Microsoft Access позволяет создавать таблицы одним из двух способов: самостоятельно или при помощи мастера по разработке таблиц. В случае первого варианта создание новой таблицы происходит в режиме конструктора таблиц (в этом же режиме производится модернизация уже существующих таблиц).
Режим конструктора позволяет задать свойства строк таблицы (записей). Для каждого из полей записи можно ввести имя, тип данных и краткое описание. После того, как выбран тип поля можно задать свойства поля в соответствии с выбранным типом. Этими свойствами могут быть - размер поля, подпись поля, условие на значение, маска ввода и т.д.
Условие на значение. Microsoft Access не позволяет вводить данные, не удовлетворяющие этому условию. Условие на значение задается выражением, которое в общем случае состоит из операторов сравнения. Если выражение не содержит оператора, то Access будет использовать оператор “равно” (=). Также можно использовать несколько сравнений, разделенных логическими операторами OR (ИЛИ) и AND (И). Если значение, используемое в выражении, является строкой символов и содержит пробелы или специальные символы, то вся строка должна быть заключена в кавычки. Если в качестве операнда используется дата, то она заключается в символы “#”.
В следующей таблице приведены операторы сравнения, которые могут быть использованы при задании условия на значение:
| Оператор | Назначение |
| < | Меньше, чем |
| <= | Меньше или равно |
| > | Больше, чем |
| >= | Больше или равно |
| = | Равно |
| <> | Не равно |
| IN | Проверяет на равенство любому значению из списка; операндом является список, заключенный в круглые кавычки. |
| BETWEEN | Проверяет, что значение поля находится внутри заданного диапазона; верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND |
| LIKE | Проверяет соответствие текстового или Memo поля заданному шаблону символов |
При использовании оператора LIKE в качестве операнда можно использовать следующие символы шаблона:
| Символ шаблона | Назначение |
| ? | Заменяет один произвольный символ |
| * | Заменяет любое число произвольных символов (включая нулевое количество символов) |
| # | Заменяет одну любую цифру |
Также можно задать, чтобы определенная позиция текстового или Memo поля содержала символы, указанные в списке допустимых символов, заключенном в квадратные скобки ([ ]). Если необходимо указать, что определенная позиция может содержать любой не входящий в список символ, то надо начать список с восклицательного знака (!).
Маска ввода используется, чтобы облегчить ввод форматированных данных. Microsoft Access позволяет задать маску ввода для поля с любым типом данных, кроме счетчика, поля Memo и объекта OLE. Маску ввода можно использовать для таких действий, как преобразование всех вводимых символов к верхнему регистру, добавления скобок и символов дефиса к телефонному номеру и т.д. Можно включать в маску ввода строки символов, которые будут сохраняться в этом поле.
Маска ввода состоит из трех частей, разделенных точкой с запятой. Первая часть представляет собственно маску ввода, состоящую из символов маски ввода и постоянных символов. Необязательная вторая часть указывает, требуется ли сохранить постоянные символы маски в этом поле (0 - подтверждение, 1- отказ). Необязательным третьим компонентом является символ - указатель заполняемых при вводе позиций. По умолчанию для этой цели используется символ подчеркивания (_).
Microsoft Access использует достаточно большой набор символов для задания маски ввода. Ознакомиться с ним можно при помощи справочной системы Microsoft Access. Необходимо обратить внимание, что некоторые из них зависят от установок, заданных в разделе Установка стандарта страны Windows.
После того как все поля таблицы созданы необходимо создать первичный ключ таблицы. Для того чтобы это сделать необходимо пометить поле, которое будет являться первичным ключом, (или несколько полей) и нажать на кнопку панели инструментов Определить ключ. В подтверждение того, что ключ задан, Microsoft Access выведет в области маркировки, слева от указанного поля, символ ключа.
