Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации
Введение
Данная исследовательская работа посвящена изучению научно-справочного аппарата в современных государственных архивах.
Актуальность данной работы заключается в значении научно-справочного аппарата для архивных учреждений и правильности его составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.
Объект исследования – архивное дело
Предмет исследования – научно-справочный аппарат
Цель данной работы: изучить систему научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Определить понятие «научно-справочный аппарат»
2. Изучить принципы построения научно-справочного аппарата
3. Изучить структуру научно-справочного аппарата
4. Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации
1. Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура
Понятие и принципы построения научно справочного аппарата
Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования
Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников – оперативный поиск необходимой документной информации.
Создание научно-справочного аппарата к архивным документам – деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации.
При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.
Первичная документная информация – архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека.
Вторичная документная информация – это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике.
Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду.
Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных.
Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.
