискового сведени€.

√рафа 3 Ц Ђ«аголовок делаї отражает информационную функцию описи, раскрыва€ состав и содержание документов каждого дела.

¬ данной графе не допускаетс€ использование произвольных сокращений, только прин€тые закрепленные в соответствующих документах. ѕри первом упоминании организации, предпри€ти€, учреждени€, государственного органа и так далее заголовок пишетс€ полностью, а в скобках сокращенно. ѕри дальнейшем упоминании заголовок пишетс€ сокращенно. Ќапример: ќјќ Ђ–оссийские железные дорогиї (ќјќ Ђ–∆ƒї)ї.

√рафа 4 Ц Ђ райние датыї Ц даты начала и окончание дела. ћес€ц, как правило, пишетс€ словами. ƒата обозначаетс€ в формате число, мес€ц, год.

√рафа 5 Ц Ђ оличество листовї Ц объем единицы хранени€.

 

N п/п »ндекс дела «аголовок дела (тома, части)  райние даты  оличество листов ѕримечани€
    ѕисьма јлександры ћихайловны  оллонтай ѕавлу ≈фимовичу Ѕезруких. ¬ письме от 20 марта 1930 г. Ц воспоминани€ о II съезде —оветов, Ћ. 15 4 марта Ц 7 ма€ 1930 г.    

 

¬ конце описи делаетс€ итогова€ запись, в которой указываютс€ следующие сведени€: количество единиц хранени€, номера первой и последней единицы хранени€, оговариваютс€ имеющиес€ прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранени€ и основани€ их выбыти€.

«аверительна€ надпись подшиваетс€ в конец дел. ¬ ней указываютс€ количество подшитых и пронумерованных листов в описи, литерные номера, а также информаци€ о пропущенных номерах и об особенност€х физического состо€ни€ листов описи.





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2015-05-08; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 2605 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

Ќачинать всегда стоит с того, что сеет сомнени€. © Ѕорис —тругацкий
==> читать все изречени€...

536 - | 431 -


© 2015-2023 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.011 с.