Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів організується аналогічно обліку інших видів запасів, але у наказі про облікову політику необхідно висвітлити специфічні питання організації обліку МШП, зокрема:
1) перелік облікових груп та підгруп малоцінних та швидкозношуваних предметів;
2) робочий план рахунків з обліку МШП;
3) порядок включення вартості МШП до витрат діяльності;
4) порядок позабалансового обліку МШП, вартість яких не перевищує межу суттєвості для оприбуткування цінностей на баланс;
5) порядок оперативного кількісного обліку МШП за місцями експлуатації і відповідними особами протягом строку їх фактичного використання;
6) порядок обліку обміну інструментів, що стали непридатними для використання і не відповідають критеріям визнання активом, на нові, обліку поточного ремонту та відновлених МШП;
7) порядок обліку інструментів та пристосувань у цехових видаткових коморах та обліку спецвзуття та спецодягу в експлуатації;
8) порядок обліку інвентарної тари;
9) порядок обліку списання МШП з експлуатації по закінченні її терміну або внаслідок непридатності предметів до подальшого використання.
Для розробки робочого плану рахунків МШП, які використовує підприємство, необхідно поділити на відповідні класифікаційні групи і для кожної групи виділити субрахунок обліку. Наприклад, на субрахунку 221 вести облік інструментів (пристосувань), 222 «Спецодяг», 223 «Спецвзуття», 224 «Засоби захисту», 225 «Господарський інвентар», тощо. Після цього кожну групу об'єктів поділити на підгрупи, типи та види МШП і присвоїти їм номер (див. табл. 8.3).
Оприбуткування МШП на склад здійснюється аналогічно операціям з іншими запасами за методом, обраним підприємством. Для обліку руху МШП застосовують як первинні документи з обліку матеріалів (форми № М-4, М-8, М-9, М-1 1), так і інші, визначені нормативними документами, що зумовлюється специфікою МШП. Вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу). З метою забезпечення збереження МШП в експлуатації необхідно організувати оперативний кількісний облік таких предметів у натуральних показниках за місцями експлуатації та відповідними особами протягом строку їх фактичного використання.
Для обліку зміни запасу інструментів у роздавальних коморах на підприємствах, де облік ведеться за принципом встановлення постійного оборотного фонду, використовують «Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)» (ф. № (МШ-1). Для обліку МШП, виданих під розписку робітнику чи бригадиру з роздавальної комори цеху для тривалого користування, у місцях використання використовують «Картку обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів» (ф. № МШ-2).
Для забезпечення збереження МШП в експлуатації для їх обліку доцільно виділити субрахунок 073 «МШП передані в експлуатацію» і обліковувати у розрізі матеріально-відповідальних осіб протягом усього терміну експлуатації.
Для обліку інструментів, переданих на заточування або ремонт, що проводиться у централізованому порядку, застосовують «Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв)» (ф. № МШ-3).
Для оформлення псування та витрат інструментів (пристроїв) та інших МШП застосовується «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів» (ф. №МШ~4). На підприємствах, де облік ведеться за методом обмінного фонду для списання інструментів, що стали непридатними, та обміну їх на придатні застосовують «Акт на списання інструментів (пристроїв) та їх обмін на придатні» (ф. №МШ-5).
Для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються робітникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами застосовують «Особову картку обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» (ф. № МШ-6). Картка ведеться в одному примірнику і зберігається у цеху в особи, відповідальної за видачу МШП (майстер, бригадир). Для обліку видачі спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів робітникам підприємств в індивідуальне користування за встановленими нормами застосовують «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» (ф. № МШ-7).
По закінченні терміну використання МШП списують на підставі актів про його непридатність, складених спеціальними комісіями. Для списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів, спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів після закінчення строку використання, інших МШП і здавання їх до комори для утилю застосовують «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів» (ф. №МШ-8).
Для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів на складі на кожний вид МШП відкривається картка складського обліку (ф. №М-12).
Показники первинних документів з обліку руху МШП узагальнюються в оборотних відомостях аналітичного та синтетичного обліку для отримання зведених показників. Аналітичний облік МШП ведеться за видами предметів та однорідними групами, встановленими виходячи з потреб підприємства, місцями зберігання, матеріально відповідальними особами. Синтетичний облік МШП, витрачених на потреби діяльності, ведуть у Журналі 5 (5А).
