Технология работы

В этом подразделе рассматривается технология проведения работ на стадии планирования проекта. Подраздел включает ряд практических рекомендаций и комментариев по каждому из процессов управления проектом.

Контроль и отчетность. Результаты процесса «контроль и отчетность» используются для того, чтобы задокументировать и согласовать требования к проекту с заказчиком и исполнителем. В качестве отправной точки для планирования проекта служит оценка технико-коммерческого предложения. В какой мере ожидания, связанные с проектом, нашли свое отражение в этом предложении? Произошли ли какие-либо изменения после того, как технико-коммерческое предложение было принято? Документ «Область применения проекта, его цели и подход» охватывает все области выявленных рисков, согласованные подходы, способы взаимодействия по проекту, стратегии реализации и др. Некоторые из этих вопросов затрагивались в технико-коммерческом предложении. Однако при подготовке этого предложения мог быть сделан ряд предположений, которые затем при разработке проектной документации подверглись изменению на основе появившейся информации и новых фактов.

Отметим, что если документ «Область применения проекта, его цели и подход» проигнорирован, то существует риск лишиться базы для проведения контроля изменений. Тогда следует рассчитывать на устные договоренности, которые зачастую ведут к возникновению серьезных разногласий с заказчиком и ставят под сомнение выполнение договорных обязательств. В некоторых случаях заказчику может понадобиться разъяснение и обоснование полученных результатов. Документ «Область применения проекта, его цели и подход» может быть использован, чтобы объяснить причину использования тех или иных методов, подходов и технологий. Если документ составлен грамотно, то он может служить в качестве обоснования всевозможных вопросов, возникающих при рассмотрении результатов по проекту.

Если есть возможность, то целесообразно подготовить список контрольных вопросов для включения их в обзоры планов управления. Цель – подготовить обзор планов с точки зрения рисков и убедиться, что существует взаимопонимание с заказчиком относительно процедур контроля и завершения проекта. Отметим, что на совещании, посвященном запуску проекта, необходимо планы управления довести до сведения заинтересованных сторон. Для менеджмента заказчика и для персонала проекта желательно провести раздельные совещания. Для спонсора проекта как минимум должна быть организована презентация.

Основными методами, используемыми на стадии планирования проекта, являются оценка риска, экспертные оценки, проведение переговоров и презентаций. Эти методы позволяют выявить и нейтрализовать все факторы, которые могли бы в конечном счете поставить под сомнение успех проекта.

Управление работами. Менеджер по подготовке предложения должен предоставить предварительный рабочий план проекта (план работ по проекту). Этот план, очевидно, будет нуждаться в корректировке, потому что технико-коммерческое предложение и непосредственное выполнение проекта имеют разные цели. Основная цель планирования при подготовке технико-коммерческого предложения заключается в разработке общего графика проекта и расчете затрат на выполнение работ, а следовательно, в определении осуществимости проекта в целом. При реализации проекта цель работ по планированию заключается в эффективной организации выполнения задач проекта и осуществлении действенного контроля над проектом.

Отметим, что планирование проекта включает планирование по укрупненным позициям (на верхнем уровне), но в то же время охватывает проект в целом. Тем не менее параллельно с разработкой планов верхнего уровня должна вестись работа по детальному планированию каждого этапа. Надо отметить, что подготавливаемый рабочий план не включает конкретные персоналии, но для каждой роли должен быть предусмотрен реалистичный бюджет. Основными методами, используемыми в данном процессе на стадии планирования проекта, являются планирование и оценка работ, планирование мер по снижению риска и подготовка бюджета проекта. Эти методы предназначены для поддержки разработки предварительных вариантов рабочего и финансового планов. Для разработки бюджета по группам работ можно прибегнуть к одной или более методикам оценки (например, оценка «снизу вверх»). Чтобы проверить полученные оценки, можно использовать методику оценки «сверху вниз». Кроме того, в бюджете надо создать резерв для мероприятий по сдерживанию рисков.

Управление ресурсами. В ходе процесса управления ресурсами на стадии планирования проекта кроме планирования ресурсов производится наблюдение за тем, как используются человеческие и материальные ресурсы на начальном этапе проекта. Кроме того, как и при управлении работами, не предусматривается долгосрочное планирование (рассчитанное на всю длительность проекта), а составляется план по основным ресурсам, необходимым для реализации первого этапа проекта. Основными применяемыми здесь методами являются разработка организационной структуры проекта, подбор персонала и ведение переговоров.

Как правило, для того чтобы спланировать единую организационную структуру проекта, включающую как персонал исполнителя, так и персонал заказчика, работа должна проводиться совместно с менеджером проекта со стороны заказчика. Эта работа включает ведение переговоров как с заказчиком (для согласования того уровня, на котором должно производиться утверждение выделяемых ресурсов заказчика), так и с менеджментом исполнителя (для обсуждения обязательств персонала исполнителя по формированию команды проекта). Администратор проекта должен подготовить документ «Введение в проект» с целью облегчить новым членам команды проекта процесс «вхождения» в проект.

Отметим два основных момента, касающихся материальных ресурсов. Во-первых, используя план по материальным ресурсам, следует определить инфраструктуру проекта и ответственных за обеспечение оборудованием и предоставление услуг, таких, как резервное копирование и т.д. Во-вторых, выполнение конкретных шагов задачи проектирования и работ по созданию инфраструктуры проекта необходимо поручить конкретным лицам или команде проекта. Состояние данной работы нуждается в обязательном надзоре. Как минимум должно быть обеспечено создание рабочей среды и библиотеки проекта. Отметим, что часто создание инфраструктуры проекта является первой технической задачей проекта, и в связи с этим может возникнуть потребность в специалисте по технической архитектуре.

Персонал проекта должен иметь выделенную рабочую зону на рабочих местах фирмы-заказчика. Для каждого члена команды проекта должны быть доступны рабочие станции, телефоны, необходимое офисное оборудование. Необходимо согласовать с заказчиком, если понадобится, размещение в рабочей зоне новых членов команды проекта, чтобы приход нового члена команды не влиял на эффективность работы. Для проведения встреч и совещаний с членами команды проекта должны быть зарезервированы специальные переговорные комнаты, конференц-зал и т.п. Для средних и крупных проектов могут также понадобиться учебные аудитории, оснащенные терминалами, персональными компьютерами, принтерами.

Управление качеством. Важно с самого начала определить требования к качеству работ по проекту и учесть эти требования при планировании проекта. В основном это касается выработки стратегий, стандартов и процедур, которые будут использованы при управлении проектом. Кроме того, в планах должно быть отражено распределение ресурсов, ролей и обязанностей, имеющих отношение к задачам по управлению качеством проектных работ.

Отметим, что для небольших проектов план качества работ по проекту может использоваться для определения процедур и стандартов процесса управления качеством. Каждый член команды проекта должен нести ответственность за качество своей работы.

Для этого в плане качества работ по проекту должны быть установлены обязанности участников команды с точки зрения обеспечения качества проектных работ. Кроме того, в плане качества должны быть указаны меры по обеспечению качества продукта, выпуск которого предусматривается проектом.

Ключевыми ролями в процессе управления качеством являются менеджер по качеству, аудитор качества и рецензент. Менеджер по качеству назначается исполнителем и может привлекаться в течение всего проекта или периодически для анализа состояния качества работ по проекту. Аудитор качества привлекается периодически для проведения аудита качества проектных работ. В качестве рецензентов получаемых в ходе проекта результатов обычно выступают представители высшего управленческого персонала.

Но мнения рядовых членов команды, касающиеся качества проектных работ, также должны быть учтены.

Управление конфигурацией. Основным методом, используемым в данном процессе на стадии планирования проекта, является определение конфигурации. Используя этот метод, проводят анализ результатов и устанавливают структуру и организацию элементов конфигурации. Рабочая среда процесса управления конфигурацией должна включать по крайней мере библиотеку проекта. Библиотека проекта, в которой хранятся его материалы, облегчает взаимодействие между членами команды проекта и организацию работ по проекту. Информационные материалы библиотеки проекта должны быть доступны всем членам команды проекта.